Indledning

Det er Ærø Kommunes opgave at skabe de bedst mulige forudsætninger for at bo, arbejde og leve på Ærø.

Kommunen ønsker at være en dynamisk, lærende organisation, der løser denne opgave så godt som muligt i et samarbejde med det omgivende samfund og i takt med tidens udfordringer.

Medarbejderne er kommunens vigtigste ressource i opgaveløsningen.

Skal opgaven løses med succes, er det nødvendigt, at kommunen har dygtige medarbejdere, der tager medansvar.

Derfor lægges der vægt på, at alle medarbejdere har et trygt og stimulerende arbejdsmiljø og et interessant arbejdsindhold, og at der løbende arbejdes for at tiltrække og fastholde dygtige og engagerede medarbejdere og for at udvikle medarbejdernes kompetencer.

Det er kommunens ønske, at denne personalepolitik vil inspirere til at gøre det attraktivt at være medarbejder i Ærø Kommune, og at den dermed vil medvirke til at optimere kommunens opgavevaretagelse til gavn for borgere og virksomheder på Ærø.

ANSÆTTELSE

Ærø Kommunes medarbejderstab skal samlet set matche kommunens behov for arbejdskraft.

Kommunen ønsker at rekruttere fagligt og menneskeligt kompetente medarbejdere, der har lyst til at engagere sig i kommunens opgaveløsning.

Der lægges vægt på, at der overalt i organisationen løbende arbejdes med at udvikle inspirerende arbejdsmiljøer og attraktive stillinger, der kan medvirke til at tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere.

Ved ansættelse af en ny medarbejder skal der arbejdes for, at den nye medarbejder hurtigt kommer på plads i sin nye arbejdssituation, både fagligt og socialt.

Det skal prioriteres at oprette elevpladser, både af hensyn til kommunens fremtidige opgavevaretagelse og for at tage et mere generelt medansvar for udviklingen af Ærø.

Ved rekruttering af en ny medarbejder til en konkret stilling lægges der vægt på:

  • at den nye medarbejders faglige og menneskelige kvalifikationer matcher opgaverne i den ledige stilling og de samarbejdsrelationer, medarbejderen skal indgå i.
  • at den nye medarbejder har et personligt drive og en lyst til at engagere sig og udvikle sig fagligt og personligt.
  • at kommunen skal være en rummelig organisation med en bred og repræsentativt sammensat medarbejderstab, der afspejler det omgivende samfund.
  • at der tilrettelægges en passende ansættelsesproces, der er afstemt efter de konkrete omstændigheder og interesser.
  • at der sigtes mod at fremfinde og ansætte den person, der ud fra en helhedsvurdering er den bedst kvalificerede til den ledige stilling.

Som udgangspunkt skal alle ledige stillinger besættes efter opslag.

LØN

Ærø Kommunes lønpolitik skal sammen med personalepolitikken i øvrigt understøtte kommunens værdigrundlag, udviklingsstrategi og konkrete opgavevaretagelse.

Lønpolitikken skal fremme rekruttering, udvikling og fastholdelse af dygtige og engagerede medarbejdere.

Løndannelsen skal vise en synlig sammenhæng mellem funktioner, kvalifikationer og resultater på den ene side og løn på den anden.

Den konkrete lønfastsættelse skal baseres på klare begrundelser, og der skal på tværs i organisationen ydes lige løn for lige funktioner, kvalifikationer eller resultater.

Der lægges vægt på, at en medarbejders løn skal fastsættes på grundlag af en konkret gennemgang af medarbejderens funktioner, kvalifikationer og resultater.

Ved den konkrete lønfastsættelse rettes en særlig opmærksomhed på den funktion, den kvalifikation eller det resultat, der har en særlig værdi for kommunen.

TRIVSEL OG SUNDHED

Ærø Kommune anser medarbejdernes trivsel og sundhed for at være en afgørende forudsætning for kommunens opgavevaretagelse.

Medarbejderne er kommunens vigtigste ressource, og kommunen kan kun lykkes i sin opgavevaretagelse, hvis medarbejderne trives med deres arbejde.

For at skabe grobund for medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde skal der overalt i organisationen løbende arbejdes for, at alle medarbejdere kan have et trygt og inspirerende arbejdsmiljø og et interessant arbejdsindhold.

I den forbindelse skal medarbejdere og ledere på hver arbejdsplads i fællesskab arbejde for:

  • at såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø løbende vurderes og forbedres.
  • at alle medarbejdere oplever at have et meningsfuldt og varieret arbejde.
  • at arbejdsklimaet og omgangstonen er præget af gensidig værdsættelse.
  • at hver medarbejder sikres reel medindflydelse på sin egen og arbejdspladsens arbejdssituation.
  • at hver medarbejder involverer sig og tager medansvar for både sin egen faglige og personlige udvikling og for udviklingen af arbejdspladsen.
  • at alle ansatte oplever balance mellem arbejdsliv og privatliv.
  • at vold og trusler om vold, stress, mobning og chikane forebygges, identificeres og håndteres.
  • at der følges op på såvel eget som andres sygefravær, så den fraværende bevarer kontakten til arbejdspladsen.
  • at der skabes relevante sundhedsfremmende tilbud.

KOMPETENCEUDVIKLING

Ærø Kommune lægger vægt på, at der overalt i organisationen arbejdes systematisk og løbende med at vedligeholde og udvikle medarbejdernes kompetencer.

Medarbejderne er den vigtigste ressource i kommunens opgaveløsning, og medarbejderne skal til enhver tid have kompetencer, der kan sikre, at kommunens opgaver løses på det niveau, kommunalbestyrelsen fastsætter.

Kommunen anser kompetenceudvikling af medarbejderne for at være en afgørende faktor i kommunens udviklingsindsats.

Der skal både arbejdes med at udvikle specifikt faglige kvalifikationer og mere generelle, personlige kompetencer, såsom evne til at samarbejde med kolleger og borgere, evne til arbejde selvstændigt, evne til at arbejde under pres, forandringsparathed, mod til at tage ansvar og kompetencer til at anvende ny teknologi.

Ansvaret for arbejdet med kompetenceudvikling påhviler primært kommunens ledere, men kommunen forventer, at den enkelte medarbejder og den enkelte medarbejdergruppe tager medansvar for at vedligeholde og øge egne kvalifikationer og aktivt opsøger og foreslår relevante efter- og videreuddannelsesmuligheder.

FRATRÆDELSE

Ærø Kommune lægger vægt på, at alle fratrædelsessager behandles omhyggeligt og korrekt med behørig respekt for den berørte medarbejder.

I de fleste tilfælde forløber en fratrædelsessag helt uproblematisk på baggrund af medarbejderens ønske om at skifte job eller overgå til efterløn eller pension.

I disse tilfælde forberedes fratrædelsen i gensidig forståelse mellem den fratrædende medarbejder og dennes leder i en løbende dialog, der så vidt muligt påbegyndes i god tid inden fratrædelsestidspunktet.

Indimellem kan der opstå situationer, hvor kommunen ser sig nødsaget til at indlede en afskedigelsessag mod en medarbejder imod medarbejderens ønske.

Årsagen hertil kan fx være arbejdsmangel, langvarig sygdom eller misligholdelse.

Er der tale om arbejdsmangel, fx pga. besparelser eller organisatoriske ændringer, orienterer kommunen i så god tid, dette lader sig gøre, berørte personaleorganisationer, MED-organer og medarbejderrepræsentanter om situationen, og kommunen indleder forhandlinger med personaleorganisationerne om den personalereduktionsproces, der påtænkes iværksat.

Indleder kommunen herefter en konkret afskedigelsessag mod en medarbejder, lægges der vægt på, at medarbejderen behandles korrekt og værdigt, og at kommunen søger at hjælpe medarbejderen med at komme videre efter fratrædelsen.

Er der tale om langvarigt eller hyppigt sygefravær, misligholdelse, udeblivelse, samarbejdsvanskeligheder eller andet, der kan henføres til medarbejderen, stilles der særlige krav til kommunens sagsbehandling, herunder til beskrivelse og dokumentation af afskedigelsesgrundlaget.

Det er væsentligt, at den berørte medarbejder også i disse vanskelige sager behandles værdigt.

Kommunen lægger vægt på, at der i forbindelse med alle fratrædelsessager arbejdes for, at den viden og de kompetencer, som den fratrædende medarbejder har, og som kommunen har brug for, bevares i organisationen.

Bilag 0.01 Ærø Kommunes værdigrundlag

Sammen kan vi mere:

Vi er troværdige samarbejdspartnere, der samarbejder på tværs såvel internt som eksternt. Vi skaber de bedste resultater sammen med borgere, erhvervslivet og det offentlige. På den måde skaber vi ejerskab til fælles løsninger. Vi kan sammen skabe bedre løsninger med forskellige perspektiver og viden. Vi udnytter et stærkt fællesskab på Ærø til at skabe lokale løsninger. Vi samarbejder på tværs af kommune- og landegrænser. Vi er åbne for input udefra.

Det åbne miljø:

Nærhed og åbenhed går hånd i hånd i Ærø Kommune.  Vores størrelse gør os smidige i forhold til hurtigt at løse opgaver på tværs af fagområder.  Det lokale ø-miljø skaber en samhørighedsfølelse, der styrker kommunikationen mellem borger og kommune.

Mod til udvikling:

På Ærø tør vi gå foran. Vi er skabende og nysgerrige i et miljø, hvor tilliden dyrkes og udvikles. Vi afsøger nye muligheder og tilegner os viden og kompetencer, så vi kan tilbyde løsninger til fælles bedste. Med nytænkning og fornyelse skaber vi liv og vækst.

Godkendt af Ærø Kommunalbestyrelse, den 25. april 2019

 

Ole Wej Petersen                                     /                     Allan Krogh Filtenborg

Borgmester                                                                    Kommunaldirektør

Bilag 0.02

Bilag 0.02 - Organisationsdiagram Ærø Kommunes ledelsesstruktur

Billde af Ærø kommunes organistationsdiagram

Bilag 1.01- Ansættelsesprocedure
Generelt

En stilling, der er opslået ledig, skal besættes af den bedst kvalificerede ansøger.

Ansættelsesmyndigheden i henhold til kommunens kompetencefordelingsplan, jf. bilag 0.02 -og 1.04 træffer alle væsentlige beslutninger i ansættelsessager med inddragelse af repræsentanter for berørte medarbejdergrupper og brugergrupper. Det påhviler ansættelsesmyndigheden at sikre, at alle der inddrages i ansættelsesproceduren er habile i forhold til den konkrete ansættelse.

