Udbuds- og indkøbspolitik for Ærø Kommune 2017

Denne politik skal danne rammerne for konkurrenceudsættelse i Ærø Kommune og afspejler kommunalbestyrelsens beslutning på udbudsområdet.

Politikken omfatter alle opgaver i kommunen. Dette betyder i praksis, at udbudspolitikken vedrører udbud af driftsopgaver, indkøb af varer, indkøb af tjenesteydelser og udbud af bygge- og anlægsopgaver.

Med henblik på indførelsen af klausuler, påpeges det, at disse indføres, hvor det giver mening.

Denne politik tjener Ærø Kommune på en givtig måde, da der skabes et offentligt overblik over

Kommunalbestyrelsens holdning til udbud, og derved kan leverandører, som er interesserede i samarbejde med Ærø Kommune, se hvordan udbudsprocedurerne kan forventes at være.

Ærø Kommune skal ved enhver konkurrenceudsættelse, ethvert udbud og ved enhver tilbudsindhentning overholde de grundlæggende principper inden for forvaltningsretten og EU-retten:

1. Konkurrence: Alle relevante virksomheder skal igennem fri konkurrence have mulighed for at få tildelt opgaver for offentlige myndigheder.
    
2. Ligebehandling: For at sikre at konkurrencen er fri, skal alle budgivere behandles ens og på samme vilkår.
    
3. Gennemsigtighed: Udbudsforretninger skal gennemføres på en sådan måde, at det kan dokumenteres, at alle bliver behandlet lige og på ensartet grundlag.
    
4. Forbud mod diskrimination: Alle virksomheder skal gives samme muligheder for deltagelse i udbudsforretninger og udførelse af offentlige opgaver i henhold til den  gældende lovgivning, på området.

2. LOVGRUNDLAG

Der gælder ud over de ovenfor nævnte grundlæggende principper tre regelsæt vedrørende udbud:

• EU’s Udbudsdirektiv 2014/24/EU af 24. februar 2014 for indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige Tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
   
• Udbudsloven, Lov nr. 1564 af 15/12/2015.  
   
• Tilbudsloven, LBK nr. 1410 af 07/12/2007 med tilhørende ændringer, omfatter bygge- og anlægsarbejder.

(Tilbudsloven gælder for offentlige bygge- og anlægsarbejder, hvis værdi er under EU’s tærskelværdi.)

3. FORMÅL

Denne politik skal medvirke til at ensarte arbejdsprocessen i Ærø Kommune, således at arbejdet med udbud er ens for alle aftaleholdere.

4. MÅL

At skabe sunde, tidssvarende og gennemsigtige rammer for udbud for samarbejdspartnere, arbejdstagere og Ærø Kommune som helhed. Ligeledes at sikre fair vilkår, gennem klausuler, for de omfattede parter, kommunale såvel som private. Ærø Kommune vil i sin indkøbspraksis søge at minimere sundhedsrisiko, energiforbrug og belastning af det ydre miljø.

5. EKSTERN OFFENTLIGGØRELSE

De opgaver, der skal konkurrenceudsættes, skal offentliggøres såvel internt i kommunen som eksternt til mulige leverandører.

Ved opgaver, der ikke skal i EU-udbud, annonceres ”Indkaldelse af interessetilkendegivelse” på kommunens hjemmeside samt på kommunens rubrik i Ærø Ugeavis. Annoncen skal indeholde en kortfattet oplysning om, hvad det kommende udbud omfatter og at alle interesserede tilbudsgivere kan rette henvendelse til udbyder, og på den måde lade kommunen vide, at virksomheden er interesseret i udbuddet. Indkaldelse af interessetilkendegivelser skal som udgangspunkt ske med en frist på 14 dage.

Ærø Kommune offentliggør udbud på kommunens hjemmeside under www.aeroekommune.dk under overskriften ”Udbud”.

EU-udbud skal annonceres i EU Tidende på TED-databasen.

