Kommunalbestyrelsens møder

§ 1. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 10.

Stk. 2. Følgende sager skal, medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre:

1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
2. Sager om køb og salg af faste ejendomme.
3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.
    

Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller borgmesteren, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 10.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, foretages så vidt muligt sidst.

Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære kommunalbestyrelsens offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde, meddeler han borgmesteren dette inden mødets afholdelse.

Stk. 2. jævnfør kommunens styrelsesvedtægt indkalder borgmesteren stedfortræderen for et medlem, når borgmesteren får meddelelse om eller på anden måde får kendskab til et medlems forfald.

Stk. 3. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende, og hvilke stedfortrædere, der har været indkaldt.
 

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

§ 3. Dersom et medlem senest 8 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagordenen for førstkommende møde.

Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at der senest 4 hverdage, inkl. lørdag inden et ordinært mødes afholdelse udsendes en dagsorden og det fornødne materiale til hvert af kommunalbestyrelsens medlemmer.

Stk. 3. Dagsordenen for et ordinært møde og det dertil hørende materiale, skal tillige være tilgængeligt på rådhuset i mindst 4 hverdage inden mødet.

Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.
 

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 4. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Borgmesteren og i hans forfald første eller anden viceborgmesteren leder kommunalbestyrelsens møder. Han træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer han de punkter, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på en gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelse af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag nægte ham ordet i dette møde.

Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af kommunalbestyrelsen.

§ 5. Sagerne foretages i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og han kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Kommunalbestyrelsen afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer fordrer afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 6. En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller kommunalbestyrelsen vedtager at undergive den to behandlinger. Årsbudgettet skal undergives 2 behandlinger, jævnfør lov om kommunernes styrelse § 38.

Stk. 2. Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af kommunalbestyrelsen træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der hengå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet skal dog hengå mindst 2 uger, jf. lov om kommunernes styrelse § 38.

Stk. 3. Når en sag undergives 2 behandlinger, skal dens dokumenter efter 1. behandling så vidt muligt fremlægges til eftersyn for medlemmerne eller cirkulere blandt disse.

§ 7. Dersom kommunalbestyrelsen finder, at en sag bør overvejes i et særligt udvalg, forinden sagen afgøres af kommunalbestyrelsen, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som kommunalbestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde.

Stk. 2. Udvalget, der selv vælger sin formand, skal afgive skriftlig betænkning, der tilstilles borgmesteren, som bringer den til medlemmernes kundskab i overensstemmelse med bestemmelserne i § 3.

Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning

§ 8. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at han er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod han ikke er afskåret fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om, hvorvidt han skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om hans habilitet.

§ 9. Medlemmerne kan kun deltage i kommunalbestyrelsens afstemninger, når de personlig er til stede under disse.
 

Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag

§ 10. Afstemning sker ved håndsoprækning og kontraprøve foretages.

Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.

Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler han dette med angivelse af den opfattelse, han har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af ham afgivne opfattelse.

Stk. 4. Valg foregår ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at kommunalbestyrelsen vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan han stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Dersom intet medlem herefter forlanger sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.

§ 11. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, vedtage at foreskrive en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også underændringsforslag, og i så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre kommunalbestyrelsen med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kundskab førend 2. behandling, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes over ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes efter, at forhandlingerne om sagen er påbegyndt, standses disse, hvorefter kommunalbestyrelsen afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.

Flertalsvalg

§ 12. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der opnår absolut flertal af de afgivne stemmer. Opnås sådant flertal ikke ved første afstemning, foretages ny afstemning. Opnår en kandidat ej heller ved denne afstemning absolut flertal af de afgivne stemmer, foretages bundet valg mellem de to, der ved anden afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg, tredje afstemning skal stemmes. Står stemmerne lige ved tredje afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren.

Stk. 2. Ved ansættelse i kommunens tjeneste foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1. angivne måde.

§ 13. Kommunalbestyrelsens valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.

Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Kommunalbestyrelsens medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 og så videre. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran givne måde.

Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissorier, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, foretages valget af samtlige medlemmer, kommunalbestyrelsen skal vælge, under ét. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat.

Stk. 4. Ved kommunalbestyrelsen valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren skal have sæde, regnes borgmesterens plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for kommunalbestyrelsen, til hvilken borgmesteren hører.

Stk. 5. Dersom et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende udpeges af kommunalbestyrelsen i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelser om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jævnfør stk. 6.

Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori han er indvalgt af en bestemt gruppe inden for kommunalbestyrelsen, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe.

§ 14. Kommunalbestyrelsen beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af kommunalbestyrelsens sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal han meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

§ 15. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for kommunalbestyrelsen i dennes næste møde.
 

Ændringer i forretningsordenen

§ 16. Denne forretningsorden træder i kraft den 17. august 2017.

Stk. 2. Samtidig ophæves Forretningsorden for Ærø Kommune af 1. januar 2006.

Stk. 3. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære kommunalbestyrelsesmøder.

Således vedtaget af Ærø Kommunalbestyrelse i møder den 21. juni 2017 og 16. august 2017.

Jørgen Otto Jørgensen                        /                     Allan Krogh Filtenborg

Borgmester                                                                   Kommunaldirektør

Indledning

Bevillingsnævnet træffer afgørelser:

• i sager, der efter lov om restaurationsvirksomhed og alkoholbevilling med videre (Restaurationsloven) er henlagt til Kommunalbestyrelsen.
• ud fra gældende ret, herunder Restaurationsloven, og den til enhver tid gældende Restaurationsplan for Ærø Kommune.
• om alkoholbevilling skal gives eller fornyes efter forhandling med Fyns Politi.

Bevillingsnævnet kan af egen drift, eller efter anmodning, afgive vejledende udtalelser om forhold i kommunen, der vedrører Bevillingsnævnets område.

Bevillingsnævnet har fastsat følgende forretningsorden.

Konstituering m.v.

§ 1 Bevillingsnævnet nedsættes af Kommunalbestyrelsen.

Bevillingsnævnet består af en repræsentant for politiet valgt af politidirektøren, samt 4 andre medlemmer. Personer, der ikke er medlemmer af Kommunalbestyrelsen, kan være medlem af Bevillingsnævnet.

Bevillingsnævnet består af:

• 1 repræsentant for politiet valgt af politidirektøren
• 2 medlemmer udpeget af Kommunalbestyrelsen
• 1 repræsentant for Ærø Restauratørforening
• 1 sagkynding med kendskab til virksomhedsøkonomi udpeget af Kommunaldirektøren

Bevillingsnævnets funktionsperiode følger Kommunalbestyrelsens valgperiode.

§ 2 Kommunalbestyrelsen udpeger en personlig stedfortræder for de 2 medlemmer af Bevillingsnævnet, der er udpeget af Kommunalbestyrelsen.

Når et medlem af Bevillingsnævnet har forfald til et møde, deltager pågældendes stedfortræder. Medlemmet indkalder selv sin stedfortræder.

Når et medlem af Bevillingsnævnet varigt udtræder af Bevillingsnævnet, indtræder den pågældendes stedfortræder i Bevillingsnævnet.

§ 3 På det konstituerende møde vælger Bevillingsnævnet sin formand. Endvidere vælger Bevillingsnævnet en næstformand.

§ 4 Bevillingsnævnet kan til enhver tid omkonstituere sig ved valg af ny formand og næstformand.

Mødevirksomhed

§ 5 Indkaldelse til møder foretages af Sekretariatet.

Bevillingsnævnets møder er ikke offentlige.

Ordinære møder afholdes efter behov, men som udgangspunkt én gang om måned, dog ikke i juli måned.

Ekstraordinært møde kan afholdes, når formanden finder det nødvendigt, eller når det forlanges af 3 medlemmer ved skriftlig anmodning til formanden og med kopi til Sekretariatet.