Udgangspunktet for en ansættelsessag er, at ansættelsesmyndigheden efter en samlet vurdering af arbejdssituationen og personalesituationen beslutter, at ledige timer skal besættes.

Fastansat

Indstillingsudvalg

Ansættelsesmyndigheden nedsætter et indstillingsudvalg. Den berørte tillidsrepræsentant skal være medlem af indstillingsudvalget. Herudover skal andre relevante medarbejderinteresser og brugerinteresser være repræsenteret.

Tilbud til deltidsansatte

I forbindelse med, at permanente timer skal besættes, skal disse timer først tilbydes til deltidsansatte medarbejdere i henhold til procedureregler, der fastsættes endeligt decentralt med respekt af overordnede centrale aftaler, jf. bilag 1.05. Hvis det ikke herigennem lykkes at besætte alle ledige timer, skal de resterende timer opslås. For at spare tid kan eksternt opslag af de ledige timer eventuelt foretages parallelt med det interne udbud (i givet fald kan der dog først tages stilling til eksterne ansøgninger, hvis det viser sig umuligt at sikre en forsvarlig opgavevaretagelse ved tildeling af timerne til deltidsansatte).

Når det er afgjort, at ledige timer skal opslås, følges følgende retningslinjer:

Stillingsopslag

Ansættelsesmyndigheden udarbejder et stillingsopslag. Indstillingsudvalget inddrages i denne opgave. Det er vigtigt at afsætte den fornødne tid til udarbejdelse af stillingsopslaget.

Stillingsopslaget skal indeholde oplysning om navn og adresse på den administrative enhed, som ansøgningen skal sendes til, samt oplysninger om stillingsbetegnelse, beskæftigelsesgrad, løn- og øvrige ansættelsesvilkår, tiltrædelsesdato og ansøgningsfrist.

Ved opslag af stillinger på Børn- og ungeområdet, på Ældre- og sundhedsområdet, samt på Voksenhandicapområdet, skal der i opslaget gøres opmærksom på, at ansættelse forudsætter, at den, der ansættes, har en tilfredsstillende børneattest og/eller straffeattest i forhold til den konkrete stilling, jf. bilag 1.06.

Faste stillinger skal som udgangspunkt opslås eksternt. Ved omorganiseringer og i andre særlige tilfælde kan faste stillinger dog besættes efter internt stillingsopslag eller helt uden opslag, såfremt der er enighed om det i indstillingsudvalget. For tjenestemænd skal reglerne for KL's tjenestemandsregulativ dog følges. Ansøgningsfristen skal normalt være min. 14 dage.

Ansættelsesmyndigheden har ansvaret for, at ledige stillinger annonceres. Ledige stillinger, der skal opslås eksternt, annonceres i Ærø Ugeavis under "Ærø Kommune informerer", på kommunens hjemmeside, på Ærøportalen samt på den landsdækkende jobportal, som kommunen har indgået samarbejdsaftale med.

Ansættelsesmyndigheden beslutter, i hvilke medier i øvrigt stillingen skal annonceres, og kan i den forbindelse beslutte, at der i andre medier eventuelt blot bringes en henvisningsannonce, der henviser til den egentlige stillingsannonce, fx på kommunens hjemmeside. Indstillingsudvalget inddrages i denne beslutning. Ansættelsesmyndigheden sørger for indrykningen af stillingsannoncen i de valgte medier. Sekretariatet og Løn og Økonomi inddrages efter behov i denne opgave.

Ansøgninger

Ansættelsesmyndigheden modtager og registrerer ansøgninger og udsender bekræftelse på modtagelsen til ansøgerne.

De indkomne ansøgninger fremsendes til indstillingsudvalget, der udvælger og indkalder ansøgere til samtale.

Fortrinsret på grund af handicap

Ved besættelse af en ledig stilling er offentlige arbejdsgivere forpligtet til at give en person, der på grund af handicap har vanskeligt ved at få beskæftigelse på det almindelige arbejdsmarked, fortrinsadgang til den ledige stilling, hvis personen med handicap, efter arbejdsgiverens vurdering, er lige så kvalificeret som de øvrige ansøgere.

Indstillingsudvalget skal være opmærksomt på, om der er ansøgere der påberåber sig fortrinsret på grund af handicap. Jf. ”Bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.” skal disse ansøgere altid, såfremt de opfylder de formelle uddannelseskrav til stillingen, indkaldes til samtale, ligesom der skal forhandles med jobcentret i ansøgerens bopælskommune inden evt. afslag til ansøgeren og tilbud om ansættelse til anden kandidat gives. Forhandlingen har til formål at sikre, at et evt. afslag ikke gives på baggrund af ansøgerens handicap, med de deraf udfordringer for arbejdspladsen, og som evt. kunne udlignes/formindskes ved bevilling af hjælpemidler eller andre kompenserende foranstaltninger. Der er ingen formelle retskrav om proceduren for forhandling med jobcentret, eller for svarfrist fra jobcentret. Indstillingsudvalget skal således være opmærksomt på, i forhandlingen, at anmode om tilbagemelding indenfor en given tid (må ikke være urimelig kort), af hensyn til den videre ansættelsesproces. I forhandlingen skal fremgå den reelle årsag til afslaget, samt høre jobcentret af, om de har indvendinger til afslaget.

Ønsker man at ansætte personen med handicap, men at der er visse barrierer på grund af handicappet, skal man med jobcentret drøfte mulighed for rimelig tilpasning, samt muligheden for handicapkompenserende ordninger.

Er man i tvivl, vil den centrale HR-medarbejder være behjælpelig.

Ansættelsessamtale

Indstillingsudvalget har på forhånd overvejet, hvilke spørgsmål der skal stilles ansøgeren, således at ansættelsessamtalen bliver så struktureret som muligt.

Samtalen vil primært skulle handle om stillingens indhold og ansvar og ansøgerens kvalifikationer.

I øvrigt skal følgende emner berøres:

  1. Tiltrædelsestidspunkt.
  2. Ansøgerens forventning til lønindplacering.
  3. Ansættelsesvilkår i øvrigt, herunder information om relevante love og aftaler, herunder den eventuelle overenskomst, som ansættelsen er omfattet af.
  4. Information om, hvornår der træffes beslutning om, hvem der tilbydes stillingen, samt om, hvordan ansøgeren får besked.
  5. Accept fra ansøgeren til, at der kan indhentes udtalelser (evt. telefonisk hos referencepersoner).
  6. Evt. krav om prøvetid.
  7. Information om kommunes regler om indhentning af børneattest og/eller straffeattest, jf. bilag 1.06. Den berørte leder er ansvarlig for afviklingen af ansættelsessamtalen.

Der ydes transportgodtgørelse til ansøgere, der har bopæl uden for Ærø. Godtgørelsen udgør prisen for en tur/retur personbillet med færgen.

Beslutning

Efter indstilling fra indstillingsudvalget træffer ansættelsesmyndigheden afgørelse om, hvem der skal tilbydes ansættelse.

Ansættelsesmyndigheden fremsender skriftligt tilbud om ansættelse til den udvalgte ansøger.

Umiddelbart efter at den pågældende har accepteret ansættelsen, meddeler ansættelsesmyndigheden skriftligt afslag til de øvrige ansøgere.

Ansættelsesmyndigheden forhandler og indgår aftale om den nye medarbejders lønforhold med den forhandlingsberettigede personaleorganisation, evt. assisteret af Løn og Økonomi.

Ansættelsesmyndigheden drager omsorg for:

  1. At der indhentes børneattest og/eller straffeattest, såfremt dette er påkrævet jf. bilag 1.06.
  2. At ansættelsesoplysningerne registreres i den ansattes personalesag.
  3. At der udfærdiges ansættelsesbrev.
  4. At ansættelsesbrevet fremsendes til den ansatte.

Såfremt ansættelsesmyndigheden ønsker det, kan pkt. 1-4 aftales udført af Løn og Økonomi.

Tidsbegrænset ansat

Love og overordnede aftaler omkring tidsbegrænsede ansættelser, herunder rammeaftale om tidsbegrænset ansættelse, skal respekteres.

Der indhentes børneattest og/eller straffeattest, jf. bilag 1.06.

Ansættelsesmyndigheden tilrettelægger og gennemfører ansættelsesproceduren med inddragelse af den berørte tillidsrepræsentant.

Ansættelsesproceduren afstemmes efter de konkrete omstændigheder og interesser.

Bilag 1.02 - Frigørelsesattest

Som udgangspunkt udstedes ikke frigørelsesattest til fast ansatte i Ærø Kommune.

Ansættelsesmyndigheden kan beslutte, at der udstedes frigørelsesattest til midlertidigt ansatte. En frigørelsesattest gælder kun for et år.

Ansættelsesmyndigheden skal være opmærksom på, at en medarbejder, der er udstedt frigørelsesattest til, står til rådighed for arbejdsmarkedet og i givet fald skal acceptere et tilbud om job på et højere timetal med øjeblikkeligt varsel.

Såfremt det besluttes, at der skal udstedes frigørelsesattest, rekvirerer den ansatte en attest hos sin A-kasse og fremsender denne til Løn og Økonomi for påtegning.

Bilag 1.03 - Introduktion og evaluering

Introduktion

Ærø kommune lægger vægt på at give alle nye kolleger en god start i den nye stilling.

Det er et fælles ansvar at tage sig godt af nye kolleger, men der påhviler ledere et særligt ansvar for at informere og introducere enhver nyansat om stillingens indhold, mål og rammer og give et generelt indblik i de formelle og uformelle regler, traditioner og rutiner, der præger arbejdsstedet.

Der er udarbejdet en fælles guideline, som sørger for dette overordnet sker ens i alle afdelinger og ved alle decentrale enheder. Denne kan rekvireres i Løn & Økonomi (på intra, når det kommer). 
Det er den decentrale enheds ansvar at sørge for at introduktionen er tilpasset det fagområde, som den nye kollega, skal introduceres til.

Husk at inddrage den nye medarbejder i processen. Vi lærer og forstår forskelligt.

Alle kolleger skal bidrage til, at den nyansatte hurtigt bliver fortrolig med Ærø kommune som organisation og bliver i stand til at fungere godt i stillingen.

Evaluering/opfølgning

Den berørte leder afholder en evalueringssamtale med den nyansatte senest en måned efter tiltrædelsen. Lederen tager initiativ til samtalen og informerer allerede ved ansættelsen den ansatte om samtalen.

I samtalen gøres status for den første måned, og det drøftes om der er anledning til at ændre i medarbejderens arbejdssituation.

