Whistleblower

1. Formål med whistleblowerordningen

Ærø Kommune ønsker en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og indberette mistanke om alvorlige uregelmæssigheder eller ulovligheder vedrørende Ærø Kommunes medarbejdere, ledelse og varetagelse af kommunale opgaver.

Ærø Kommunes ansatte vil ofte være de første til at opdage alvorlige uregelmæssigheder eller svigagtig adfærd.

Det er dog sandsynligt, at de fleste vil være tilbageholdende med at gå videre med deres begrundede mistanke.

I erkendelse heraf, har Ærø Kommune valgt at oprette en whistleblowerordning, hvor alle medarbejdere kan indberette overtrædelser eller undladelser i forhold til lovgivning samt andre alvorlige og følsomme forhold.

Alle indberetninger behandles som fortrolig information, og indberetter er garanteret anonymitet.
Whistleblowerordningen har til formål at øge Ærø Kommunes ansattes mulighed for at:

• Ytre sig om ulovlige eller kritisable forhold
• Beskytte de personer, der indberetter oplysninger til whistleblowerordningen
• Opdage alvorlige fejl og forsømmelse

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation hos Ærø Kommune om eventuelle fejl og utilfredsstillende forhold med videre.

Problemer bør således i første omgang søges løst ved henvendelse til for eksempel den ansattes nærmeste leder, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant, MED - organisationen eller direkte til ledelsen.

2. Hvem kan bruge whistleblowerordningen

Ærø Kommunes whistleblowerordning giver medarbejdere mulighed for at foretage en indberetning, hvis der er en begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder, som kan påføre straf, økonomisk tab eller alvorlig skade på Ærø Kommunes omdømme.

Whistleblowerordningen kan anvendes af:

• Ansatte i Ærø Kommune
• Tidligere ansatte i Ærø Kommune (om forhold under deres ansættelse)
• Ansatte hos samarbejdspartnere, leverandører og underleverandører
• Frivillige og ulønnede praktikanter der arbejder for Ærø Kommune

Whistleblowerordningen er ikke tiltænkt:

• Selvstændig erhvervsdrivende
• Kommunalbestyrelses - og direktionsmedlemmer
• Borgere

Sidstnævnte personer kan anvende følgende kommunikationskanaler til Ærø Kommune, herunder mail:

Sikker e - post til Ærø Kommune: sikkerpost@aeroekommune.dk

Andre meddelelser, som ikke indeholder personfølsomme data, kan skrives på normal vis til: post@aeroekommune.dk

3. Indhold i indberetningen

Der må alene ske indberetning om personer med tilknytning til Ærø Kommune.

Indberetningen kan vedrøre følgende kategorier:

• Medarbejdere i Ærø Kommune, det vil sige hvor der er etableret et ansættelsesforhold mellem Ærø Kommune som arbejdsgiver og medarbejderen som lønmodtager. Ansættelsesformen er ikke relevant (fastansat, deltidsansat, timelønnet, midlertidigt ansat, vikar)
• Kommunalbestyrelsesmedlemmer
• Samarbejdspartnere og leverandører
• Grundlæggende systemfejl, som ikke kan henføres til en bestemt eller bestemte personer

4. Forhold der kan indberettes om via whistleblowerordningen

Indberetningen skal vedrøre alvorlige lovovertrædelser, forseelser eller andre alvorlige forhold eller mistanke herom. Der kan alene ske indberetning om:

• Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold
• Overtrædelser af EU - retten
• Forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse – en reel samfundsinteresse
• Strafbare forhold – for eksempel brud på tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse med videre.
• Grove eller gentagne overtrædelser af anden lovgivning – for eksempel lovgivning om magtanvendelse, forvaltningslov, offentlighedslov, sektorlovgivning
• Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper – for eksempel undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet.
• Seksuel chikane eller andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, for eksempel grov chikane.

Der forudsættes viden om eller en begrundet mistanke om, at der er begået sådanne forhold.

I det omfang det er muligt, skal indberetningen dokumenteres gennem vedhæftning af relevante dokumenter i digital form.

Hvad kan ikke indberettes i ordningen:

Whistleblowerens eget ansættelsesforhold – medmindre alvorlig lovovertrædelse eller i øvrigt alvorligt forhold, for eksempel seksuel chikane, grov chikane

Øvrige forhold – for eksempel overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter – sygefravær, alkohol, løn, arbejdsopgaver, privat brug af kontorartikler med videre.

Mindre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen – for eksempel mellem to kolleger

Tvister om ansættelsesretlige forhold, der henhører i det fagretlige system, dog undtaget mindre samarbejdsvanskeligheder i kritiske funktioner, hvor det kan udgøre en reel risiko for alvorlig skade mv. (for eksempel sundheds- eller transportsektoren)

Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet – ej heller overtrædelser af dokumentationspligter eller underretningspligter.

Ved sidstnævnte forhold bedes anvendt de veletablerede kanaler i Ærø Kommune f.eks. nærmeste leder, personaleafdeling, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentanter eller MED - organisationen med videre.

5. Indberetning

Indberetning kan foretages via sikker post til whistleblowerenden i Ærø Kommune eller til Datatilsynet.

Whistleblowerenheden som modtager og håndterer indberetningen garanterer whistlebloweren fuld anonymitet. Dette betyder, at det alene er whistleblowerenheden, som kender indberetterens identitet.