§ 6 Er et medlem forhindret i at deltage i et Bevillingsnævnsmøde, meddeles dette Sekretariatet inden mødets afholdelse.

§ 7 Bevillingsnævnets møder ledes af formanden og i dennes fravær; næstformanden. Er formanden og næstformanden fraværende ved et møde, ledes dette af det medlem, der har højest anciennitet i Bevillingsnævnet. Ved lige anciennitet, ledes mødet af det ældste medlem. Dog kan repræsentanten for Politiet ikke lede mødet.

§ 8 Ved Bevillingsnævnets møder deltager Sekretariatslederen, som sekretær for Bevillingsnævnet. I pågældendes fravær deltager en medarbejder fra Sekretariatet.

Bevillingsnævnet kan tillade personer, der er ansat i kommunens eller politiets tjeneste, at overvære møderne med henblik på en sags oplysning.

Indkaldelse

§ 9 Indkaldelse til ordinære møder sker ved udsendelse af dagsorden senest 4 hverdage forud for mødet.

Indkaldelse sker elektronisk.

Såfremt der ikke er punkter til behandling, kun simple sager som kan behandles elektronisk, eller sager som kan udskydes, kan mødet aflyses.

§ 10 Ethvert af Bevillingsnævnets medlemmer kan forlange en sag behandlet på et møde.

Såfremt der senest 8 dage forud for et ordinært Bevillingsnævnsmøde er indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, er formanden forpligtet til, at optage sagen på dagsordenen for førstkommende møde.

Punkter som fremkommer efter udsendelse af dagsorden, kan efter Bevillingsnævnets godkendelse ekstraordinært sættes på dagsorden inden mødet.

§ 11 Formanden kan på Bevillingsnævnets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl.

Det er normalt en forudsætning for, at en sag ikke giver anledning til tvivl, at der er enighed mellem formanden og politiet.

Bevillingsnævnet orienteres på det førstkommende møde om afgørelser truffet af formanden efter denne bestemmelse.

Beslutningsdygtighed m.v.

§ 12 Bevillingsnævnet er beslutningsdygtigt, når mindst 4 af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal. Ved stemmelighed skal der meddeles afslag.

Bevillingsnævnet træffer afgørelser i møder, og Bevillingsnævnet skal vedtage begrundelse, såfremt dette kræves i medfør af forvaltningsloven eller anden lovgivning.

Beslutningsprotokol

§ 13 Der føres protokol over Bevillingsnævnets møder, hvori referatet fra møderne indføres.

I beslutningsprotokollen anføres fraværende medlemmer.

Ethvert medlem kan forlange sin afvigende opfattelse tilført beslutningsprotokollen.

Formandens, Politiets og Sekretariatets kompetence

§ 14 Formanden, og i dennes fravær næstformanden, samt Politiet og Sekretariatet kan give offentlig meddelelse om de endelige beslutninger, der er truffet af Bevillingsnævnet.

Undtaget er sager omfattet af tavshedspligt. Endvidere kan offentlig meddelelse ikke gives, inden underretning til den berørte part/parterne i en sag har fundet sted.

Habilitet, tavshedspligt

§ 15 Et Bevillingsnævnsmedlem, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, eller være til stede i mødelokalet under sagens forhandling og afstemning, jf. i øvrigt forvaltningslovens og særlovgivningens bestemmelser herom.

Den, der er bekendt med, at der for den pågældendes vedkommende foreligger forhold, som begrunder inhabilitet i forhold til en bestemt sag, skal snarest og inden sagens behandling meddele formanden dette.

§ 16 Ethvert medlem af Bevillingsnævnet har tavshedspligt, jf. straffelovens §152 og §152c – §152f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Ethvert medlem har tavshedspligt med hensyn til andre medlemmers udtalelser under forhandlinger i Bevillingsnævnet.

Forståelse, ikrafttræden m.v. af forretningsordenen

§ 17 Ethvert medlem er forpligtet til foreløbigt at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for Bevillingsnævnet i dettes næste møde.