6. HENSYNET TIL DET LOKALE ERHVERVSLIV

Ærø Kommunes indkøbere af varer- og tjenesteydelser samt udbydere af bygge- og anlægsopgaver er forpligtet til at undersøge det lokale marked på Ærø, inden beslutningen om køb foretages. Den kommunale indkøber skal indhente tilbud fra Ærøske leverandører, hvis sådanne findes.

Ved indkøb af særligt fagspecifikke tjenesteydelser, skal der ved indhentning af tilbud lægges vægt på tilbudsgivers kompetencer og erfaringer med løsning af lignende opgaver, herunder muligheden for lokal tilstedeværelse af nøglemedarbejdere, når dette er påkrævet. 

7. BAGATELGRÆNSE

Ved indkøb, til en anslået værdi af max. 30.000 kr. ex. moms, er Ærø Kommunes indkøber af vare- og tjenesteydelser frit stillet.

Indkøber er dog forpligtet til at sikre, at der ved hyppige indkøb af samme vare og ydelse ikke handles fast med én leverandør, men at indkøbet eller opgaven i så fald udbydes i en rammeaftale.

Bygge- og anlægsopgaver til en anslået samlet værdi af max. 100.000 kr. ex. moms kan ligeledes gennemføres uden udbud.

Kommunens institutioner kan have faste leverandører på opgaver, som kræver autoriserede håndværkere. Det anbefales at variere de øvrige indkøb.

En bygge- og anlægsopgave eller et indkøb, må ikke opsplittes i mindre delopgaver, alene med det formål at undgå at udbyde opgaven.

8. KÆDEANSVAR

Ærø Kommune har indført kædeansvar i forbindelse med leverandørers og underleverandørers efterlevelse, af kommunens klausuler. Hovedleverandøren hæfter således for eventuelle underleverandørers misligholdelse.

Klausulen kan findes som Bilag 1.

9. ANVENDELSE AF KLAUSULER

Tjenesteydelser: Der stilles krav om klausuler i udbudsmaterialet, hvor dette er muligt og hensigtsmæssigt. F.eks. ved udbud af serviceopgaver og driftsopgaver.

Bygge- og anlægsopgaver: Der stilles krav om arbejdsklausuler ved alle udbud over bagatelgrænsen.

Varekøb: Der stilles ikke krav om arbejdsklausuler ved varekøb.

10. UDBUDSPROCES

Ærø Kommune har ikke en central indkøbsfunktion. Det er således den enkelte afdeling eller institution, som varetager udbud i henhold til nærværende Udbuds- og Indkøbspolitik.

Den enkelte udbyder kan vælge at indkøbe bistand til gennemførelse af udbuddet.

Ved gennemførelse af EU-udbud skal der benyttes ekstern bistand. Der skal anvendes en erfaren rådgiver, som kan sikre at udbudsproces og udbudsdokumenter, samt efterfølgende gennemgang af tilbud og indgåelse af kontrakt, sker i henhold til lovgivningen på området. 

Det påhviler den enkelte indkøber selv at holde sig orienteret om de aktuelle tærskelværdier, som bl.a. kan ses på udbudsportalen.dk  

De aktuelle tærskelværdier i 2017 kan ses i Bilag 2.

Ved beregning af om en kontrakt når EU’s tærskelværdi, fortages beregningen på baggrund af et skøn over den samlede kontraktsum i en periode på 4 år.

Udbudsmaterialet skal som udgangspunkt være så velbeskrevet, at det der ikke opstår væsentlig tvivl om opgavens omfang og præmisser. Fristen for at afgive tilbud bør afspejle opgavens kompleksitet, men bør ikke være kortere end 14 dage for simple opgaver. Der skal ved fastsættelse af tilbudsfristen tages hensyn til om der er mange underleverandører, som skal inddrages i opgavens prissætning, og om tilbudsberegningen sker i en periode med mange helligdage eller i ferieperioder.

