Personalepolitik for Ærø Kommune

Ærø Kommunes medarbejderstab skal samlet set matche kommunens behov for arbejdskraft.

Kommunen ønsker at rekruttere fagligt og menneskeligt kompetente medarbejdere, der har lyst til at engagere sig i kommunens opgaveløsning.

Der lægges vægt på, at der overalt i organisationen løbende arbejdes med at udvikle inspirerende arbejdsmiljøer og attraktive stillinger, der kan medvirke til at tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere.

Ved ansættelse af en ny medarbejder skal der arbejdes for, at den nye medarbejder hurtigt kommer på plads i sin nye arbejdssituation, både fagligt og socialt.

Det skal prioriteres at oprette elevpladser, både af hensyn til kommunens fremtidige opgavevaretagelse og for at tage et mere generelt medansvar for udviklingen af Ærø.

Ved rekruttering af en ny medarbejder til en konkret stilling lægges der vægt på:

• at den nye medarbejders faglige og menneskelige kvalifikationer matcher opgaverne i den ledige stilling og de samarbejdsrelationer, medarbejderen skal indgå i.
• at den nye medarbejder har et personligt drive og en lyst til at engagere sig og udvikle sig fagligt og personligt.
• at kommunen skal være en rummelig organisation med en bred og repræsentativt sammensat medarbejderstab, der afspejler det omgivende samfund.
• at der tilrettelægges en passende ansættelsesproces, der er afstemt elter de konkrete omstændigheder og interesser.
• at der sigtes mod at fremfinde og ansætte den person, der ud fra en helhedsvurdering er den bedst kvalificerede til den ledige stilling.

Som udgangspunkt skal alle ledige stillinger besættes efter opslag.

Organisationsdiagram Ærø Kommunes ledelsesstruktur

Generelt

En stilling, der er opslået ledig, skal besættes af den bedst kvalificerede ansøger.

Ansættelsesmyndigheden i henhold til kommunens kompetencefordelingsplan, jf. bilag 0.02 -og 1.04 træffer alle væsentlige beslutninger i ansættelsessager med inddragelse af repræsentanter for berørte medarbejdergrupper og brugergrupper. Det påhviler ansættelsesmyndigheden at sikre, at alle der inddrages i ansættelsesproceduren er habile i forhold til den konkrete ansættelse.

Udgangspunktet for en ansættelsessag er, at ansættelsesmyndigheden efter en samlet vurdering af arbejdssituationen og personalesituationen beslutter, at ledige timer skal besættes.

Fastansat

Indstillingsudvalg

Ansættelsesmyndigheden nedsætter et indstillingsudvalg. Den berørte tillidsrepræsentant skal være medlem af indstillingsudvalget. Herudover skal andre relevante medarbejderinteresser og brugerinteresser være repræsenteret.

Tilbud til deltidsansatte

I forbindelse med, at permanente timer skal besættes, skal disse timer først tilbydes til deltidsansatte medarbejdere i henhold til procedureregler, der fastsættes endeligt decentralt med respekt af overordnede centrale aftaler, jf. bilag 1.05 Hvis det ikke herigennem lykkes at besætte alle ledige timer, skal de resterende timer opslås. For at spare tid kan eksternt opslag af de ledige timer eventuelt foretages parallelt med det interne udbud (i givet fald kan der dog først tages stilling til eksterne ansøgninger, hvis det viser sig umuligt at sikre en forsvarlig opgavevaretagelse ved tildeling af timerne til deltidsansatte).

Når det er afgjort, at ledige timer skal opslås, følges følgende retningslinjer:

Stillingsopslag

Ansættelsesmyndigheden udarbejder et stillingsopslag. Indstillingsudvalget inddrages i denne opgave. Det er vigtigt at afsætte den fornødne tid til udarbejdelse af stillingsopslaget.

Stillingsopslaget skal indeholde oplysning om navn og adresse på den administrative enhed, som ansøgningen skal sendes til, samt oplysninger om stillingsbetegnelse, beskæftigelsesgrad, løn- og øvrige ansættelsesvilkår, tiltrædelsesdato og ansøgningsfrist.

Ved opslag af stillinger på Børn- og ungeområdet, på Ældre- og sundhedsområdet, samt på Voksenhandicapområdet, skal der i opslaget gøres opmærksom på, at ansættelse forudsætter, at den, der ansættes, har en tilfredsstillende børneattest og/eller straffeattest i forhold til den konkrete stilling, jf. bilag 1.06.

Faste stillinger skal som udgangspunkt opslås eksternt. Ved omorganiseringer og i andre særlige tilfælde kan faste stillinger dog besættes efter internt stillingsopslag eller helt uden opslag, såfremt der er enighed om det i indstillingsudvalget. For tjenestemænd skal reglerne for KL's tjenestemandsregulativ dog følges. Ansøgningsfristen skal normalt være min. 14 dage.