Inden der er gået 3 måneder skal der slutteligt afholdes en opfølgningssamtale, hvor der gøres op, om det er en samarbejde der skal fortsætte. Det er tilrådeligt at afholde en evalueringssamtale efter 2 måneder også, for at følge op på det aftalte ved den første evalueringssamtale.

Bilag 1.04 - Kompetencefordelingsplan i forbindelse med ansættelser og afskedigelser

Ansættelses- og afskedigelseskompetencen i Ærø Kommune fordeles således:

  • Kommunalbestyrelsen ansætter og afskediger medlemmer af direktionen.
  • Direktionen ansætter og afskediger chefer og decentrale ledere.
  • I øvrigt ansætter og afskediger den berørte leder medarbejdere, der organisatorisk er placeret under den pågældende, jf. bilag 0.02.
  • Tillidsrepræsentanter samt øvrige relevante medarbejder- og brugerrepræsentanter inddrages i alle fastansættelser, jf. bilag 1.01.

HR inddrages i alle uansøgte afskedigelser.

Bilag 1.05 - Deltidsansattes adgang til et højere timetal

KL og KTO har ved OK11 fornyet -"Aftale om deltidsansattes adgang til et højere timetal", der oprindelig blev indgået i 2007. Den nye aftale har virkning fra 1/4 2011.

Aftalen indebærer:

  • at deltidsansatte, der enten er fastansatte eller tidsbegrænset ansatte med mindst 1 måneds beskæftigelse, skal have adgang til at søge ledige permanente timer, der er opstået ved stillingsledighed eller opnormering.
  • at der ikke herved sker en tilsidesættelse af arbejdsgiverens ret til at bestemme, at en stilling helt eller delvist skal nedlægges.
  • at arbejdsgiveren har pligt til at tilbyde deltidsansatte på "et tjenestested" ledige timer, der opstår på tjenestestedet.
  • at begrebet tjenestested defineres af arbejdsgiveren efter forudgående drøftelse i det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesorgan (Hovedudvalget) - fx: en børnehave eller begge børnehaver; hele ældre- og sundhedsområdet eller det enkelte team mv.
  • at TR skal orienteres bedst muligt, såfremt arbejdsgiveren konkret og aktuelt ønsker at definere tjenestestedet på en anden måde, end det er fastsat efter drøftelsen i det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesorgan (Hovedudvalget).
  • at tilbudspligten som udgangspunkt gælder inden for det overenskomstområde, som de ledige timer er fastsat til (således, at fx at ledige pædagogtimer tilbydes til pædagoger), men at arbejdsgiveren kan bestemme, at målgruppen udvides (således, at fx ledige pædagogtimer tilbydes til såvel pædagoger som pædagogmedhjælpere).
  • at der skal gennemføres et reelt udbud af ledige timer til deltidsansatte, inden timerne evt. besættes eksternt.
  • at arbejdsgiveren skal definere nærmere procedureregler for udbud af ledige timer til deltidsansatte efter forudgående drøftelse i MED-systemet.

Hovedudvalget har drøftet den oprindelige aftales implementering i Ærø Kommune i et møde den 12/2-08. På grundlag af denne drøftelse er følgende besluttet:

Vedr. definition af begrebet tjenestested

Kompetencen til at fastsætte tjenestestederne delegeres til Fælles Med-udvalgene og Med-organerne for de 3 decentrale enheder, der ikke er dækket af et Fælles Med-udvalg (Trekløveren, Redningsberedskabet og Biblioteket). I forbindelse med fastsættelsen af tjenestestederne tages bl.a. hensyn til:

  1. sammenhængen i opgavevaretagelsen (f.eks. nattevagtstimer / dagvagtstimer).
  2. geografien (f.eks. daginstitutionsområdet — Kernehuset / Mopælappen).
  3. risikoen for, at enheden bliver så lille, at der reelt slet ikke eller kun i begrænset omfang er mulighed for, at deltidsansatte kan tilbydes ledige timer.

Vedr. udbud af ledige timer til deltidsansatte

Lederen af det enkelte tjenestested fastsætter efter forudgående drøftelse i det berørte MED-organ nærmere procedureregler for udbud af ledige timer til deltidsansatte.

Til inspiration ved fastsættelsen af procedurereglerne bemærkes, at der ved et udbud af ledige timer til deltidsansatte bl.a. skal ske en afklaring af følgende forhold:

  • udarbejdelse af nærmere beskrivelse af de ledige timer: antal timer, arbejdsopgaver, arbejdstid, arbejdssted.
  • stillingtagen til, om timerne skal kunne fordeles på flere medarbejdere.
  • afklaring af, om tjenestestedet i det konkrete og aktuelle tilfælde skal defineres anderledes.
  • afklaring af målgruppe: overenskomstgruppen, timerne primært er fastsat til, eller en bredere gruppe.
  • stillingtagen til, om ansøgninger alene kan accepteres i skriftlig form, eller om en mundtlig tilkendegivelse kan være   tilstrækkelig.
  • stillingtagen til, om flere medarbejdere skal kunne indgive en fælles ansøgning med forslag til en samlet løsning.
  • fastsættelse af ansøgningsfrist.
  • oplysning om, hvor ansøgere kan rekvirere nærmere oplysninger.
  • oplysning om, hvem ansøgningen skal stiles til.
  • valg af intern kommunikationsform: mail, opslagstavle, intranet, personalemøde (det bør under alle omstændigheder sikres, at udbuddet sker skriftligt, og at medarbejdere, der er fraværende pga. sygdom, ferie mv. så vidt muligt får oplysning om udbuddet).
  • afklaring af, om der for at spare tid skal ske eksternt opslag af de ledige timer, parallelt med det interne udbud (i givet fald kan der først tages stilling til eksterne ansøgninger, hvis det viser sig umuligt at sikre en forsvarlig opgavevaretagelse ved tildeling af timerne til deltidsansatte)
  • afklaring af, hvorledes der tages stilling til indkomne ansøgninger og gives skriftlig tilbagemelding til alle ansøgere med begrundelse for afslag til de ansøgere, der ikke imødekommes.
  • stillingtagen til, hvordan den berørte tillidsrepræsentant bedst muligt inddrages ved tilrettelæggelsen af udbuddet samt ved den konkrete stillingtagen til ansøgninger.

Bilag 1.06 - Indhentning af børne- og/eller straffeattester

 Hvilke medarbejdere er omfattet:

Der skal indhentes børneattest på alle nyansatte i kommunen, der som led i udførelsen af deres opgaver har direkte kontakt med børn under 15 år, samt straffeattest på nyansatte indenfor Børne- og ungeområdet,  Ældre- og sundhedsområdet, samt Voksenhandicapområdet som har direkte kontakt med områdernes brugere – også ansatte i vikariater, tidsbegrænsede stillinger og praktikanter.

Stillingsannoncen

I stillingsopslaget gøres opmærksom på, at ansættelse i stillingen forudsætter, at ansøgeren har en tilfredsstillende attest i forhold til den konkrete stilling.

Annoncetekst:

”Der indhentes straffe- og/eller børneattest på den, der ønskes ansat i stillingen, og det er en forudsætning for ansættelsen, at straffeattesten og/eller børneattesten er tilfredsstillende i forhold til stillingen. Vurderingen foretages af formanden for indstillingsudvalget”.

Ansættelsessamtalen

Under ansættelsessamtalen skal formanden for indstillingsudvalget gøre den enkelte ansøger opmærksom på, at ansættelsen kræver, at han/hun kan fremvise en tilfredsstillende attest.

Formanden for indstillingsudvalget understreger, at der kun vil blive indhentet attest på den person, som ønskes ansat.

Formanden for indstillingsudvalget orienterer ansøgeren om, hvordan indhentning af attest rent praktisk vil foregå (se nedenfor under ”Efter ansættelsessamtalerne”).

Efter ansættelsessamtalerne

Når det er bestemt, hvilken ansøger der skal ansættes,  skal der indhentes børne- og/eller straffeattest.  Attesterne indhentes digitalt via politiets hjemmeside (www.politi.dk). Børneattesten indhentes af formanden for indstillingsudvalget, efter samtykke fra ansøgeren (digitalt). Straffeattesten indhenter ansøgeren selv, og videresender til formanden for indstillingsudvalget.

Se de nærmere regler for indhentelse af børne- og/eller straffeattest på politiets hjemmeside www.politi.dk.

Såfremt ansættelsesforholdet om fornødent påbegyndes inden attesten er modtaget og vurderet, skal dette ske med forbehold for tilfredsstillende attest, før endelig ansættelse kan finde sted.

Det er formanden for indstillingsudvalget der har ansvaret for at attesten bliver indhentet.

Vurderingen

Hvis attesten ikke er ren, vurderer formanden for indstillingsudvalget, evt. med inddragelse af kommunaldirektøren, om det skal have ansættelsesmæssige konsekvenser. At en straffeattest ikke er ren, betyder ikke nødvendigvis, at medarbejderen ikke kan blive ansat, idet det vil afhænge af, om bemærkningen på attesten er relevant (belastende) i forhold til stillingen.

Formanden for indstillingsudvalget sender besked til lønkontoret når børne- og/eller straffeattesten er modtaget og vurderet acceptabel i forhold til ansættelsen. Efterfølgende makulerer formanden attesten/attesterne                                                                                    

Bilag 2.01 - Kompetence- og rollefordeling i forbindelse med løndannelsen

Særlig indsatsområder

Kommunalbestyrelsen og Direktionen kan udpege særlige indsatsområder, der skal tilgodeses ved løndannelsen. Forhandlings- og aftalekompetence

Kommunens forhandlings- og aftalekompetence i forbindelse med løndannelsen samt ansvaret for den økonomiske styring af løndannelsen fordeles organisatorisk således:

  1. Kommunaldirektørens lønforhold fastsættes ved central aftale.
  2. De øvrige direktørers lønforhold er borgmesterens og kommunaldirektørens anliggende.
  3. Lønforholdene for chefer og decentrale ledere med rammebevilling er direktionens anliggende.
  4. Lønforholdene for medarbejdere og ledere i øvrigt i de decentrale enheder er et anliggende for berørte leder

Drøftelse af den overordnede lønpolitik

Kommunens lønpolitik skal løbende drøftes i Hovedudvalget og kan tages op som et emne i det årlige møde, der i henhold til den lokale MED-aftale skal afholdes mellem Økonomiudvalget og Hovedudvalget.

Bilag 2.02 - Procedureregler for lønforhandlinger

Årlig lønforhandling

Der afholdes årlige lønforhandlinger imellem kommunen og de respektive forhandlingsberettigede personaleorganisationer i henhold til gældende centralt aftalte aftaler.