§ 18 Ændringer i eller tillæg til forretningsordenen kræves vedtaget på ordinært møde i Bevillingsnævnet.

Godkendt den 13. maj 2019

Sekretærfunktion

Teknisk Afdeling fungerer som sekretær for udvalget.

Sekretæren udarbejder dagsorden for alle møder og skriver referat af møderne. Dagsordenen, med alt relevant materiale for sagens oplysning, skal være udsendt til udvalgets medlemmer senest 4 dage før mødets afholdelse.

Ansøgninger bilagt relevant materiale skal være modtaget senest 18 dage før mødets afholdelse.

Vedtagelsespåtegning

Således godkendt af kommunalbestyrelsen den 28. februar 2018.

7.3 Det anføres for hvert møde, hvilke personer, der har været tilstede jf. §8 stk. 8.

7.4 Beslutningsprotokollen underskrives af samtlige medlemmer jf. §8 stk. 8.

7.5 Som repræsentant for den kommunale forvaltning og som sekretær deltager en medarbejder fra Kultur- og socialforvaltningen jf. §3 stk. 1. Denne sender referatet ud på Pol-Web.

§ 8 Udførelse af udvalgets beslutninger

8.1 Formanden drager omsorg for udførelsen af udvalgets beslutninger jf. §8 stk. 10.

§ 9 Underudvalg

9.1 Folkeoplysningsudvalget kan stille forslag til Kommunalbestyrelsen om, at der nedsættes underudvalg og om medlemmer hertil jf. §6 stk. 1.

9.2 Medlemmer af underudvalg kan udpeges uden for Folkeoplysningsudvalgets medlemskreds jf. §6 stk. 2.

§ 10 Arbejdsgrupper

10.1 Folkeoplysningsudvalget kan oprette arbejdsgrupper til dybdegående behandling af et bestemt emne.

10.2 Medlemmer til arbejdsgruppen findes i udvalgets midte.

10.3 Arbejdsgruppen refererer løbende til udvalget efter hvert møde og det endelige arbejde fremlægges udvalget til evt. bearbejdning og godkendelse af rapport.

§ 11 Klageprocedure

11.1 Klager over administrative afgørelser kan inden for 4 uger fra afgørelsens modtagelse indbringes for Folkeoplysningsudvalget, ligesom afgørelser i Folkeoplysningsudvalget kan indbringes for Kultur- og Socialudvalget inden for 4 uger fra afgørelsens modtagelse jf. §12.

Godkendt af Folkeoplysningsudvalget på møde den 5. september 2018.

Mødeplan for det efterfølgende år godkendes hvert år af udvalget på et møde i årets sidste kvartal. Mødeplanen indgår i kommunens egen mødeplan og offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Der kan undtagelsesvis afholdes telefonmøder eller møder pr. mail, såfremt en sag kræver en hurtig afgørelse. Sagen skal i så fald behandles efterfølgende på et ordinært møde.

Møder skal herudover holdes, når mindst tre medlemmer forlanger det og samtidig aflevere en dagsorden for mødet. Formanden skal da inden 14 dage via sekretæren indkalde til møde og udsende dagsordenen.

Udvalget er beslutningsdygtig, når mindst tre medlemmer, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. Udvalgets beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget.

Såfremt det er hensigtsmæssigt, kan et eller flere fagkyndige medlemmer af udvalget, på udvalgets vegne, indgå i projektgrupper, som udløber af de igangsatte projekter og/eller planlægningsopgaver.

Ved starten af hver valgperiode tages udvalgets struktur og virke op til revision.

Sekretærfunktion

Teknisk afdeling fungerer som sekretær for udvalget.

Sekretæren udarbejder dagsorden for alle møder og skriver referat af møderne. Dagsordenen, med alt relevant materiale for sagens oplysning, skal være udsendt til udvalgets medlemmer senest 4 dage før mødets afholdelse.