Ansættelsesmyndigheden har ansvaret for, at ledige stillinger annonceres. Ledige stillinger, der skal opslås eksternt, annonceres i Ærø Ugeavis under "Ærø Kommune informerer", på kommunens hjemmeside, på Ærøportalen samt på den landsdækkende jobportal, som kommunen har indgået samarbejdsaftale med.

Ansættelsesmyndigheden beslutter, i hvilke medier i øvrigt stillingen skal annonceres, og kan i den forbindelse beslutte, at der i andre medier eventuelt blot bringes en henvisningsannonce, der henviser til den egentlige stillingsannonce, fx på kommunens hjemmeside. Indstillingsudvalget inddrages i denne beslutning.

Ansættelsesmyndigheden sørger for indrykningen af stillingsannoncen i de valgte medier. Sekretariatet og Løn og Økonomi inddrages efter behov i denne opgave.

Ansøgninger

Ansættelsesmyndigheden modtager og registrerer ansøgninger og udsender bekræftelse på modtagelsen til ansøgerne.

De indkomne ansøgninger fremsendes til indstillingsudvalget, der udvælger og indkalder ansøgere til samtale.

Fortrinsret på grund af handicap

Ved besættelse af en ledig stilling er offentlige arbejdsgivere forpligtet til at give en person, der på grund af handicap har vanskeligt ved at få beskæftigelse på det almindelige arbejdsmarked, fortrinsadgang til den ledige stilling, hvis personen med handicap, efter arbejdsgiverens vurdering, er lige så kvalificeret som de øvrige ansøgere.

Indstillingsudvalget skal være opmærksomt på, om der er ansøgere der påberåber sig fortrinsret på grund af handicap. Jf. "Bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv." skal disse ansøgere altid, såfremt de opfylder de formelle uddannelseskrav til stillingen, indkaldes til samtale, ligesom der skal forhandles med jobcentret i ansøgerens bopælskommune inden eventuelt afslag til ansøgeren og tilbud om ansættelse til anden kandidat gives. Forhandlingen har til formål at sikre, at et eventuelt afslag ikke gives på baggrund af ansøgerens handicap, med de deraf udfordringer for arbejdspladsen, og som eventuelt kunne udlignes/formindskes ved bevilling af hjælpemidler eller andre kompenserende foranstaltninger. Der er ingen formelle retskrav om proceduren for forhandling med jobcentret, eller for svarfrist fra jobcentret. Indstillingsudvalget skal således være opmærksomt på, i forhandlingen, at anmode om tilbagemelding indenfor en given tid (må ikke være urimelig kort), af hensyn til den videre ansættelsesproces. I forhandlingen skal fremgå den reelle årsag til afslaget, samt høre jobcentret af, om de har indvendinger til afslaget.

Ønsker man at ansætte personen med handicap, men at der er visse barrierer på grund af handicappet, skal man med jobcentret drøfte mulighed for rimelig tilpasning, samt muligheden for handicapkompenserende ordninger.

Er man i tvivl, vil den centrale HR-medarbejder være behjælpelig.

Ansættelsessamtale

Indstillingsudvalget har på forhånd overvejet, hvilke spørgsmål der skal stilles ansøgeren, således at ansættelsessamtalen bliver så struktureret som muligt.

Samtalen vil primært skulle handle om stillingens indhold og ansvar og ansøgerens kvalifikationer. I øvrigt skal følgende emner berøres:

1. Tiltrædelsestidspunkt.
2. Ansøgerens forventning til lønindplacering.
3. Ansættelsesvilkår i øvrigt, herunder information om relevante love og aftaler, herunder den eventuelle overenskomst, som ansættelsen er omfattet af.
4. Information om, hvornår der træffes beslutning om, hvem der tilbydes stillingen, samt om, hvordan ansøgeren får besked.
5. Accept fra ansøgeren til, at der kan indhentes udtalelser (eventuelt telefonisk hos referencepersoner).
6. eventuelt krav om prøvetid.
7. Information om kommunes regler om indhentning af børneattest og/eller straffeattest, jf. bilag 1.06. Den berørte leder er ansvarlig for afviklingen af ansættelsessamtalen.

Der ydes transportgodtgørelse til ansøgere, der har bopæl uden for Ærø. Godtgørelsen udgør prisen for en tur/retur personbillet med færgen.

Beslutning

Efter indstilling fra indstillingsudvalget træffer ansættelsesmyndigheden afgørelse om, hvem der skal tilbydes ansættelse.

Ansættelsesmyndigheden fremsender skriftligt tilbud om ansættelse til den udvalgte ansøger.