Såfremt der skal være en årlig forhandling, søges denne afholdt i 1. halvår, i overenskomstår dog i 2. halvår. Lønændringer, der aftales i den årlige forhandling, har, medmindre andet aftales, virkning fra den 1. januar i forhandlingsåret, i overenskomstår dog fra den 1. april i forhandlingsåret.

Den årlige forhandling afvikles således:

  1. En dato for forhandling aftales og samtidig aftales en dato for udveksling af forhandlingsoplæg.
  2. Kommunen stiller relevant statistikmateriale, personaleoversigter mv. til rådighed for forhandlingen.
  3. Der udveksles forhandlingsoplæg.
  4. Forhandlingen gennemføres enten i et møde, telefonisk eller pr. mail, og den berørte leder sørger for, at der udfærdiges referat. Aftalte lønændringer meddeles til Løn og Økonomi.
     

Nyansættelser

Den berørte leder, forhandler og indgår aftale om den tiltrædende medarbejders lønforhold med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Løbende forhandlinger for allerede ansatte

Der kan kun undtagelsesvist, når helt særlige omstændigheder foreligger, aftales lønændringer for allerede ansatte uden for den årlige forhandling.

I givet fald er det den berørte leder, der forhandler og indgår aftale med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Stillingsændringer og omstruktureringer

Den decentrale leder kan med inddragelse af de direkte berørte medarbejdere, MED-organet og de forhandlingsberettigede personaleorganisationer træffe beslutning om stillingsændringer og mindre omstruktureringer indenfor den decentrale enhed.

Lederen forhandler og indgår aftale om eventuelle lønkonsekvenser af ændringerne med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Direktionen træffer beslutning om væsentlige omstruktureringer. Direktionens beslutning træffes efter indstilling fra berørte ledere og med inddragelse af berørte medarbejdere, MED-organer og personaleorganisationer.

Lederen forhandler og indgår aftale om eventuelle lønkonsekvenser af ændringerne med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Ved meget omfattende ændringer forelægges sagen for Økonomiudvalget.

Lederen forhandler og indgår aftale om eventuelle lønkonsekvenser af ændringerne med den forhandlingsberettigede personaleorganisation.

Bilag 3.01 - Rygepolitik

Ærø Kommune har indført røgfri arbejdsplads/tid, hvilket betyder, at kommunens ansatte/kommunalbestyrelsesmedlemmer ikke må ryge på kommunens matrikler eller øvrige ejendomme, samt ligeledes, når de repræsenterer kommunen, ude i det offentlige rum.

E-cigaretter sidestilles med tobakscigaretter.

Det er tilladt at ryge i eget hjem f.eks. ved hjemmearbejde eller i selvbetalte pauser udenfor kommunens matrikler og uden uniform.  I dagplejehjem må der ikke ryges i åbningstiden, og der må heller ikke uden for åbningstiden ryges i de lokaler, der er indrettet til børnene.

Ved eksterne aktiviteter f.eks. kurser, konferencer mm. er det tilladt at ryge, når den kommunale repræsentation er afsluttet.

Ved deltagelse på lejrskole eller andre aktiviteter over flere dage, hvor de ansatte er på arbejde under hele turen fastlægges mulighederne for rygning af det Fælles MED-udvalg.

 

Ovenstående træder i kraft den 01.03.2020.

Bilag 3.02 - Alkohol- og misbrugspolitik

Kommunens ansatte må ikke være påvirket af alkohol eller andre rusmidler i arbejdstiden.

Der må ikke indtages alkohol eller andre rusmidler i arbejdstiden eller i pauser, uanset om pausen indregnes i arbejdstiden eller ej. Ved festligholdelse af mærkedage og lignende kan der dog undtagelsesvist gives de ansatte tilladelse til at nyde alkohol i mindre omfang, hvis det er foreneligt med arbejdets udførelse.

Der må i det daglige ikke forefindes alkohol eller andre rusmidler på kontorer eller i andre arbejdslokaler. Der kan dog forekomme kommunale arbejdspladser, hvor borgere har mulighed for at indtage alkohol, hvor det således er i orden, at der forefindes alkohol på arbejdspladsen. Dette er fx tilfældet ved vielsesceremonier, passagerer på færgerne, borgere på plejehjem osv.

Ved særlige lejligheder (fx julefrokost) kan der udenfor arbejdstiden og kommunal repræsentation indtages alkohol ved kommunale opholdsrum, efter aftale med nærmeste leder.

Ved eksterne aktiviteter f.eks. kurser, konferencer mm. er det tilladt at nyde alkohol i mindre omfang, når den kommunale repræsentation er afsluttet.

Ved deltagelse i andre aktiviteter over flere dage, hvor de ansatte er på arbejde under hele turen fastlægges mulighederne for at nyde alkohol i mindre omfang, såfremt det er foreneligt med arbejdets udførelse, af det Fælles MED-udvalg.

Misbrugsproblemer

Misbrugsproblemer er ikke en privat sag.  Ærø kommune ønsker at der på alle arbejdspladser er åbenhed og tillid til at italesætte misbrugsproblemer og at der er en fælles forståelse for, at fortielse er misforstået loyalitet, således at det er et fælles ansvar at forebygge misbrug og yde aktiv hjælp til en kollega, der kommer ud i et misbrugsproblem.

En misbrugsramt medarbejder, eller dennes familie/pårørende kan til en hver tid kontakte den berørte leder for råd, vejledning og hjælp ved tilrettelæggelse af et behandlingsforløb. En sådan henvendelse vil altid blive behandlet fortroligt af lederen.

Kommunen er indstillet på, at en misbrugsramt medarbejder eller leder, der gennemfører behandling og kommer ud af sit misbrug, kan bevare sin ansættelse, hvis andre forhold ikke taler imod dette.

Bilag 3.03 – Rummelighed og ligestilling

Kommunen ønsker, at der på alle arbejdssteder skal være et åbent og inspirerende arbejdsfællesskab, præget af kollegial opbakning og evne til at udtrykke anerkendelse over for hinanden.

I henhold til Trepartsaftalen fra 2007 skal kommunen opstille måltal for, hvor stor en andel af de kommunale medarbejdere, der skal være indvandrere eller efterkommere med ikke-vestlig baggrund.

Ærø kommunes mål er, at personalesammensætningen i Ærø Kommune afspejler den samlede arbejdsstyrke på Ærø.

Det er et fælles ansvar for alle medarbejdere at arbejde for at fremme ligestilling mellem kønnene og modvirke diskrimination på grund af hudfarve, etnisk baggrund, seksuel orientering, religiøs tro eller politisk overbevisning.

Ærø kommune er indstillet på at tage et socialt medansvar og forholder sig positivt til ansættelse af medarbejdere, der har svært ved at finde fodfæste på det ordinære arbejdsmarked.

Ved ansættelse på særlige vilkår skal de, der ansættes, understøttes i at opbygge et sådant selvværd og sådanne kvalifikationer, at de tilegner sig forudsætninger for at påbegynde en relevant uddannelse eller opnå ansættelse i et ordinært job.

Ligeledes har Ærø Kommune fokus på at medarbejdere under det sociale kapitel fastholder tilknytningen til arbejdsmarkedet, jf. de af Hovedudvalgets udarbejdede retningslinjer ”Procedureretningslinjer for det rummelige arbejdsmarked i Ærø Kommune”.

Det forventes, at kolleger støtter medarbejdere, der ansættes på særlige vilkår og/eller efter det sociale kapitel, ved at:

  • medvirke til, at disse medarbejdere får et relevant, kvalificerende og meningsfuldt arbejdsindhold
  • inddrage disse medarbejdere i arbejdsstedets kultur og sociale liv
  • stå til rådighed med kollegial rådgivning og sparrin

Bilag 3.04 - Anmeldelse af arbejdsulykke/arbejdsskade mv.

Anmeldelse af en arbejdsulykke/arbejdsskade skal ske hurtigst muligt. Arbejdsgiveren har pligt til at anmelde alle arbejdsulykker/arbejdsskader senest 9 dage efter hændelsen.

Anmeldelse foretages på en blanket, der udleveres af den decentrale leder. Blanketten kan rekvireres hos forsikringsmedarbejderen i Teknisk afdeling.

Den ansatte og dennes nærmeste leder udfylder som udgangspunkt i fællesskab en skadesanmeldelse, der afleveres til kommunens forsikringsmedarbejder i Teknisk afdeling.  Forsikringsmedarbejderen sørger for registrering i Easy, og vurderer om sagen skal videre til AES. Samtidig med anmeldelsen af arbejdsskaden orienterer den decentrale leder den berørte arbejdsmiljørepræsentant.

Medarbejderen kan også selv, evt. i samarbejde med egen læge eller den faglige organisation, udfylde en skadesanmeldelse og aflevere den hos kommunens forsikringsmedarbejder. I så fald skal medarbejderen orientere sin leder herom og aflevere en kopi af anmeldelsen til lederen.

For yderligere information henvises til www.arbejdstilsynet.dk

Retningslinjer vedr. anmeldelse af fysisk og/eller psykisk vold fremgår af bilag 3.08 og 3.09 samt de enkelte arbejdssteders beredskabsplaner for dette.

Bilag 3.05 - Arbejdspladsvurderinger og trivselsmålinger

For at sikre en aktiv arbejdsmiljøindsats anvendes en fælles metode og en ensartet systematik i arbejdet med arbejdspladsvurderinger og trivselsmålinger.

Alle decentrale enheder i kommunen skal bruge følgende procedure:

Psykisk APV/trivselsmåling:

Første halvår hvert 3. år gennemføres en psykisk APV/trivselsmåling synkront i alle decentrale enheder.

Det er frit for den enkelte arbejdsplads om man ønsker hyppigere trivselsundersøgelser.

Alle ansatte får udleveret det samme spørgeskema.

Den psykiske APV/trivselsmåling kortlægger enhedens psykiske arbejdsmiljø, trivsel og sociale kapital.  Social kapital, kan kort forklares, som et mål for medarbejdernes good-will overfor arbejdsstedet/organisationen.

Resultaterne af trivselsundersøgelserne forelægges, umiddelbart efter at de foreligger, på de respektive arbejdspladser og for de respektive Lokal MED-organer, og derefter i de respektive Fælles-MED udvalg. Det samlede resultat fremlægges for Hovedudvalget. Resultaterne anvendes som et internt arbejdsredskab.

Fysisk APV — screening:

Arbejdsmiljøgruppen screener arbejdspladsens fysiske arbejdsmiljø jævnligt, minimum en gang om året.