SÅDAN SENDES ET WHISTLEBLOW TIL ÆRØ KOMMUNE

1. Log ind på www.borger.dk og vælg ”Digital Post”

2. Vælg ”Skriv ny besked” (ikonet er placeret øverst i venstre menu bar)

3. Som modtager vælges eller skrives Ærø Kommune

4. Som kategori vælges eller skrives Ærø Kommune - Whistleblower

5. Skriv din besked i tekstfeltet. Skriv gerne hvad din indretning går ud på. Hvilken afdeling den omhandler og hvilken person der er involveret.

6. Tryk send

Indberetninger kan også foretages mundtligt til whistleblowerenheden. Ved mundtlig indberetning vil whistleblowerenheden udarbejde et notat, som vil være udgangspunktet for en nærmere undersøgelse af forholdene i indberetningen.

Whistleblowerenheden vil kvittere for modtagelse af indberetningen og orientere whistlebloweren om udfald af enhedens undersøgelse. Der kan kun indberettes på dansk og efterfølgende kommunikation foregår også på dansk.

Hvis en whistleblower ønsker at indberette til en anden myndighed end Ærø Kommune, så identiteten ikke er er kendt, så kan det ske til Datatilsynet, som varetager den nationale whistleblowerordning på whistleblower.dk.

SÅDAN SENDES ET WHISTLEBLOW TIL DATATILSYNET

1. Åben din internetbrowser

2. Indtast https://whistleblower.dk

3. Vælg ”Gå til indberetning”

4. Vælg herefter indberetningsform og følg instrukserne

5. Skriv din besked. Skriv gerne hvad din indretning går ud på. Hvilken afdeling den omhandler og hvilken person der er involveret.

6. Tryk send

6. Fortrolighed og anonymitet

Alle oplysninger behandles fortroligt og med diskretion.

Hvis en indberetning ønskes indgivet anonymt, så vil whistleblowerenheden ikke videregive kontaktinformationer (navn, e - mailadresse, telefonnummer med videre). Whistleblowerenheden vil heller ikke videregive andre oplysninger, som kan kompromittere whistleblowerens anonymitet.

Skulle en undersøgelse blive underlagt en ekstern instans, for eksempel politiet, kan Ærø Kommune og Whistleblowerenheden dog blive tvunget til at oplyse whistleblowerens identitet.

7. Behandling af indberetninger

Indberetninger behandles af betroede medarbejdere i Ærø Kommunes whistleblowerenheden. I særlige tilfælde kan whistleblowerenheden trække på råd fra samarbejdspartnere indenfor området. Ærø Kommune får juridisk rådgivning fra henholdsvis KL (Kommunernes Landsforening) og BDO (Kommunens revisor).

Der foretages en indledende gennemgang af indberetningen for at vurdere, om denne falder inden for whistleblowerordningens rammer, om der er behov for en egentlig sagsbehandling af forholdet, eller om indberetningen kan henlægges som åbenbar grundløs. F.eks., hvis indberetningen omhandler forhold eller er indberettet af en person, der ikke er omfattet af whistleblowerordningen.

Hvis der er grundlag for en realitetsbehandling af indberetningen, igangsættes en nærmere undersøgelse af forholdet. Efter behov indhentes bistand til behandlingen fra juridiske rådgivere.

8. Tidsfrister i sagsbehandlingen

Whistleblower enheden arbejder med følgende tidsfrister:

• Senest syv dage efter kvitteres der for modtagelsen af indberetningen.
• Sagsbehandlingen sker hurtigst muligt, og det tilstræbes, at sagsbehandlingen ikke overstiger tre måneder.
• En konklusion på sagen kommunikeres til whistlebloweren.
• Som udgangspunkt slettes alle sager inden for 90 dage efter indberetningstidspunktet, medmindre fristen forlænges af whistleblowerenheden.

9. Behandling af personoplysninger

Behandling af personoplysninger, der er afgivet, herunder indsamling, opbevaring og eventuelt videregivelse, er underlagt gældende databeskyttelsesretlige regler.

Behandlingen af oplysningerne er omfattet af Ærø Kommunes legitime og saglige interesse i at behandle personoplysninger, der er indgivet i indberetningen – og behandlingen anses for at overstige den registreredes interesse. Behandlingen foretages således på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stykke 1, litra f.

10. Den person de indberettede oplysninger omhandler

Medmindre særlige væsentlige og berettigede efterforskningsmæssige hensyn gør sig gældende, får den person de indberettede oplysninger omhandler, besked om sagens behandling, når indberetningen er modtaget og en undersøgelse er iværksat.

Den person som har foretaget indberetningen, vil fortsat bevare sin anonymitet også i forhold til den eller de personer, som indberetningen omhandler.

11. Rettigheder og ansvar

Indberetninger, der er indgivet i god tro, får ikke ugunstige konsekvenser for whistlebloweren. Indberetninger, der er indgivet i ond tro eller indgivet for at chikanere eller skade den person de indberettede oplysninger omhandler, kan få konsekvenser for whistlebloweren (f.eks. føre til politianmeldelse eller få ansættelsesretlige konsekvenser).

12. Sletning af data

Falder indberetningen ikke inden for whistleblowerordningens rammer, eller er indberetningen grundløs, slettes personoplysningerne straks. Personoplysninger slettes desuden, når de ikke længere er nødvendige at opbevare, herunder når undersøgelserne er afsluttet.

De almindelige sletteregler gælder i øvrigt. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for en ansat, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt forsat at opbevare oplysninger om en ansat, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes elektroniske personalemappe.