Umiddelbart efter at den pågældende har accepteret ansættelsen, meddeler ansættelsesmyndigheden skriftligt afslag til de øvrige ansøgere.

Ansættelsesmyndigheden forhandler og indgår aftale om den nye medarbejders lønforhold med den forhandlingsberettigede personaleorganisation, eventuelt assisteret af Løn og Økonomi.

Ansættelsesmyndigheden drager omsorg for:

1. At der indhentes børneattest og/eller straffeattest, såfremt dette er påkrævet jf. bilag 1.06.
2. At ansættelsesoplysningerne registreres i den ansattes personalesag.
3. At der udfærdiges ansættelsesbrev.
4. At ansættelsesbrevet fremsendes til den ansatte.
    

Såfremt ansættelsesmyndigheden ønsker det, kan pkt. 1-4 aftales udført af Løn og Økonomi.

Tidsbegrænset ansat

Love og overordnede aftaler omkring tidsbegrænsede ansættelser, herunder rammeaftale om tidsbegrænset ansættelse, skal respekteres.

Der indhentes børneattest og/eller straffeattest, jf. bilag 1.06.

Ansættelsesmyndigheden tilrettelægger og gennemfører ansættelsesproceduren med inddragelse af den berørte tillidsrepræsentant.

Ansættelsesproceduren afstemmes efter de konkrete omstændigheder og interesser.

Som udgangspunkt udstedes ikke frigørelsesattest til fast ansatte i Ærø Kommune.

Ansættelsesmyndigheden kan beslutte, at der udstedes frigørelsesattest til midlertidigt ansatte. En frigørelsesattest gælder kun for et år.

Ansættelsesmyndigheden skal være opmærksom på, at en medarbejder, der er udstedt frigørelsesattest til, står til rådighed for arbejdsmarkedet og i givet fald skal acceptere et tilbud om job på et højere timetal med øjeblikkeligt varsel.

Såfremt det besluttes, at der skal udstedes frigørelsesattest, rekvirerer den ansatte en attest hos sin A-kasse og fremsender denne til Løn og Økonomi for påtegning.

Introduktion

Ærø kommune lægger vægt på at give alle nye kolleger en god start i den nye stilling.

Det er et fælles ansvar at tage sig godt af nye kolleger, men der påhviler ledere et særligt ansvar for at informere og introducere enhver nyansat om stillingens indhold, mål og rammer og give et generelt indblik i de formelle og uformelle regler, traditioner og rutiner, der præger arbejdsstedet.

Der er udarbejdet en fælles guideline, som sørger for dette overordnet sker ens i alle afdelinger og ved alle decentrale enheder. Denne kan rekvireres i Løn & Økonomi (på intra, når det kommer).

Det er den decentrale enheds ansvar at sørge for at introduktionen er tilpasset det fagområde, som den nye kollega, skal introduceres til.

Husk at inddrage den nye medarbejder i processen. Vi lærer og forstår forskelligt.

Alle kolleger skal bidrage til, at den nyansatte hurtigt bliver fortrolig med Ærø kommune som organisation og bliver i stand til at fungere godt i stillingen.

Evaluering/opfølgning

Den berørte leder afholder en evalueringssamtale med den nyansatte senest en måned efter tiltrædelsen. Lederen tager initiativ til samtalen og informerer allerede ved ansættelsen den ansatte om samtalen.

I samtalen gøres status for den første måned, og det drøftes om der er anledning til at ændre i medarbejderens arbejdssituation.

Inden der er gået 3 måneder skal der slutteligt afholdes en opfølgningssamtale, hvor der gøres op, om det er en samarbejde der skal fortsætte. Det er tilrådeligt at afholde en evalueringssamtale efter 2 måneder også, for at følge op på det aftalte ved den første evalueringssamtale.

Ansættelses- og afskedigelseskompetencen i Ærø Kommune fordeles således:

• Kommunalbestyrelsen ansætter og afskediger medlemmer af direktionen.
• Direktionen ansætter og afskediger chefer og decentrale ledere.
• ​I øvrigt ansætter og afskediger den berørte leder medarbejdere, der organisatorisk er placeret under den pågældende, jf. bilag 0.02.

Tillidsrepræsentanter samt øvrige relevante medarbejder- og brugerrepræsentanter inddrages i alle fastansættelser, jf. bilag 1.01.

HR inddrages i alle uansøgte afskedigelser.

KL og KTO har ved OK11 fornyet -"Aftale om deltidsansattes adgang til et højere timetal", der oprindelig blev indgået i 2007. Den nye aftale har virkning fra 1 april 2011.