Metoden er en "hands on" metode, hvor man går rundt på arbejdspladsen og kigger på forhold, der kan udgøre en sikkerhedsrisiko.

Screeningerne skal implementeres i dagligdagen, og problemstillinger, som konstateres, skal søges løst med det samme. Kan de ikke det, skal de føres ind i arbejdsstedets handlingsplan med tydelig angivelse af, hvem der har ansvar for udførelse, samt deadline for fuldførelse.

Handlingsplaner:

Når ovenstående kortlægninger vedr. det psykiske og det fysiske arbejdsmiljø er tilendebragt, skal der laves handlingsplaner på de problemstillinger, kortlægningen har vist. Handlingsplanen skal være opdateret og udarbejdes af arbejdslederen og arbejdsmiljørepræsentanten.

Der er valgt et fælles databasesystem (Net-APV), som alle kommunens handlingsplaner lægges ind i. Kommunens arbejdsmiljøkonsulent er administrator på systemet.

Handlingsplanerne på de enkelte arbejdspladser som hører under en samlet decentral enhed, samles i en fælles handlingsplan.  Denne fælles handlingsplan udarbejdes og godkendes af den decentrale enheds MED-udvalg.

Handlingsplanen fungerer som et arbejdsredskab, hvor nogle problemer er løst, og nogle er på vej til at blive løst. Der kan løbende tilføjes nye punkter, når det bliver aktuelt.

MED-organet og arbejdsmiljøgrupperne inden for den decentrale enhed er ansvarlige for opfølgning på handlingsplanerne og løsning af nye arbejdsmiljøproblemer, der opstår.

MED-organet løfter problemstillinger og løsninger, der har en interesse udover den decentrale enhed, til behandling i MED-udvalget og evt. Hovedudvalget.

Problemer der ikke kan løses lokalt eller kræver økonomi ud over, hvad der er mulighed for indenfor den decentrale enheds ramme, skal indberettes til kommunens arbejdsmiljøkonsulent og "løftes" til chefniveau.

Bilag 3.06 - Indsats mod arbejdsbetinget stress

1. Vision vedr. arbejdsrelateret stress

Ærø kommune lægger vægt på at sikre et arbejdsmiljø, hvor arbejdsbetinget stress hos medarbejderne eller ledere så vidt muligt undgås.

Det er overordnet hensigten, at den lokale indsats mod arbejdsrelateret stress er forebyggende i stedet for hændelsesorienteret.

Derfor skal der på alle niveauer i Ærø kommune iværksættes initiativer, der kan forebygge, identificere og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsrelateret stress.

Forebyggelse af arbejdsbetinget stress kan forbedre trivsel og sundhed og føre til større effektivitet.

Stress er og opleves individuelt, men vi løser det i fællesskab på arbejdspladsen.

2. Definition

”Når det pres, man oplever, overstiger de ressourcer, man har til rådighed”.

Stress er en tilstand som ledsages af fysiske-, psykiske-, eller sociale reaktioner eller funktionssvigt, som er resultatet af den enkeltes følelse af utilstrækkelighed i forhold til at kunne imødekomme de krav eller forventninger, der er stillet til ham/hende.

Længerevarende udsættelse for stress kan føre til helbredslidelser og kan resultere i reduceret effektivitet på arbejdspladsen.

Stress er de fysiologiske forandringer, der opstår i organismen, som følge af ydre eller indre påvirkning. Der er ofte mange synlige både fysiske, psykiske og adfærdsmæssige symptomer på, at en person har stress. Eks.: Personen fokuserer på, hvad der kan gå galt; det er svært for personen at afslutte noget; det er svært at træffe beslutninger; personen ændrer adfærd osv.

Der kan opstilles et helt katalog over stresssymptomer. Dog er det vigtigt at understrege, at symptomerne ikke nødvendigvis skyldes stress, men også kan have andre årsager.

At kende stresssymptomer er væsentligt, for at den enkelte og dennes omgivelser kan gøre noget ved det.

3. Ansvar og opgaver i MED-udvalg

Hoved-MEDudvalget

I forbindelse med Hoved-MEDudvalgets årlige opfølgning om arbejdsmiljøaftalen, drøftes eventuelle planlagte og eventuelle iværksatte initiativer i forhold til stresspolitikken indenfor Hoved-MEDudvalgets område. Drøftelsen sker på baggrund af tilbagemeldinger fra de lokale Fælles MEDudvalg, der hører under Hoved-MEDudvalget.

Hoved-MEDudvalget vurderer om der skal tages initiativer i forhold til hele eller dele af de områder, der hører under Hoved-MEDudvalget.

Hoved-MEDudvalget skal sikre en evaluering af de initiativer, der er iværksat med henblik på at forebygge, identificere og håndtere arbejdsrelateret stress.

HovedMEDudvalget sikrer, at aftalte retninglinier forankres på alle niveauer, f.eks. fra direktion, ledere og medarbejdere, og fra HovedMED til FællesMED samt TR og arbejdsmiljørepræsentanter.

Fælles-MEDudvalg

Såfremt arbejdsmiljøarbejdet ikke varetages af et MED-udvalg, forudsættes at indsatsen koordineres med arbejdsmiljøorganisationen. På færgeområdet varetages arbejdsmiljøarbejdet af en selvstændig arbejdsmiljøorganisation.

Fælles-MEDudvalget tager initiativer, der kan forebygge, identificere og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsrelateret stress med baggrund i de oplysninger, der kommer til udvalget fra sikkerhedsgrupperne.

I forbindelse med fælles-MEDudvalgets årlige drøftelse om arbejdsmiljøaftalen, drøftes eventuelle planlagte og eventuelle iværksatte initiativer i forhold til stresspolitikken.

MED udvalg og personalemøder med MED status.

På individ og institutionsniveau er APV (ArbejdsPladsVurderinger), trivselsundersøgelser og MUS (Medarbejder Udviklings Samtaler) centrale redskaber i forbindelse med forebyggelse, identifikation og håndtering af arbejdsrelateret stress.

HR afdelingen understøtter processerne i forbindelse med udarbejdelse og implementering af stresspolitikken.

Som led i forebyggelse af stress gennemgås, hvilke stressorer, der kan være i arbejdet, og hvordan disse kan forebygges. Der aftales nogle sunde grænser mellem arbejde og familieliv i form af at have en politik, hvor man ikke har forventninger om, at mails og telefoner svares uden for arbejdstiden.

4. Identificering af problemer skabt af arbejdsbetinget stress.

Stressfænomener er meget komplekse. For eksempel kan høj fraværsprocent, hyppig personaleomsætning, hyppige personalekonflikter eller klager fra de ansatte være tegn, der måske indikerer et arbejdsbetinget stressproblem.

For at klarlægge om der er et problem mht. arbejdsbetinget stress, kan det være nødvendigt at analysere forskellige faktorer så som:

  • arbejdsorganisation og arbejdsprocesser (arbejdstidsfastlæggelse, graden af selvstændighed i arbejdet, samspillet mellem den ansattes kvalifikationer og de krav som arbejdet stiller, arbejdsmængden osv.),
  • arbejdsvilkår og arbejdsmiljø (risiko for udsættelse for krænkende adfærd, støj, varme, farlige materialer osv.),
  • kommunikation (usikkerhed med hensyn til: hvad der forventes på arbejdspladsen, beskæftigelsen eller forestående forandringer osv.) og
  • subjektive faktorer (følelsesmæssig- og socialt pres, en fornemmelse af utilstrækkelighed, en oplevet mangel på støtte osv.).

Hvis der er konstateret problemer med arbejdsbetinget stress, skal der tages skridt til at forebygge eliminere eller reducere det. Det er arbejdsgiverens ansvar at iværksætte passende foranstaltninger. Planlægningen af og gennemførelsen af disse tiltag skal ske med deltagelse af og i samarbejde med de ansatte og/eller deres repræsentanter.

Ærø Kommune betaler den stressramtes eventuelle udgifter til arbejdspsykolog ved akut bistand. Lederen og den stressramte medarbejder aftaler dette via daglig sikkerhedsleder.

Årsager til arbejdsbetinget stress:

  • Ubalance mellem krav i arbejdet og personens kvalifikationer og ressourcer
  • Uklarhed med hensyn til prioriteringer, indflydelse og roller
  • For store eller modstridende krav i arbejdet
  • Arbejdspres og/eller mange deadlines
  • Uforudsigelighed i forhold til fremtiden – på kort eller lang sigt
  • Lav støtte og/eller manglende anerkendelse fra kolleger og leder
  • Lav ledelseskvalitet
  • Modstrid mellem personlige og/eller faglige normer/værdier og krav i arbejdet
  • Et arbejde, der ikke er meningsfuldt eller udfordrende
  • Manglende personlig viden om stresssymptomer, -forebyggelse og håndtering.

5. Ansvar ved medarbejder, kollega og leder

Medarbejderen, kollegaerne og lederne har et fælles ansvar for at være opmærksomme på arbejdsrelateret stress. Der ligger et fælles ansvar i at være opmærksomme på stresssymptomer og handle, når der observeres symptomer på stress.

Medarbejderens ansvar

  • Det er vigtigt, at den enkelte ansatte selv er opmærksom på egne signaler og symptomer på arbejdsbetinget stress og reagerer på dem ved at drøfte situationen med kolleger og ledelsen.

Kollegers ansvar:

  • Medvirke til at opbygge og fastholde en god og anerkendende omgangstone.
  • At hjælpe hinanden med opgaveløsningen, hvor det er muligt.
  • Handle på baggrund af sine observationer ved at gå til en kollega, når man ser stresssymptomer hos vedkommende.
  • Være åben sparringspartner overfor kollega, der henvender sig om stress.
  • Sikre, at lederen informeres om observationerne.