Er man som indkøber optaget af en opgaves løsning til et givent kvalitetsniveau, men ikke nødvendigvis optaget af, hvordan opgaven udføres rent praktisk, kan man anvende funktionsudbud. Denne udbudsform egner sig bedst til udbud af driftskontrakter.

Ved bygge – og anlægsopgaver, og ved indkøb af mindre tjenesteydelser, hvor man har en fast sum til rådighed, men ikke nødvendigvis en række øvrige veldefinerede krav til opgaveløsningen, kan anvendes omvendt licitation.  Ved omvendt licitation konkurreres der på de kvalitative kriterier. Omvendt licitation kan derfor kun anvendes, hvis tildelingskriteriet er bedste forhold mellem pris og kvalitet.

11. SÆRLIGT OM BYGGE- OG ANLÆGSOPGAVER

Tjenesteydelser (rådgivning) ved bygge- og anlægsopgaver

Der er ikke i lovgivningen udbudspligt for anskaffelse af varer og tjenesteydelser med en værdi under EU’s tærskelværdi.

Dog har kommunen pligt til at sikre økonomisk ansvarlighed samt efterleve principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.

I Ærø Kommune skal der derfor, når det vurderes fordelagtigt for kommunen, altid indhentes mindst to tilbud, når tjenesteydelsen har en værdi over den fastsatte bagatelgrænse på 30 tkr. ex. moms, men under EU’s tærskelværdi.

Når tjenesteydelserne har en værdi over EU´s tærskelværdi, skal ydelserne gennemføres som EU-udbud i henhold til gældende lovgivning.

Arkitektopgaver ved byggeri af institutioner med særlige funktionskrav udbydes f.eks. ved konkurrencer eller ved gennemførelse af en prækvalifikation.

Bygge- og anlægsarbejder

Tilbudsloven indeholder en pligt til at afholde licitation for opgaver med en samlet værdi over 3 mio. kr. ex. moms.

Opgaver i spændet fra bagatelgrænsen på 100 tkr. ex. moms til 3 mio. kr. ex. moms kan konkurrenceudsættes på baggrund af underhåndsbud.

Efter annoncering af interessetilkendegivelse vælges 2 - 3 håndværkere fra lokalområdet. Der indhentes tilbud bredt blandt mulige håndværkere.

Alle bygge- og anlægsarbejder, der udbydes i underhåndsbud, skal så vidt muligt udbydes i fagentrepriser.

Ærø Kommune overlader indkøb af materialer til bygge- og anlægsopgaver til de bydende. Bygherreleverancer anvendes kun undtagelsesvis og kun, hvis der er en særlig begrundelse herfor.

Ved underhåndsbud, hvor der ønskes tilbud fra mere end tre lokale håndværkere, skal der også indbydes en håndværker uden for lokalområdet.

Alternativt kan indbydes til en begrænset licitation med prækvalifikationsrunde, hvorefter der udvælges 3 - 5 håndværkere til at afgive tilbud. Der skal vælges bredt af mulige håndværkere fra lokalområdet, som kan prækvalificeres.

Der stilles krav om sikkerhedsstillelse ved entrepriser med en kontraktsum på over 500.000 kr. ex. moms.

12. SÆRLIGT OM VAREKØB OG KØB AF TJENESTERYDELSER

Tjenesteydelser og driftsopgaver

Der er ikke i lovgivningen udbudspligt for anskaffelse af varer og tjenesteydelser med en værdi under EU’s tærskelværdi.

Dog har kommunen pligt til at sikre økonomisk ansvarlighed samt efterleve principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.

I Ærø Kommune skal der derfor, når det vurderes fordelagtigt for kommunen, altid indhentes mindst to tilbud, når tjenesteydelsen har en værdi over den fastsatte bagatelgrænse på 30 tkr. ex. moms, men under EU’s tærskelværdi.