Aftalen indebærer:

• at deltidsansatte, der enten er fastansatte eller tidsbegrænset ansatte med mindst 1 måneds beskæftigelse, skal have adgang til at søge ledige permanente timer, der er opstået ved stillingsledighed eller opnormering.
• at der ikke herved sker en tilsidesættelse af arbejdsgiverens ret til at bestemme, at en stilling helt eller delvist skal nedlægges.
• at arbejdsgiveren har pligt til at tilbyde deltidsansatte på "et tjenestested" ledige timer, der opstår på tjenestestedet.
• at begrebet tjenestested defineres af arbejdsgiveren efter forudgående drøftelse i det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesorgan (Hovedudvalget) - fx: en børnehave eller begge børnehaver; hele ældre- og sundhedsområdet eller det enkelte team mv.
• at TR skal orienteres bedst muligt, såfremt arbejdsgiveren konkret og aktuelt ønsker at definere tjenestestedet på en anden måde, end det er fastsat efter drøftelsen i det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesorgan (Hovedudvalget).
• at tilbudspligten som udgangspunkt gælder inden for det overenskomstområde, som de ledige timer er fastsat til (således, at fx at ledige pædagogtimer tilbydes til pædagoger), men at arbejdsgiveren kan bestemme, at målgruppen udvides (således, at fx ledige pædagogtimer tilbydes til såvel pædagoger som pædagogmedhjælpere).
• at der skal gennemføres et reelt udbud af ledige timer til deltidsansatte, inden timerne evt. besættes eksternt.
• at arbejdsgiveren skal definere nærmere procedureregler for udbud af ledige timer til deltidsansatte efter forudgående drøftelse i MED-systemet.

Hovedudvalget har drøftet den oprindelige aftales implementering i Ærø Kommune i et møde den 12/2-08. På grundlag af denne drøftelse er følgende besluttet:

Vedr. definition af begrebet tjenestested

Kompetencen til at fastsætte tjenestestederne delegeres til Fælles Med-udvalgene og Med-organerne for de 3 decentrale enheder, der ikke er dækket af et Fælles Med-udvalg (Trekløveren, Redningsberedskabet og Biblioteket). I forbindelse med fastsættelsen af tjenestestederne tages bl.a. hensyn til:

1. sammenhængen i opgavevaretagelsen (f.eks. nattevagtstimer / dagvagtstimer).
2. geografien (f.eks. daginstitutionsområdet — Kernehuset / Mopælappen).
3. risikoen for, at enheden bliver så lille, at der reelt slet ikke eller kun i begrænset omfang er mulighed for, at deltidsansatte kan tilbydes ledige timer.

Vedr. udbud af ledige timer til deltidsansatte

Lederen af det enkelte tjenestested fastsætter efter forudgående drøftelse i det berørte MED-organ nærmere procedureregler for udbud af ledige timer til deltidsansatte.

Til inspiration ved fastsættelsen af procedurereglerne bemærkes, at der ved et udbud af ledige timer til deltidsansatte bl.a. skal ske en afklaring af følgende forhold:

• udarbejdelse af nærmere beskrivelse af de ledige timer: antal timer, arbejdsopgaver, arbejdstid, arbejdssted.
• stillingtagen til, om timerne skal kunne fordeles på flere medarbejdere.
• afklaring af, om tjenestestedet i det konkrete og aktuelle tilfælde skal defineres anderledes.
• afklaring af målgruppe: overenskomstgruppen, timerne primært er fastsat til, eller en bredere gruppe.
• stillingtagen til, om ansøgninger alene kan accepteres i skriftlig form, eller om en mundtlig tilkendegivelse kan være tilstrækkelig.
• stillingtagen til, om flere medarbejdere skal kunne indgive en fælles ansøgning med forslag til en samlet løsning.
• fastsættelse af ansøgningsfrist.
• oplysning om, hvor ansøgere kan rekvirere nærmere oplysninger.
• oplysning om, hvem ansøgningen skal stiles til.
• valg af intern kommunikationsform: mail, opslagstavle, intranet, personalemøde (det bør under alle omstændigheder sikres, at udbuddet sker skriftligt, og at medarbejdere, der er fraværende pga. sygdom, ferie mv. så vidt muligt får oplysning om udbuddet).
• afklaring af, om der for at spare tid skal ske eksternt opslag af de ledige timer, parallelt med det interne udbud (i givet fald kan der først tages stilling til eksterne ansøgninger, hvis det viser sig umuligt at sikre en forsvarlig opgavevaretagelse ved tildeling af timerne til deltidsansatte).
• afklaring af, hvorledes der tages stilling til indkomne ansøgninger og gives skriftlig tilbagemelding til alle ansøgere med begrundelse for afslag til de ansøgere, der ikke imødekommes.
• stillingtagen til, hvordan den berørte tillidsrepræsentant bedst muligt inddrages ved tilrettelæggelsen af udbuddet samt ved den konkrete stillingtagen til ansøgninger

Hvilke medarbejdere er omfattet:
Der skal indhentes børneattest på alle nyansatte i kommunen, der som led i udførelsen af deres opgaver har direkte kontakt med børn under 15 år, samt straffeattest på nyansatte indenfor Børne- og ungeområdet,  Ældre- og sundhedsområdet, samt Voksenhandicapområdet som har direkte kontakt med områdernes brugere – også ansatte i vikariater, tidsbegrænsede stillinger og praktikanter.