Vedtagelsespåtegning

Således godkendt af Kommunalbestyrelsen den XX. XX 2018.

Sekretæren sikrer sammenhængen til den videre myndighedsbehandling af sagen, herunder sags forberedelse såfremt sagen kræver politisk behandling.

Vedtagelsespåtegning

Således vedtaget af kommunalbestyrelsen den 28. februar 2018.

12. Tavshedspligt:

• Alle medlemmer af forældrebestyrelsen har tavshedspligt efter straffelovens regler om tavshedspligt.
• Forældrebestyrelsens medlemmer har livsvarig tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af bestyrelsesmedlem, medmindre der er tale om forhold, som efter sagens natur involverer anden part.

13. Udtrædelse af bestyrelse

• Et bestyrelsesmedlem udtræder af forældrebestyrelsen når ens barn/børn er udmeldt af dagtilbuddet. Pladsen i forældrebestyrelsen kan bevares, hvis forældrerepræsentanten har yngre børn, der står på venteliste til/optages på en plads indenfor 6 mdr.
• Suppleanterne indtræder i den rækkefælge de er valgt.
• Suppleanten overtager valgperiode fra den afgående.

14. Forretningsorden

• Forretningsordenen vedtages hvert år ved første ordinære bestyrelsesmøde efter valg.
• Forretningsordenen kan ændres med et flertal på mindst halvdelen i bestyrelsen.

Forretningsordenen er vedtaget på forældrebestyrelsesmødet                   

Indledning

I henhold til bekendtgørelse om retssikkerhed og administration på det sociale område § 53 har Ærø Kommunes handicapråd fastsat følgende forretningsorden:

Handicaprådets formål og opgaver

§ 1.

Handicaprådet har følgende opgaver:

Stk.1
Handicaprådet rådgiver kommunalbestyrelsen i handicappolitiske spørgsmål og kan behandle alle lokalpolitiske spørgsmål, som vedrører mennesker med handicap. Handicaprådet kan tage spørgsmål af mere generel karakter op til drøftelse og komme med forslag og initiativer.

Stk.2
Handicaprådet medvirker aktivt før høringsfasen, og inden udfærdigelsen af handicappolitikker.

Stk.3
Handicaprådet formidler synspunkter mellem borgerne og kommunalbestyrelsen om lokalpolitiske forhold der vedrører handicappede.

Stk.4 
Kommunalbestyrelsen og administrationen hører Handicaprådet om alle initiativer, som har betydning for mennesker med handicap.

Stk.5 
Handicaprådet kan tage kontakt med andre, herunder andre handicapråd og Det Centrale Handicapråd med henblik på at få belyst særlige temaer.

Stk.6
Handicaprådet udarbejder en arbejdsplan, som beskriver rådets prioriteringer og indsatsområdet, dels for det kommende års arbejde, dels for hele rådets funktionsperiode.

Stk.7
Handicaprådet afgiver en gang årligt en beretning om rådets arbejde og forslag til kommunalbestyrelsen.

Stk.8
Handicaprådet kan ikke behandle spørgsmål om enkeltsager, herunder personalesager eller konkrete klagesager.

Handicaprådets funktionsperiode

§ 2.

Handicaprådet virker i en 4-årig periode, svarende til de kommunale råds valgperiode, dog således at medlemmerne fungerer, indtil nye medlemmer er udpeget.

Handicaprådets sammensætning

§ 3.

Rådet består af 6 medlemmer som udpeges således, at handicaporganisationernes medlemmer udgør samme antal, som de medlemmer der repræsenterer kommunalbestyrelse og forvaltning.

Stk.2
Der udpeges en personlig stedfortræder for hvert medlem af rådet, som deltager i rådets møder, hvis det ordinære medlem ikke kan deltage. En stedfortræder kan være personlig stedfortræder for mere end et medlem, hvis de lokale forhold kræver det.