Når tjenesteydelserne har en værdi over EU´s tærskelværdi, skal ydelserne gennemføres som EU-udbud i henhold til gældende lovgivning.

Der kan være tjenesteydelser, som har så fagspecifik en karakter, at nærværende politik kan fraviges. Det kan f.eks. være benyttelse af advokatbistand og ingeniørydelser, hvor en given fagkyndig har så stort et detailkendskab til et anlæg, en sag eller en driftsenhed, at omkostningerne ved at skulle skifte leverandør overstiger en eventuel økonomisk gevinst ved konkurrenceudsættelse af opgaven.

Det påhviler indkøberen løbende at evaluere om leverandøren af de pågældende fagspecifikke tjenesteydelser giver ”value for money” eller om det er formålstjeneligt at afsøge markedet for tilsvarende kompetencer.

Varekøb

Opgaver i spændet fra bagatelgrænsen på 30 tkr. ex. moms, men under EU’s tærskelværdi ,kan indgås, på baggrund af underhåndsbud.

Efter annoncering af interessetilkendegivelse vælges 2 - 3 leverandører til at afgive tilbud. Der indhentes tilbud bredt blandt mulige lokale leverandører, ifald sådanne findes.

Ved underhåndsbud, hvor der ønskes tilbud fra mere end tre leverandører skal der også indbydes en leverandør uden for lokalområdet.

Alternativt kan indbydes til en begrænset licitation med prækvalifikationsrunde, hvorefter der udvælges 3 - 5 leverandører til at afgive tilbud. Der skal vælges bredt af mulige leverandører fra lokalområdet, som kan prækvalificeres.

12. TILDELINGSKRITERIER

Bygge- og anlægsarbejder

Tildelingskriteriet vil som udgangspunkt være laveste pris. Der kan være opgaver, hvor Ærø Kommune vil anvende andre kriterier. F.eks. ved kommunalt nybyggeri, hvor det vil være et kriterium, at vægte virksomheder, som har en elev. Tildelingskriteriet vil derfor i disse tilfælde være økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Det samme gælder for opgaver, hvor f.eks. særligt kendskab til natur og miljø er ønsket.

Indkøb af vare- og tjenesteydelser

Tildelingskriteriet vil variere efter udbuddets karakter og vil sandsynligvis oftest være økonomisk mest fordelagtige pris, hvor andre parametre end pris indgår i den samlede bedømmelse af tilbuddene.

13. INDGÅELSE AF KONTRAKT OG OFFENTLIGGØRELSE AF TILBUD

Ved valg af leverandør, på baggrund af et udbud, skal der indgås en skriftlig kontrakt, som beskriver opgavens omfang, pris og bestemmelser i forhold til prisregulering, tvister mv. 

Tilbudspriserne offentliggøres på kommunens hjemmeside med overskriften på udbuddet, navnet på de bydende og hvem der har fået kontrakten. De tilbudte totalsummer oplyses sammen med navnet på de bydende. Delsummer oplyses ikke.

14. UDVIKLING OG ÆNDRING AF POLITIKKEN

Udbudspolitikken kan til hver en tid revideres af Kommunalbestyrelsen, så den tilpasses Ærø Kommunes ønsker og behov. Mindre ændringer i politikken kan foretages af Teknisk afdeling med godkendelse af Direktionen. Dette kunne være en tilpasning af politikken i forbindelse med lovgivningsændringer og lignende.

Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem denne politik og gældende lov, skal gældende lov altid overholdes.

Sagligt begrundede behov for at fravige retningslinjerne i denne politik kan undtagelsesvist godtages. Dette kan f.eks. være særlige opståede omstændigheder, der ikke er indskrevet i denne politik.

 

Godkendt af Ærø Kommunalbestyrelse, den 13. december 2017.

Jørgen Otto Jørgensen	Allan Krogh Filtenborg
Borgmester	Kommunaldirektør