Stillingsannoncen
I stillingsopslaget gøres opmærksom på, at ansættelse i stillingen forudsætter, at ansøgeren har en tilfredsstillende attest i forhold til den konkrete stilling.

Annoncetekst:
”Der indhentes straffe- og/eller børneattest på den, der ønskes ansat i stillingen, og det er en forudsætning for ansættelsen, at straffeattesten og/eller børneattesten er tilfredsstillende i forhold til stillingen. Vurderingen foretages af formanden for indstillingsudvalget”.

Ansættelsessamtalen
Under ansættelsessamtalen skal formanden for indstillingsudvalget gøre den enkelte ansøger opmærksom på, at ansættelsen kræver, at han/hun kan fremvise en tilfredsstillende attest.
Formanden for indstillingsudvalget understreger, at der kun vil blive indhentet attest på den person, som ønskes ansat.
Formanden for indstillingsudvalget orienterer ansøgeren om, hvordan indhentning af attest rent praktisk vil foregå (se nedenfor under ”Efter ansættelsessamtalerne”).

Efter ansættelsessamtalerne
Når det er bestemt, hvilken ansøger der skal ansættes,  skal der indhentes børne- og/eller straffeattest.  Attesterne indhentes digitalt via politiets hjemmeside (www.politi.dk). Børneattesten indhentes af formanden for indstillingsudvalget, efter samtykke fra ansøgeren (digitalt). Straffeattesten indhenter ansøgeren selv, og videresender til formanden for indstillingsudvalget.
Se de nærmere regler for indhentelse af børne- og/eller straffeattest på politiets hjemmeside www.politi.dk.

Såfremt ansættelsesforholdet om fornødent påbegyndes inden attesten er modtaget og vurderet, skal dette ske med forbehold for tilfredsstillende attest, før endelig ansættelse kan finde sted.

Det er formanden for indstillingsudvalget der har ansvaret for at attesten bliver indhentet.

Vurderingen
Hvis attesten ikke er ren, vurderer formanden for indstillingsudvalget, evt. med inddragelse af kommunaldirektøren, om det skal have ansættelsesmæssige konsekvenser. At en straffeattest ikke er ren, betyder ikke nødvendigvis, at medarbejderen ikke kan blive ansat, idet det vil afhænge af, om bemærkningen på attesten er relevant (belastende) i forhold til stillingen.

Formanden for indstillingsudvalget sender besked til lønkontoret når børne- og/eller straffeattesten er modtaget og vurderet acceptabel i forhold til ansættelsen. Efterfølgende makulerer formanden attesten/attesterne.

Ærø Kommunes lønpolitik skal sammen med personalepolitikken i øvrigt understøtte kommunens værdigrundlag, udviklingsstrategi og konkrete opgavevaretagelse.

Lønpolitikken skal fremme rekruttering, udvikling og fastholdelse af dygtige og engagerede medarbejdere.

Løndannelsen skal vise en synlig sammenhæng mellem funktioner, kvalifikationer og resultater på den ene side og løn på den anden.

Den konkrete lønfastsættelse skal baseres på klare begrundelser, og der skal på tværs i organisationen ydes lige løn for lige funktioner, kvalifikationer eller resultater.

Der lægges vægt på, at en medarbejders løn skal fastsættes på grundlag af en konkret gennemgang af medarbejderens funktioner, kvalifikationer og resultater.

Ved den konkrete lønfastsættelse rettes en særlig opmærksomhed på den funktion, den kvalifikation eller det resultat, der har en særlig værdi for kommunen.

Særlig indsatsområder

Kommunalbestyrelsen og Direktionen kan udpege særlige indsatsområder, der skal tilgodeses ved løndannelsen. Forhandlings- og aftalekompetence

Kommunens forhandlings- og aftalekompetence i forbindelse med løndannelsen samt ansvaret for den økonomiske styring af løndannelsen fordeles organisatorisk således:

1. Kommunaldirektørens lønforhold fastsættes ved central aftale.
2. De øvrige direktørers lønforhold er borgmesterens og kommunaldirektørens anliggende.
3. Lønforholdene for chefer og decentrale ledere med rammebevilling er direktionens anliggende.
4. Lønforholdene for medarbejdere og ledere i øvrigt i de decentrale enheder er et anliggende for den berørte leder.