Stk.3
Danske Handicaporganisationer kan kun indstille personer til medlemskab af eller stedfortræder i Handicaprådet, som har bopæl i kommunen. Hvis et medlem af Handicaprådet fraflytter kommunen inden udløbet af handicaprådets funktionsperiode indtræder stedfortræderen i rådet og der udpeges en ny stedfortræder.

§ 4.

Handicaprådet indkalder efter eget ønske særligt sagkyndige.

Valg af formand og næstformand

§ 5.

Rådet vælger af sin midte en formand og en næstformand. Rådet vælger først en formand, dernæst en næstformand.

Stk.2
Vælges formanden for rådet blandt myndighedsrepræsentanterne i rådet, da vælges næstformanden blandt Danske Handicaporganisationers repræsentanter.

Stk.3
I tilfælde af stemmelighed mellem to kandidater til hhv. formands- og næstformandsposten, afgøres valget ved lodtrækning.

Stk.4
Formanden og næstformanden udgør et formandskab.

Rådets møder

§ 6.

Kommunalbestyrelsen tager initiativ til indkaldelse af det første møde efter kommunalvalget.

Stk.2
Kommunalbestyrelsen retter senest 1 måned efter kommunalvalget henvendelse til De Danske Handicaporganisationers afdeling i kommunen med henblik på udpegning af medlemmer til Handicaprådet.

Stk.3
Rådet kan indkaldes på initiativ af formanden, kommunalbestyrelsen eller to medlemmer af rådet.

§ 7.

Kommunalbestyrelsen yder i fornødent omfang sekretariatsmæssig bistand til Handicaprådet.

Stk.2
Kommunalbestyrelsen afholder udgifterne ved handicaprådets virksomhed, herunder dækning af nødvendige udgifter til tegnsprogstolkning og anden handicapkompensation.

Stk.3
Rådet udarbejder, på grundlag af den kommunalbestyrelsen udmeldte ramme, et budget for rådets arbejde i det kommende år.

Stk.4
Handicaprådet placeres organisatorisk i Kultur- og socialforvaltningen.

§ 8.

Rådet afholder møder efter behov, dog mindst 4 gange årligt.

1. Rådets møder ledes af formanden. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden.
2. Rådets møder er ikke offentlige.
3. Rådet kan, når forholdene taler herfor, bemyndige formandskabet til at afgive svar på rådets vegne.
4.  Rådet kan på eget initiativ rette henvendelse til såvel kommunalbestyrelsen som enhver kommunal myndighed med forespørgsler og forslag.
5. Rådet kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper til belysning af særlige problemstillinger.
6. Rådsmøderne planlægges, så der i videst muligt omfang tages hensyn til de forskellige ønsker der kan udspringe af, at nogle rådsmedlemmer er ansatte, mens andre repræsenterer en frivillig organisation.
7. Rådets ordinære møder fastlægges efter det kommunale årshjul for et år frem.

Stk. 2.
Formandskabet udarbejder med sekretariatsbistand fra forvaltningen dagsorden til næstkommende møde. For at kunne være gyldigt indkaldt skal dagsordenen være ude mindst 10 dage før mødet. Dagsordenen kan rekvireres via Politiker Web på Ærø Kommunes hjemmeside.

Stk. 3.
Rådet er beslutningsdygtigt når formanden eller næstformanden og mindst halvdelen af rådets øvrige medlemmer er til stede.

Stk. 4.
Rådet er et dialogforum, hvorfor der som udgangspunkt arbejdes ud fra princippet om konsensus og træffes beslutninger i enighed. Er der behov for at træffe beslutninger ved afstemning sker det, når rådet er beslutningsdygtigt, ved almindelig stemmeflertal gennem afstemning blandt de fremmødte medlemmer.

§ 9.

Sekretariatet udarbejder et referat af hvert møde i rådet. Rådets medlemmer godkender referatet på selve mødet. Referatet skal være medlemmerne i hænde senest 5 arbejdsdage efter rådsmødet.

Det godkendte referat kan ses på Ærø Kommunes hjemmeside.

§ 10.

