Forretningsorden for Ærø Kommunalbestyrelse

Kommunalbestyrelsens møder

§ 1. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette er nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 10, stk. 1. Dog skal sager om hjælp til enkeltpersoner behandles for lukkede døre, jævnfør § 17 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Stk. 2. Borgmesteren angiver i dagsordenen, jævnfør § 3, stk. 2, hvis en sag efter borgmesterens opfattelse skal behandles for lukkede døre. Dette er ud over de i stk. 1, sidste pkt., nævnte sager, kun sager, under hvis behandling der vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger, jf. § 27 i forvaltningsloven.

Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller borgmesteren, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 10, stk. 1.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, foretages så vidt muligt sidst.

Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære kommunalbestyrelsens offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Forstyrrer en tilhører forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller om nødvendigt samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde, meddeler medlemmet borgmesteren dette, herunder fraværsårsagen, inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Stk. 2. Jævnfør kommunens styrelsesvedtægt indkalder borgmesteren stedfortræderen for et medlem, når borgmesteren får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til et medlems forfald. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke stedfortrædere, der har været indkaldt.

Udsendelse af dagsorden og sagsmateriale

§ 3. Har et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagordenen for førstkommende møde, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 1.

Stk. 2. Borgmesteren sørger for, at en dagsorden og det fornødne materiale, herunder eventuelle udvalgserklæringer, til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, udsendes til medlemmerne senest 6 hverdage (inkl. lørdag) inden kommunalbestyrelsens møder, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 8, stk. 4, og beslutning i Ærø Kommunalbestyrelse den 2. april 2022.

Stk. 3. Kan en sag ikke udsættes, kan kommunalbestyrelsen træffe beslutning i sagen, selv om dagsordenen og det fornødne materiale ikke er udsendt senest 6 hverdage inden mødet. Borgmesteren skal sørge for, at det fremgår af dagsordenen, hvis dagsordenen eller det fornødne materiale ikke udsendes inden for fristen. Begrundelsen for, at sagen ikke kan udsættes, skal ligeledes fremgå af dagsordenen, jævnfør i det hele lov om kommunernes styrelse § 8, stk. 5.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 4. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 2.

Stk. 2. Borgmesteren leder kommunalbestyrelsens møder, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 30, 2. pkt. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Borgmesteren formulerer de punkter, der skal stemmes om.

Stk. 3. Et medlem, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Begærer flere ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelse af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde.

Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under borgmesterens afgørelse, afgøre af kommunalbestyrelsen.

Stk. 7. Ved borgmesterens forfald leder første (anden) næstformand kommunalbestyrelsens møder, jf. lov om kommunernes styrelse § 6, stk. 4, 1. pkt., og stk. 5, 1. pkt.

§ 5. Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer. Borgmesteren kan fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Kommunalbestyrelsen afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer kræver afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder om spørgsmål om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 6. En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller kommunalbestyrelsen vedtager at undergive den to behandlinger, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 12. Forslag til kommunens årsbudget og flerårige budgetoverslag skal undergives 2 behandlinger, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 38, stk. 1.

Stk. 2. Når en sag undergives 2 behandlinger, stemmes ved 1. behandlingen ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at udtale sig om den foreliggende sag, inden kommunalbestyrelsen træffer beslutning om sagens overgang til 2. behandling

Særlige udvalg

§ 7. Kommunalbestyrelsen nedsætter særlige udvalg efter § 17, stk. 4, i lov om kommunernes styrelse med det antal medlemmer, som kommunalbestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde.

Stk. 2. Resultatet af udvalgets overvejelser, der gennem vedkommende stående udvalg/økonomi- og erhvervsudvalget afgives til borgmesteren, indgår i det fornødne materiale, der udsendes med henblik på kommunalbestyrelsens bedømmelse af sagen, jævnfør § 3.

Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning

§ 8. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 14, stk. 1. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod medlemmet ikke er afskåret fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 14, stk. 2.

§ 9. Medlemmerne kan kun deltage i kommunalbestyrelsens afstemninger, når de er til stede under disse.

Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag

§ 10. Afstemning sker ved håndsoprækning eller ved elektronisk afstemning og kontraprøve foretages.

Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er særligt bestemt i lovgivningen, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 3.

Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler borgmesteren dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Forlanger intet medlem herefter afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af borgmesteren angivne opfattelse.

Stk. 4. Valg foregår ved skriftlig afstemning, der ikke må være hemmelig. Stemmesedler tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at kommunalbestyrelsen vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan borgmesteren stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Forlanger intet medlem herefter sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.

§ 11. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, fastsætte en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også underændringsforslag. I så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre kommunalbestyrelsen med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Er ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kundskab før 2. behandlingen af en sag, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes om ændringsforslagene, men afstemningen om disse skal altid ske før afstemningen om hovedforslaget, og afstemningen om underændringsforslag skal altid ske før afstemning om ændringsforslag.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg og andre procedureforslag kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes, efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter kommunalbestyrelsen træffer beslutning om procedureforslaget.

Flertalsvalg

§ 12. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren, jf. i det hele lov om kommunernes styrelse § 24, stk. 1.

Stk. 2. Ved ansættelse i kommunens tjeneste foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 angivne måde, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 24, stk. 2.

Forholdstalsvalg

§ 13. Kommunalbestyrelsens valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 25, stk. 1.

Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Kommunalbestyrelsens medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Ved valg til økonomi- og erhvervsudvalg og stående udvalg skal dog foretages samme gruppeanmeldelse. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 og så videre. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde, jævnfør i det hele lov om kommunernes styrelse § 24, stk. 3.

Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissorier, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, foretages valget af samtlige medlemmer, kommunalbestyrelsen skal vælge, ved et forholdstal for hvert udvalg m.v. for sig. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat, jævnfør i det hele lov om kommunernes styrelse § 26.

Stk. 4. Ved kommunalbestyrelsen valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren eller en udvalgsformand skal have sæde, regnes den pågældendes plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for kommunalbestyrelsen, som vedkommende ved det pågældende valg har anmeldt at tilhøre, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 25, stk. 2.

Stk. 5. Udpeges et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende af kommunalbestyrelsen i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jævnfør stk. 6.

Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori medlemmet er indvalgt af en bestemt gruppe inden for kommunalbestyrelsen, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 28, stk. 1.

Beslutningsprotokol med videre

§ 14. Kommunalbestyrelsens beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af kommunalbestyrelsens sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 30, 2. pkt.

Stk. 2. Ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 2, 1. pkt. Ønsker medlemmet ved sagens fremsendelse at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 2, 2. pkt , skal vedkommende meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 1. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 15. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for kommunalbestyrelsen i dennes næste møde.

Ikrafttrædelse, ændring og offentliggørelse af forretningsordenen

§ 16. Denne forretningsorden træder i kraft den 11. oktober 2023.

Stk. 2. Ændringer i forretningsordenen skal behandles i to ordinære kommunalbestyrelsesmøder.

Stk. 3. Forretningsordenen skal være offentligt tilgængelig.

Således vedtaget af Ærø Kommunalbestyrelse i møder den 16. august og 11. oktober 2023.

Peter Hansted, Borgmester          /            Allan Krogh Filtenborg, Kommunaldirektør