Drøftelse af den overordnede lønpolitik

Kommunens lønpolitik skal løbende drøftes i Hovedudvalget og kan tages op som et emne i det årlige møde, der i henhold til den lokale MED-aftale skal afholdes mellem Økonomiudvalget og Hovedudvalget.

Årlig lønforhandling

Der afholdes årlige lønforhandlinger imellem kommunen og de respektive forhandlingsberettigede personaleorganisationer i henhold til gældende centralt aftalte aftaler.

Såfremt der skal være en årlig forhandling, søges denne afholdt i 1. halvår, i overenskomstår dog i 2. halvår. Lønændringer, der aftales i den årlige forhandling, har, medmindre andet aftales, virkning fra den 1. januar i forhandlingsåret, i overenskomstår dog fra den 1. april i forhandlingsåret.

Den årlige forhandling afvikles således:

1. En dato for forhandling aftales og samtidig aftales en dato for udveksling af forhandlingsoplæg.
2. Kommunen stiller relevant statistikmateriale, personaleoversigter mv. til rådighed for forhandlingen.
3. Der udveksles forhandlingsoplæg.
4. Forhandlingen gennemføres enten i et møde, telefonisk eller pr. mail, og den berørte leder sørger for, at der udfærdiges referat. Aftalte lønændringer meddeles til Løn og Økonomi.

Nyansættelser

Den berørte leder, forhandler og indgår aftale om den tiltrædende medarbejders lønforhold med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Løbende forhandlinger for allerede ansatte

Der kan kun undtagelsesvist, når helt særlige omstændigheder foreligger, aftales lønændringer for allerede ansatte uden for den årlige forhandling.

I givet fald er det den berørte leder, der forhandler og indgår aftale med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Stillingsændringer og omstruktureringer

Den decentrale leder kan med inddragelse af de direkte berørte medarbejdere, MED-organet og de forhandlingsberettigede personaleorganisationer træffe beslutning om stillingsændringer og mindre omstruktureringer indenfor den decentrale enhed.

Lederen forhandler og indgår aftale om eventuelle lønkonsekvenser af ændringerne med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Direktionen træffer beslutning om væsentlige omstruktureringer. Direktionens beslutning træffes efter indstilling fra berørte ledere og med inddragelse af berørte medarbejdere, MED-organer og personaleorganisationer.

Lederen forhandler og indgår aftale om eventuelle lønkonsekvenser af ændringerne med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Ved meget omfattende ændringer forelægges sagen for Økonomiudvalget.

Lederen forhandler og indgår aftale om eventuelle lønkonsekvenser af ændringerne med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Ærø Kommune anser medarbejdernes trivsel og sundhed for at være en afgørende forudsætning for kommunens opgavevaretagelse.

Medarbejderne er kommunens vigtigste ressource, og kommunen kan kun lykkes i sin opgavevaretagelse, hvis medarbejderne trives med deres arbejde.

For at skabe grobund for medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde skal der overalt i organisationen løbende arbejdes for, at alle medarbejdere kan have et trygt og inspirerende arbejdsmiljø og et interessant arbejdsindhold.

I den forbindelse skal medarbejdere og ledere på hver arbejdsplads i fællesskab arbejde for:

• at såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø løbende vurderes og forbedres.
• at alle medarbejdere oplever at have et meningsfuldt og varieret arbejde.
• at arbejdsklimaet og omgangstonen er præget af gensidig værdsættelse.
• at hver medarbejder sikres reel medindflydelse på sin egen og arbejdspladsens arbejdssituation.
• at hver medarbejder involverer sig og tager medansvar for både sin egen faglige og personlige udvikling og for udviklingen af arbejdspladsen.
• at alle ansatte oplever balance mellem arbejdsliv og privatliv.
• at vold og trusler om vold, stress, mobning og chikane forebygges, identificeres og håndteres.
• at der følges op på såvel eget som andres sygefravær, så den fraværende bevarer kontakten til arbejdspladsen.
• at der skabes relevante sundhedsfremmende tilbud.

Ærø Kommune har indført røgfri arbejdsplads/tid, hvilket betyder, at kommunens ansatte/kommunalbestyrelsesmedlemmer ikke må ryge på kommunens matrikler eller øvrige ejendomme, samt ligeledes, når de repræsenterer kommunen, ude i det offentlige rum.

E-cigaretter sidestilles med tobakscigaretter.

Det er tilladt at ryge i eget hjem f.eks. ved hjemmearbejde eller i selvbetalte pauser udenfor kommunens matrikler og uden uniform.  I dagplejehjem må der ikke ryges i åbningstiden, og der må heller ikke uden for åbningstiden ryges i de lokaler, der er indrettet til børnene.