Kommunalbestyrelsen yder diæter, erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste og udgifts-godtgørelse til handicaporganisationernes medlemmer af Handicaprådet efter reglerne i § 16a i lov om kommunernes styrelse.

§ 11.

Denne forretningsorden kan ændres når 2/3 af et beslutningsdygtigt råd kan tilslutte sig et ændringsforslag.

Forretningsordenen er vedtaget på handicaprådets møde, den 5. maj 2022.

6.Kommissorium.

Grønt Råd i Ærø Kommune er et forum for dialog og samarbejde mellem borgere, interessegrupper og kommunens politikere og administration, herunder administrationen i Svendborg Kommune, om spørgsmål vedrørende natur, miljø, planlægning i det åbne land. Rådet opbygges og anvendes som rådgivende organ, og inddrages i kommunens arbejde inden for natur, miljø og fysisk planlægning.

Grønt Råd danner rammen for en positiv dialog og sikre organisationerne medejerskab til kommunens natur- og miljøpolitik.

Emner, der kan behandles af Grønt Råd:

• Naturforvaltning
• Naturpleje
• Naturgenopretning
• Vand- og naturplanlægning
• Grønne partnerskaber
• Agenda 21 arbejde
• Kommuneplan og planlægning i det åbne land
• Pleje af § 3 områder
• Skovrejsning
• Formidling af adgang til naturen
• Friluftsliv

Herudover kan rådet beskæftige sig med andre emner vedrørende administration af naturbeskyttelsesloven og andre emner, der berører benyttelse og beskyttelse i det åbne land.

7.Vedtagelsespåtegning.

Godkendt af Teknik-, miljø- og havneudvalget den 24. marts 2022.

Styregruppens sammensætning

Styregruppen består af 7 medlemmer:

• Borgmester
• Næstformand i Økonomi- og erhvervsudvalget
• Yderligere et medlem af Økonomi- og erhvervsudvalget
• Transportdirektøren
• Kommunaldirektøren
• Teknik- og miljødirektøren
• Projektlederen

Konstituering og beslutningsdygtighed

Borgmesteren er formand for styregruppen, og næstformand i Økonomi- og erhvervsudvalget er ligeledes næstformand i styregruppen.

Styregruppen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer, herunder formand eller næstformand, er til stede.  

Styregruppens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflertal.

Ressourcepersoner

Styregruppen kan efter behov indkalde kommunale eller eksterne ressourcepersoner til at deltage i styregruppemøder, så som teknisk personale hos Ærøfærgerne, kommunale økonomikyndige, eksterne rådgivere med ekspertise i relevante områder for projektet og lignende 

Møder og indkaldelse

Styregruppen har møder månedligt. Møderne lægges så vidt muligt i forbindelse med møder i Økonomi- og erhvervsudvalget.

Mødefrekvensen kan forhøjes efter behov.

Møder i styregruppen er ikke åbne for offentligheden.

Dagsorden og dertilhørende dokumentation skal være styregruppens medlemmer i hænde senest 7 dage før mødet.

Dagsorden og referat gøres tilgængeligt for styregruppens medlemmer via kommunens dagsordenssystem.

Dagsorden og referat fra styregruppemøder offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Habilitet og tavshedspligt

Styregruppens arbejde skal udøves i henhold til de gældende forvaltningsmæssige principper, herunder reglerne om inhabilitet. Udvalgets arbejde er desuden omfattet af Offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt.

Et Styregruppemedlem, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, eller være til stede i mødelokalet under sagens forhandling og afstemning, jf. i øvrigt forvaltningslovens og særlovgivningens bestemmelser herom.

Styregruppemedlemmerne har tavshedspligt, når det vurderes, at det er nødvendigt at hemmeligholde en sag for at varetage væsentlige hensyn til offentlige og private interesser, eller når der indgår økonomi i sagsfremstillingen.

Vedtaget i Styregruppen d. 3. november 2022

Forretningsordenen kan hentes som pdf. via dette link