Lederens ansvar

  • I samarbejde med medarbejderen minimere oplevede ubalancer mellem krav og ressourcer igennem opgaveprioritering.
  • Regelmæssig afholdelse af MUS – Konstruktiv feedback i dagligdagen
  • Vurdering af den tildelte opgavemængde, behov for efteruddannelse, ressourcer m.m.
  • I samarbejde med sikkerhedsrepræsentanten at bruge handlingsplanerne fra opfølgningen på APV. Eventuelt lave uddybende undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø for at få synliggjort de forhold på arbejdspladsen, som kan medføre arbejdsbetinget stress. På den baggrund aftaler sikkerhedsgruppen/MED-organet handlingsplaner for, hvorledes arbejdsforholdene kan ændres, hyppige stressfaktorer reduceres og arbejdsbetinget stress elimineres fra arbejdspladssen.
  • Ærø Kommune betaler den stressramtes eventuelle udgifter til arbejdspsykolog ved akut bistand. Lederen og den stressramte medarbejder aftaler dette via daglig sikkerhedsleder, men overstiger behovet for behandling 5 konsultationer, skal behandlingsforløbet tilrettelægges efter aftale med det berørte områdes direktør.
  • Der er ikke aftale om tilbagerapportering fra psykolog til kommune.
  • I de tilfælde, hvor en medarbejder har været sygemeldt med stress, sikres en god tilbagevenden til arbejdspladsen, hvor der er aftalt konkrete aktiviteter medarbejderen kan overskue og klare, samt en tidsmæssig optrapning i roligt tempo og med ugentlige trivselssamtaler med lederen.

6. Læring af tilfælde af arbejdsrelateret stress

I tilfælde af arbejdsrelateret stress drøfter Sikkerhedsgruppen/MED-organet, hvad der kan læres af situationen, og om der kan forebygges mod lignende tilfælde.

Bilag 3.07 - Sundhedsfremme

Ærø Kommune er en arbejdsplads der prioriterer medarbejderens sundhed og trivsel højt. Gennem sunde rammer skabes de bedste betingelser, for at forhindre eller begrænse fysiske såvel som psykiske sundhedsudfordringer.

Formålet med sundhed er mere end blot fravær af sygdom. Det handler også om at have det godt både fysisk og psykisk, så der er overskud til både arbejdsliv og privatliv.

Som medarbejder i Ærø Kommune har du et ansvar for din egen sundhed og arbejdspladsen understøtter dette gennem sunde rammer og forskellige tilbud.

Ærø Kommune arbejder på, at gøre det lettere for medarbejderne at vælge en sundere måde at leve på, også ved at gøre omgivelserne og vilkårene mere sunde. Derfor har vi indsatser både vedrørende det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, ligesom der er tilbud i forhold til f.eks.

  • Alkohol og stof misbrug
  • Rygestop
  • Svær overvægt
  • Kroniske sygdomme
  • Stress og depression
  • Cancer

Alle Ærø Kommunes Sundhedsfremme tilbud er samlet i en pjece, som ligger på Ærø Kommunes hjemmeside samt på Sundhed DK, hvor tilbuddene opdateres løbende.

Se følgende link for mere information

sundhed.dk

Bilag 3.08 - Vold og andre traumatiske oplevelser

Ærø Kommune lægger vægt på, at kommunens medarbejdere oplever tryghed i alle arbejdssituationer, og at der på alle kommunens arbejdspladser er et beredskab, der kan forebygge, håndtere og efterbehandle, at medarbejdere udsættes for vold eller andre traumatiske oplevelser.

Lokalt MED-organ træffer på grundlag af oplæg fra berørte AM-grupper afgørelse om, hvorledes beredskabet mod vold og andre traumatiske oplevelser for den enkelte decentrale enhed skal indrettes.

Indretningen af beredskabet skal beskrives i en beredskabsplan.

Beredskabsplanen skal udarbejdes efter følgende retningslinjer:

1. Indledning

I beredskabsplanens indledning beskrives bl.a. følgende forhold:

  1. Beskrivelse af processen, der har ført til udarbejdelse af beredskabsplanen.
  2. Definition af vold og andre traumatiske oplevelser.

Vold og andre traumatiske oplevelser handler om meget voldsomme udefrakommende påvirkninger af enten fysisk eller psykisk karakter, som en person bliver udsat for. Det kan dreje sig om fysiske påvirkninger som slag og spark, men også psykiske påvirkninger som trusler og afpresning.

Beredskabsplanen skal indeholde den decentrale enheds egen definition på vold og andre traumatiske oplevelser.

2. Forebyggelse

Beredskabsplanen skal indeholde en beskrivelse af, hvad man inden for den decentrale enhed vil gøre for at forebygge, at vold og andre traumatiske oplevelser opstår.

Traumatiske oplevelser kan opstå overalt i organisationen og på alle tidspunkter.

Typisk drejer det sig om episoder, der udløses af en konflikt mellem en medarbejder og en borger, men det kan fx også handle om, at en medarbejder eller en gruppe af medarbejdere påvirkes af en ulykke eller en anden voldsom hændelse, der rammer en medarbejder eller en bruger.

Visse arbejdspladser og visse medarbejdergrupper har en større risiko end andre for at blive udsat for traumatiske oplevelser. De hyppigst forekommende udløsende faktorer kan ligeledes variere fra arbejdsplads til arbejdsplads og fra medarbejdergruppe til medarbejdergruppe.

Hver decentral enhed må derfor forholde sig til, hvad der netop inden for den pågældende enhed skal gøres for at forebygge traumatiske oplevelser.

I beredskabsplanen beskrives den decentrale enheds konkrete forebyggelsesindsats. I den forbindelse beskrives bl.a. følgende forhold

1.Beskrivelse af tiltag, der kan øge opmærksomheden på risikoen for vold og traumatiske oplevelser inden for den decentrale enhed.

Det kan bl.a. dreje sig om en drøftelse i MED-organet eller i et personalemøde eller om et arrangement med indlæg af en særligt sagkyndig.

2. Beskrivelse af, hvilke former for traumatiske oplevelser der er størst risiko for inden for den decentrale enhed.

Det kan fx handle om vold fra en klients side i job- og voksencentret, i børn og ungeafdelingen eller på ældre- og sundhedsområdet, eller om en medarbejder inden for Park og Vej eller en skoleelev, der udsættes for en ulykke.

3.Beskrivelse af, hvad der kan gøres for at modvirke, at traumatiske episoder opstår eller udvikler sig.

Det kan fx handle om instruktion i beredskabsplanen, hensigtsmæssig indretning af samtalelokaler, alarmsystemer, flugtveje, uddannelse i konflikthåndtering.

3. Håndtering

I beredskabsplanen beskrives, hvorledes den traumatiske episode håndteres. Der udarbejdes en drejebog med bl.a. følgende punkter:

1.Beskrivelse af, hvilke handlemuligheder den skadelidte selv har i situationen.

Det kan fx være samtale, tilkald af kollega, udløsning af alarm, flugt eller andre konkrete virkemidler, der kan modvirke, at situationen udvikler sig.

2.Beskrivelse af, hvad først tilkommende kollega skal gøre.

Det kan bl.a. dreje sig om følgende handlinger:

Få standset, at situationen udvikler sig yderligere. Om nødvendigt tilkalde hjælp hertil fra kolleger og leder.

Evt. tilkalde hjælp fra Alarmcentralen (drej 112) eller direkte fra politiet (drej 114).

Underrette leder og arbejdsmiljørepræsentant.

Yde psykisk førstehjælp til skadelidte: Skabe ro og tryghed, LYT, LYT LYT!

3. Beskrivelse af, hvad leder, arbejdsmiljørepræsentant og kolleger herefter skal gøre.

Det kan bl.a. dreje sig om følgende handlinger:

Underrette pårørende.

Følge skadelidte hjem, sørge for, at skadelidte ikke er alene.

Yde psykisk førstehjælp til skadelidte: Skabe ro og tryghed, LYT, LYT LYT!

For leder og arbejdsmiljørepræsentants vedkommende: Vurdere behov for akut psykologbistand og evt. rekvirere psykologbistand via kommunens arbejdsmiljøkonsulent.

Orientere skadelidtes kolleger.

4. Efterbehandling

i beredskabsplanen beskrives, hvorledes der følges op på den traumatiske episode. I den forbindelse beskrives bl.a. følgende forhold:

1.Beskrivelse af opfølgende samtale mellem skadelidte, leder og arbejdsmiljørepræsentant.

I samtalen gennemgås episoden, der har ført til den traumatiske oplevelse, detaljeret. Det vurderes, om beredskabet kan forbedres på baggrund af episoden.

2. Beskrivelse af tilbud om psykologhjælp til den skadelidte.

Overstiger behovet for behandling 5 konsultationer, planlægges behandlingsforløbet efter aftale med det berørte områdes direktør og kommunens arbejdsmiljøkonsulent. Der rapporteres ikke fra psykolog til kommune.

3. Beskrivelse af opfølgende personalemøde.

Episoden, der har ført til den traumatiske oplevelse, gennemgås i et personalemøde. Det vurderes, om beredskabet kan forbedres baggrund af episoden.

4. Beskrivelse af arbejdsmiljøgruppens anmeldelse af episoden til Arbejdstilsynet (inden for 9 døgn), samt til Arbejdsskadestyrelsen/kommunens forsikringsafdeling og politiet (hvis der er tale om forsæt).

Den skadelidte inddrages i anmeldelserne.

5. Beskrivelse af lederens registrering af episoden og inddragelsen af episoden i det fortløbende APV-arbejde.

6. Beskrivelse af lederens evt. opfølgning over for den forulempende part, der har udløst episoden.

Bilag 3.09 - Mobning og chikane

Ærø Kommune lægger vægt på, at den enkelte medarbejders værdighed respekteres i alle arbejdssituationer. Det er et fælles ansvar for ledelse og medarbejdere, at forholdet mellem kommunens ansatte er præget af gensidig respekt og værdsættelse.

Mobning og chikane mod andre ansatte accepteres ikke, og kommunen reagerer når det forekommer. Dette gælder naturligvis både internt og eksternt.

Forekommer det internt i kommunen, kan der reageres med påtale, advarsel, opsigelse eller bortvisning, Dette afhængigt af krænkelsens grovhed og varighed. Forekommer det eksternt, reageres der inden for lovens rammer på de gældende områder.

På alle kommunens arbejdspladser skal der være et beredskab, der kan forebygge, håndtere og efterbehandle hvis medarbejdere udsættes for mobning og chikane.

Det lokale  MED-organ træffer på grundlag af oplæg fra berørte AM-grupper afgørelse om, hvorledes beredskabet mod mobning og chikane for den enkelte decentrale enhed skal indrettes.

Indretningen af beredskabet skal beskrives i en beredskabsplan. Beredskabsplanen skal udarbejdes efter følgende retningslinjer:

1. Indledning

I beredskabsplanens indledning beskrive s bl.a. følgende forhold :

  1. Beskrivelse af processen, der har ført til udarbejdelse af beredskabsplanen.
  2. Definition af mobning chikane.

Ifølge Arbejdstilsynet er der tale om mobning, når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid - eller gentagne gange på grov vis - udsætter en eller flere andre personer for krænkende handlinger, som vedkommende opfat ter som sårende eller nedværdigende.·

Seksuel chikane er ifølge Arbejdstilsynet en særlig form for mobning, der er kendetegnet ved, at de krænkende handlinger har en seksuel karakter.