Ved eksterne aktiviteter f.eks. kurser, konferencer mm. er det tilladt at ryge, når den kommunale repræsentation er afsluttet.

Ved deltagelse på lejrskole eller andre aktiviteter over flere dage, hvor de ansatte er på arbejde under hele turen fastlægges mulighederne for rygning af det Fælles MED-udvalg.

Kommunens ansatte må ikke være påvirket af alkohol eller andre rusmidler i arbejdstiden.

Der må ikke indtages alkohol eller andre rusmidler i arbejdstiden eller i pauser, uanset om pausen indregnes i arbejdstiden eller ej. Ved festligholdelse af mærkedage og lignende kan der dog undtagelsesvist gives de ansatte tilladelse til at nyde alkohol i mindre omfang, hvis det er foreneligt med arbejdets udførelse.

Der må i det daglige ikke forefindes alkohol eller andre rusmidler på kontorer eller i andre arbejdslokaler. Der kan dog forekomme kommunale arbejdspladser, hvor borgere har mulighed for at indtage alkohol, hvor det således er i orden, at der forefindes alkohol på arbejdspladsen. Dette er fx tilfældet ved vielsesceremonier, passagerer på færgerne, borgere på plejehjem osv.

Ved særlige lejligheder (for eksempel julefrokost) kan der udenfor arbejdstiden og kommunal repræsentation indtages alkohol ved kommunale opholdsrum, efter aftale med nærmeste leder.

Ved eksterne aktiviteter f.eks. kurser, konferencer mm. er det tilladt at nyde alkohol i mindre omfang, når den kommunale repræsentation er afsluttet.

Ved deltagelse i andre aktiviteter over flere dage, hvor de ansatte er på arbejde under hele turen fastlægges mulighederne for at nyde alkohol i mindre omfang, såfremt det er foreneligt med arbejdets udførelse, af det Fælles MED-udvalg.

Misbrugsproblemer

Misbrugsproblemer er ikke en privat sag.  Ærø kommune ønsker at der på alle arbejdspladser er åbenhed og tillid til at italesætte misbrugsproblemer og at der er en fælles forståelse for, at fortielse er misforstået loyalitet, således at det er et fælles ansvar at forebygge misbrug og yde aktiv hjælp til en kollega, der kommer ud i et misbrugsproblem.

En misbrugsramt medarbejder, eller dennes familie/pårørende kan til en hver tid kontakte den berørte leder for råd, vejledning og hjælp ved tilrettelæggelse af et behandlingsforløb. En sådan henvendelse vil altid blive behandlet fortroligt af lederen.

Kommunen er indstillet på, at en misbrugsramt medarbejder eller leder, der gennemfører behandling og kommer ud af sit misbrug, kan bevare sin ansættelse, hvis andre forhold ikke taler imod dette

Kommunen ønsker, at der på alle arbejdssteder skal være et åbent og inspirerende arbejdsfællesskab, præget af kollegial opbakning og evne til at udtrykke anerkendelse over for hinanden.

I henhold til Trepartsaftalen fra 2007 skal kommunen opstille måltal for, hvor stor en andel af de kommunale medarbejdere, der skal være indvandrere eller efterkommere med ikke-vestlig baggrund.

Ærø kommunes mål er, at personalesammensætningen i Ærø Kommune afspejler den samlede arbejdsstyrke på Ærø.

Det er et fælles ansvar for alle medarbejdere at arbejde for at fremme ligestilling mellem kønnene og modvirke diskrimination på grund af hudfarve, etnisk baggrund, seksuel orientering, religiøs tro eller politisk overbevisning.

Ærø kommune er indstillet på at tage et socialt medansvar og forholder sig positivt til ansættelse af medarbejdere, der har svært ved at finde fodfæste på det ordinære arbejdsmarked.

Ved ansættelse på særlige vilkår skal de, der ansættes, understøttes i at opbygge et sådant selvværd og sådanne kvalifikationer, at de tilegner sig forudsætninger for at påbegynde en relevant uddannelse eller opnå ansættelse i et ordinært job.

Ligeledes har Ærø Kommune fokus på at medarbejdere under det sociale kapitel fastholder tilknytningen til arbejdsmarkedet, jf. de af Hovedudvalgets udarbejdede retningslinjer ”Procedureretningslinjer for det rummelige arbejdsmarked i Ærø Kommune”.

Det forventes, at kolleger støtter medarbejdere, der ansættes på særlige vilkår og/eller efter det sociale kapitel, ved at:

• medvirke til, at disse medarbejdere får et relevant, kvalificerende og meningsfuldt arbejdsindhold
• inddrage disse medarbejdere i arbejdsstedets kultur og sociale liv
• stå til rådighed med kollegial rådgivning og sparring

Anmeldelse af en arbejdsulykke/arbejdsskade skal ske hurtigst muligt. Arbejdsgiveren har pligt til at anmelde alle arbejdsulykker/arbejdsskader senest 9 dage efter hændelsen.

Anmeldelse foretages på en blanket, der udleveres af den decentrale leder. Blanketten kan rekvireres hos forsikringsmedarbejderen i Teknisk afdeling.

Den ansatte og dennes nærmeste leder udfylder som udgangspunkt i fællesskab en skadesanmeldelse, der afleveres til kommunens forsikringsmedarbejder i Teknisk afdeling.  

Forsikringsmedarbejderen sørger for registrering i Easy, og vurderer om sagen skal videre til AES. Samtidig med anmeldelsen af arbejdsskaden orienterer den decentrale leder den berørte arbejdsmiljørepræsentant.

Medarbejderen kan også selv, eventuelt i samarbejde med egen læge eller den faglige organisation, udfylde en skadesanmeldelse og aflevere den hos kommunens forsikringsmedarbejder. I så fald skal medarbejderen orientere sin leder herom og aflevere en kopi af anmeldelsen til lederen.
For yderligere information henvises til www.arbejdstilsynet.dk

Retningslinjer vedr. anmeldelse af fysisk og/eller psykisk vold fremgår af bilag 3.08 og bilag 3.09 samt de enkelte arbejdssteders beredskabsplaner for dette.

Ærø Kommune lægger vægt på, at der overalt i organisationen arbejdes systematisk og løbende med at vedligeholde og udvikle medarbejdernes kompetencer.

Medarbejderne er den vigtigste ressource i kommunens opgaveløsning, og medarbejderne skal til enhver tid have kompetencer, der kan sikre, at kommunens opgaver løses på det niveau, kommunalbestyrelsen fastsætter.

Kommunen anser kompetenceudvikling af medarbejderne for at være en afgørende faktor i kommunens udviklingsindsats.

Der skal både arbejdes med at udvikle specifikt faglige kvalifikationer og mere generelle, personlige kompetencer, såsom evne til at samarbejde med kolleger og borgere, evne til arbejde selvstændigt, evne til at arbejde under pres, forandringsparathed, mod til at tage ansvar og kompetencer til at anvende ny teknologi.

Ansvaret for arbejdet med kompetenceudvikling påhviler primært kommunens ledere, men kommunen forventer, at den enkelte medarbejder og den enkelte medarbejdergruppe tager medansvar for at vedligeholde og øge egne kvalifikationer og aktivt opsøger og foreslår relevante efter- og videreuddannelsesmuligheder.

Ærø Kommune lægger vægt på, at alle fratrædelsessager behandles omhyggeligt og korrekt med behørig respekt for den berørte medarbejder.

I de fleste tilfælde forløber en fratrædelsessag helt uproblematisk på baggrund af medarbejderens ønske om at skifte job eller overgå til efterløn eller pension.

I disse tilfælde forberedes fratrædelsen i gensidig forståelse mellem den fratrædende medarbejder og dennes leder i en løbende dialog, der så vidt muligt påbegyndes i god tid inden fratrædelsestidspunktet.

Indimellem kan der opstå situationer, hvor kommunen ser sig nødsaget til at indlede en afskedigelsessag mod en medarbejder imod medarbejderens ønske.

Årsagen hertil kan for eksempel være arbejdsmangel, langvarig sygdom eller misligholdelse.

Er der tale om arbejdsmangel, fx pga. besparelser eller organisatoriske ændringer, orienterer kommunen i så god tid, dette lader sig gøre, berørte personaleorganisationer, MED-organer og medarbejderrepræsentanter om situationen, og kommunen indleder forhandlinger med personaleorganisationerne om den personalereduktionsproces, der påtænkes iværksat.

Indleder kommunen herefter en konkret afskedigelsessag mod en medarbejder, lægges der vægt på, at

medarbejderen behandles korrekt og værdigt, og at kommunen søger at hjælpe medarbejderen med at komme videre efter fratrædelsen.

Er der tale om langvarigt eller hyppigt sygefravær, misligholdelse, udeblivelse, samarbejdsvanskeligheder eller andet, der kan henføres til medarbejderen, stilles der særlige krav til kommunens sagsbehandling, herunder til beskrivelse og dokumentation af afskedigelsesgrundlaget.

Det er væsentligt, at den berørte medarbejder også i disse vanskelige sager behandles værdigt.

Kommunen lægger vægt på, at der i forbindelse med alle fratrædelsessager arbejdes for, at den viden og de kompetencer, som den fratrædende medarbejder har, og som kommunen har brug for, bevares i organisationen.