Cyberchikane defineres som gentagen brug af mobiltelefoner, chat, instant messaging, e-mail, sociale medie, blogs, samt websider til at chikanere, true eller skræmme nogen.

Beredskabsplanen skal indeholde den decentrale enheds egen definition på mobning og chikane.

2. Forebyggelse

I beredskabsplanen beskrives, hvad man inden for den decentrale enhed vil gøre for at forebygge, at mobning og chikane opstår.

I den forbindelse beskrives bl.a. følgende forhold:

  1. Beskrivelse af tiltag, der kan øge opmærksomheden på risikoen for mobning og chikane inden for den decentrale enhed.

Det kan fx dreje sig om en drøftelse i MED-organet eller et personalemøde eller om et arrangement med indlæg af en særligt sagkyndig.

  1. Beskrivelse af, hvad der kan gøres for at modvirke, at mobning og chikane opstår eller udvikler sig.

Det kan fx handle om: instruktion i beredskabsplanen; tilvejebringelse af et åbent tillidsfuldt samarbejdsklima mellem overordnede og underordnede og mellem kolleger, præget af gensidig respekt og værdsættelse; uddannelse i konflikthåndtering.

  1. Det er vigtigt at man på den decentrale enhed drøfter de i pkt. 1 nævnte definitioner, således at der er klarhed over hvad mobning og chikane er. Og at der i beredskabsplanen nævnes konkrete eksempler på mobning og chikane.

3. Håndtering

I beredskabsplanen beskrives, hvorledes mobning og chikane håndteres.

Der udarbejdes en drejebog med bl.a. følgende punkter:

  1. Beskrivelse af, hvilke handlemuligheder den krænkede selv har i situationen.

Det kan bl.a. være drøftelse med den eller dem, der udfører de krænkende handlinger, eller hvis dette ikke virker: inddragelse af leder, arbejdsmiljørepræsentant og kolleger.

Ved cyberchikane er det vigtigt at forsøge at sikre et bevis for chikanen. Evt. ved print, foto, ved at gemme mail, sms m.v.

  1. Beskrivelse af, hvad medarbejdere, der bliver opmærksomme på, at en kollega udsættes for krænkende handlinger skal gøre.

Det kan bl.a. dreje sig om følgende handlinger:

Tale med kollegaen, der er udsat for krænkende handlinger.

Informere lederen og arbejdsmiljørepræsentanten.

  1. Beskrivelse af, hvad arbejdsmiljørepræsentanten, der bliver opmærksom på, at en kollega udsættes for krænkende handlinger, skal gøre.

Det kan bl.a. dreje sig om følgende handlinger:

Tale med kollegaen, der er udsat for krænkende handlinger.

Informere lederen.

  1. Beskrivelse af, hvad en leder, der bliver opmærksom på, at en af hans/hendes medarbejdere udsættes for krænkende handlinger skal gøre.

Det kan fx dreje sig om følgende handlinger:

Lytte til medarbejderen, der har oplevet sig udsat for krænkende handlinger.

Informere arbejdsmiljørepræsentanten.

Gennemføre samtale med den krænkede og den/de krænkende hver for sig.

Vurdere behov for akut psykologbistand og evt. rekvirere psykologbistand efter aftale med kommunens arbejdsmiljøkonsulent.

Indkalde til og sammen med arbejdsmiljørepræsentanten deltage i dialogmøde mellem den krænkede og den/de krænkende.

Vurdere om der er grundlag for en politianmeldelse. Eksempelvis ved cyberchikane.

Udarbejde handlingsplan for løsning af problemet.

Det forventes, at den decentrale leder reagerer hurtigt, hvor det er helt tydeligt at der foregår mobning og chikane. Eksempelvis ved cyberchikane hvor navngivne medarbejdere chikaneres. Lederen har her en handlepligt. Og det forventes at lederen kontakter den chikanerende part, og forsøger at stoppe krænkelsen.

Indberette angrebet til HR-konsulenten, således at central registrering kan finde sted.

4. Efterbehandling

I beredskabsplanen beskrives, hvorledes der følges op på en konkret krænkelse af en medarbejders værdighed som følge af mobning eller seksuel chikane.

I den forbindelse beskrives bl.a. følgende forhold:

  1. Beskrivelse af opfølgning på den handlingsplan, der er lagt for at løse problemet.

Det kan fx dreje sig om følgende handlinger:

Opfølgende samtale mellem lederen og henholdsvis den krænkede og den/de krænkende hver for sig.

Opfølgende dialogmøde mellem lederen, arbejdsmiljørepræsentanten, den krænkede og den/de krænkende.

  1. Beskrivelse af evt. opfølgning i MED-organet eller et personalemøde.

I givet fald forebyggende og således, at personfølsomme oplysninger fra konkrete forhold ikke videregives.

  1. Beskrivelse af tilbud om psykologhjælp til den skadelidte.

Overstiger behovet for behandling 5 konsultationer, planlægges behandlingsforløbet efter aftale med det berørte områdes direktør og kommunens arbejdsmiljøkonsulent. Der rapporteres ikke fra psykolog til kommune.

  1. Beskrivelse af lederens registrering af problemet og inddragelse af problemet i det fortløbende APV­ arbejde.
     
  2. Beskrivelse af lederens evt. opfølgning over for den krænkende part.

Bilag 3.10 - Sygdomspolitik

Ærø Kommunes sygdomspolitik tager udgangspunkt i det hele menneske samt en erkendelse af, at sygdom har konsekvenser både for den syge, dennes familie og arbejdsstedet.

På det enkelte arbejdssted skal der arbejdes med at forebygge og minimere sygefravær gennem et godt arbejdsmiljø, en synlig ledelsesindsats og en åben, tryg og tillidsfuld dialog mellem medarbejdere og ledelse.

Kolleger og ledelse skal vise en medarbejder, der rammes af sygdom, en sådan interesse, omsorg og støtte, at der herigennem skabes forudsætninger for en hurtig tilbagevenden til arbejdet.

Arbejdsstedet skal opmuntre til, at en sygdomsramt medarbejder så vidt muligt forholder sig aktivt til sin situation, søger sygdommens årsager, følger behandlinger og gør, hvad der er muligt, for hurtigt at blive rask og vende tilbage til arbejdet.

Forebyggelse

En forebyggende indsats handler om at tage fat på de faktorer, som kan være medvirkende årsager til sygefravær. Dette kan være fysiske, psykiske eller sociale faktorer i arbejdslivet og fritidslivet.

I nogle sammenhænge vil sygefravær kunne mindskes ved en aktiv indsats i forhold til en enkelt faktor. I andre tilfælde skal der sættes ind over for flere forhold på samme tid.

De vigtigste arbejdsmiljøregler om forebyggelse af sygefravær findes i Arbejdsmiljøloven

I kommunens MED-struktur og i det daglige samarbejde mellem ledelse og medarbejdere på kommunens arbejdssteder skal der arbejdes med at skabe et sundt og inspirerende fysisk og psykisk arbejdsmiljø, der kan fremme de ansattes sundhed og trivsel. Dette indebærer bl.a.:

Hyppigt kortvarigt sygefravær

Hvis en medarbejder inden for et halvt år har mere end 5 kortvarige sygeperioder (sygefravær af max. 14 dages varighed), skal medarbejderen indkaldes til en personlig omsorgssamtale med den nærmeste leder.

Formålet med samtalen er at:

  1. Klarlægge, om der skal tages initiativer til forebyggende ændringer af det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø for at nedbringe fraværet.
  2. Klarlægge, om der i øvrigt kan tages andre initiativer, fx 1) omplacering, 2) ændringer i arbejdsopgaver, 3) nedsat arbejdstid i en periode eller) indgåelse af § 56 aftale vedr. kronisk sygdom, for at nedbringe sygefraværet.

Tillids-, arbejdsmiljørepræsentanten eller en kollega kan deltage i mødet, hvis enten medarbejderen eller lederen ønsker det. Ønsker medarbejderen en anden bisidder til mødet, er dette muligt.

Langvarigt sygefravær

Ved langvarigt sygefravær forstås sygefravær af min. 15 dages varighed.

Kontakt mellem den sygemeldte og arbejdsstedet

Under det langvarige sygefravær kan den sygemeldte til enhver tid på eget initiativ kontakte den nærmeste leder, TR, og/eller en kollega, hvis den sygemeldte har brug for en snak eller for råd og vejledning.

Den nærmeste leder er ansvarlig for, at arbejdsstedet kontakter den sygemeldte senest efter 1 uges forløb og derefter i en kadence, der aftales nærmere med den sygemeldte.

Formålet med arbejdsstedets kontakter er primært at udvise omsorg og interesse for den ansatte, men også at få afklaret sygdommens forventede varighed og arbejdsstedets konkrete muligheder for at yde støtte til sygemeldte under sygefraværet.

Statussamtale efter 4 ugers fravær

Arbejdergiver skal indkalde en sygemeldt medarbejder til en personlig samtale om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejde. Samtale skal holdes senest 4 uger efter første sygedag (jf. § 7 a i Sygedagpengeloven).

En arbejdergiver, der ikke forventer, at medarbejder vil blive fuldt ud raskmeldt inden for 8 uger regnet fra første fraværsdag, kan inden for de første 5 uger af fraværet, anmode Jobcenteret om at iværksætte en tidlig opfølgning (jf. § 7 c i Sygedagpengeloven), også kaldet ”Fast Track”.

Medarbejderen kan modsætte sig, at kommunen iværksætter en tidlig opfølgning på baggrund af arbejdsgivers anmodning (jf. § 7 d stk. 2 i Sygedagpengeloven). Herefter sker opfølgningen senest inden udgangen af ottende uge regnet fra første fraværsdag.

 Lederen har ansvar for, at der udarbejdes referat af samtalen, som underskrives af lederen og den ansatte samt eventuelt af de øvrige deltagere i samtalen.

Mulighedserklæring

En sygemeldt medarbejder er pligtig  til at deltage i udfyldelse af en mulighedserklæring. Mulighedserklæring er et dokument som leder og medarbejder udfylder sammen og som beskriver de arbejdsfunktioner som lederen og den sygemeldte vurderer at den sygemeldte medarbejder kan varetage, ligesom der kan foreslås andre opgaver som den sygemeldte kan varetage og derved vende hurtigere tilbage til arbejdspladsen, enten på fuld eller nedsat arbejdstid.  Den sygemeldte medarbejder afleverer den udfyldte mulighedserklæring til egen læge som udfylder resten af blanketten.

Fastholdelsesplan

Den sygemeldte medarbejder kan anmode om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, hvis medarbejder ikke forventer at vende tilbage til arbejdet inden 8 uger regnet fra første fraværsdag. Arbejdsgiver og medarbejder udarbejder fastholdelsesplanen sammen. Planen beskriver, hvordan medarbejderen hurtigst muligt kan vende helt eller delvist tilbage til arbejdspladsen.  Lønmodtager kan når som helst i sygeforløbet anmode om en fastholdelsesplan.

Hvis den syge medarbejder har fået udarbejdet fastholdelsesplan, medbringes denne ved første samtale med Jobcenteret, efter at planen er udarbejdet  (jf. § 7 b, stk. 1 og 3 i Sygedagpengeloven).

Tilbagevenden til arbejdet

Den nærmeste leder drager omsorg for, at den langtidssygemeldte medarbejder, evt. jf. mulighedserklæring og/eller fastholdelsesplan, indpasses i opgavevaretagelsen på arbejdsstedet, når vedkommendes helbredstilstand tillader en tilbagevenden til arbejdet, og at der efter behov, med inddragelse af kolleger, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant, den berørte personaleorganisation og/eller sociale myndigheder, skabes hensigtsmæssige løsninger, der på en gang tilgodeser medarbejderen og arbejdsstedets behov og muligheder.

Sygemelding

Medarbejderen skal melde sig syg til arbejdsstedet på 1. sygedag, senest ved arbejdstidens begyndelse. Medarbejderen skal om muligt oplyse, om fraværet forventes at være af længere eller kortere varighed. Nærmere retningslinjer for, hvordan man melder sig syg aftales på det enkelte arbejdssted. Det er nærmeste leders ansvar, at sygemeldingen registreres i kommunens fælles fraværssystem. Af hensyn til anmeldelse af fraværet til en evt. refusionssag, skal sygemeldingen registreres på 1. sygedag, eller hurtigst muligt derefter.

Raskmelding

På den sidste dag i sygefraværet afgiver den ansatte raskmelding efter arbejdsstedets nærmere retningslinjer. Den nærmeste leder drager omsorg for, at raskmeldingen hurtigst muligt registreres i kommunens fælles fraværsregistreringssystem.

Afsked

Hyppigt kortvarigt sygefravær eller langvarigt sygefravær kan foranledige, at kommunen, af hensyn til arbejdsstedets drift, må indlede en afskedigelsessag.

I disse tilfælde vil afskedigelsesproceduren forløbe som beskrevet i bilag 5.02.

Arbejdsbetingede sygdomme

Hvis noget peger på, at et sygdomsforløb er arbejdsbetinget, skal den berørte leder sørge for at få dette belyst, evt. med inddragelse af ekstern konsulenthjælp. Såfremt det viser sig, at der er tale om en arbejdsbetinget  psykisk sygdom kan der ydes bistand fra den centrale pulje for konsulenthjælp efter de fastlagte retningslinjer

Bilag 3.11 - Seniorpolitik

Ærø Kommune betragter de ældre medarbejdere som en vigtig ressource, der skal værnes om. Det er derfor vigtigt at ældre medarbejdere føler sig anerkendt og værdsat på arbejdspladsen, både af leder og kolleger, således at viden og kompetencer overføres til yngre medarbejdere og derved forbliver i Ærø Kommune.

Det skal være attraktivt at være seniormedarbejder i Ærø kommune. Den enkelte leder skal derfor, fra medarbejderen fylder 55 år og i forbindelse med medarbejderudviklingssamtalen, tilbyde medarbejderen en seniorsamtale. Formålet med en seniorsamtale er i god tid at sætte fokus på medarbejderens  ønske og forventninger  til arbejdslivet, således at der kan  gøres en særlig forebyggende indsats for at beskytte ældre medarbejdere mod tidlig fysisk og psykisk nedslidning.

Seniorpolitikken skal under iagttagelse af ”Rammepolitik om seniorpolitik” samt Ærø kommunes overordnede seniorpolitik skabes og udmøntes i den enkelte decentrale enhed og på den enkelte arbejdsplads.

Der skal ud fra hensynet til den enkelte seniormedarbejders ønsker og behov findes de bedst mulige løsninger..

Løsningerne skal findes på den enkelte arbejdsplads i en dialog mellem den enkelte medarbejder og dennes kolleger og nærmeste leder.

I praksis kan der være tale om en palet af forskellige muligheder, til inspiration kan nævnes.:

  • Nedsat arbejdstid, uden eller i særlige tilfælde med økonomisk kompensation, fx ved opretholdelse af hidtidigt niveau for indbetalinger til pensionsordning.
  • Fritagelse for særligt fysisk eller psykisk belastende funktioner (fx fritagelse for særligt belastende vagter weekend, aften eller nat).
  • Fleksibel arbejdstilrettelæggelse (fx fleksibel, individuelt tilpasset arbejdstid).
  • Omplacering til mindre belastende job.
  • Tjenestefrihed uden løn (fx en ekstra månedlig fridag).
  • Kompetenceudvikling (fx kurser, der kan skabe mulighed for faglig eller personlig udvikling).
  • Udnyttelse af mulighederne i ”Rammeaftale om Seniorpolitik” (seniorstillinger, generationsskifteordninger, fratrædelsesordninger).
  • Udnyttelse af mulighederne i 3-partsaftalen vedr. seniorinitiativer.
  • Supplerende efterløn
  • Delpension.
  • Overlapningsperioder, mentorordninger eller lign. for sikring af overførsel af viden og kompetencer til nye medarbejdere.

Seniordage

Jf. Kapitel 5 i ”Rammeaftale om seniorpolitik” har alle månedslønnede medarbejdere ret til fravær med sædvanlig løn i et antal dage pr. år (seniordage).

Antallet af dage afhænger af 2 ting: hvilken overenskomst medarbejderen er ansat efter, samt medarbejderens alder. Retten til seniordage gælder hele det kalenderår, hvori medarbejderen opnår retten til afholdelse af seniordage. Medarbejderen skal i så god tid som muligt varsle, på hvilket tidspunkt seniordage ønskes afholdt.

Ikke afholdte seniordage udbetales ved fratrædelse.

Løsninger vil som udgangspunkt skulle finansieres inden for den berørte decentrale enheds rammebevilling

Bilag 4.01 - Procedureretningslinjer vedr. efter- og videreuddannelse

Hovedudvalget har den 9/10 2010 godkendt følgende procedureretningslinjer vedr. efter- og videreuddannelse:
 

Formål

Medarbejderne er den vigtigste ressource i kommunens opgaveløsning, og medarbejdere skal til enhver tid have kompetencer, der kan sikre, at kommunens opgaver løses på det niveau, kommunalbestyrelsen fastsætter. Derfor skal der overalt i organisationen aktivt og løbende arbejdes med den enkelte medarbejders eller medarbejdergruppes kompetenceudvikling, herunder efter- / videreuddannelse.

Disse retningslinjer skal sikre:

  • at der på alle niveauer i organisationen er fokus på og arbejdes aktivt og systematisk med kompetenceudvikling.
  • at der opstilles udviklingsmål og handleplaner for den enkelte medarbejders og for medarbejdergruppers kompetenceudvikling.
  • at der er sammenhæng mellem mål og handleplaner for kompetenceudvikling og mål og handleplaner for kommunens og de decentrale enheders opgaveløsning.
  • at medarbejderne inddrages i opstilling af mål og handleplaner for kompetenceudvikling
  • at medarbejderne styrkes i deres personlige og faglige udvikling.
  • at medarbejderne udvikler fokus på og kompetence til at se sig selv som en del af en politisk styret helhed, hvor opgaveløsningen er kompleks og foranderlig.

Dækningsområde

Retningslinjerne omfatter alle administrative enheder og dermed alle medarbejdere i Ærø Kommune.

Sammenhæng med andre dokumenter

Retningslinjerne er udarbejdet på baggrund af § 8 i Lokalaftale om Medindflydelse og medbestemmelse i Ærø kommune.

Retningslinjerne skal ses i sammenhæng med værdigrundlaget for ansatte i kommunen, kommunens overordnede udviklingsstrategi samt mål og udviklingsplaner for de decentrale enheder.

Tidsplan og aktiviteter

Aktiviteterne, der beskrives i det følgende, er opstillet "oppefra og ned". Det er væsentligt, at der er sammenhæng mellem aktiviteter og planer på de forskellige niveauer, således at aktiviteter og planer på et lavere niveau respekterer, de planer der er opstillet på højere niveauer. Det er ligeledes væsentlig, at det sikres, at uddannelsesplanerne på alle niveauer hænger sammen med værdigrundlaget for ansatte i kommunen, kommunens udviklingsstrategi samt mål og udviklingsplaner for de decentrale enheder.

  • Kommunens kompetenceudviklingsindsats skal 1. gang årligt i 4. kvartal drøftes først i Hovedudvalget, så i Lederforum og slutteligt i direktionen. Hovedudvalgets og direktionens konklusioner bekendtgøres for samtlige medarbejdere i kommunen.
  • Kompetenceudviklingsindsatsen inden for de decentrale enheder, som et Fælles MED-udvalg dækker, kan løbende eller fx en gang årligt tages op til drøftelse i Fælles MED-udvalget, eventuelt således at der på grundlag af drøftelsen opstilles mål for kompetenceudviklingsindsatsen.
  • Kompetenceudviklingsindsatsen inden for den enkelte decentrale enhed skal en gang årligt drøftes i MED-organet for den decentrale enhed, eventuelt således at der på grundlag af drøftelsen opstilles mål for kompetenceudviklingsindsatsen.

Konklusionen af drøftelsen bekendtgøres for samtlige medarbejdere inden for den decentrale enhed.

  • Der kan løbende eller fx en gang årligt afholdes gruppesamtaler mellem nærmeste leder og en medarbejdergruppe, og der kan på grundlag heraf indgås aftaler om uddannelsesplaner for medarbejdergruppen.
  • Der skal afholdes en årlig medarbejderudviklingssamtale { MUS) mellem nærmeste leder og den enkelte medarbejder. I samtalen afstemmes medarbejderens uddannelsesbehov med den decentrale enheds udviklingsmål og uddannelsesplan, og der aftales en uddannelsesplan for medarbejderen.

Information

Disse retningslinjer kommunikeres ud til alle decentrale ledere efter vedtagelsen i Hovedudvalget. Det påhviler lederne og medarbejderrepræsentanterne i Hovedudvalget at sikre, at samtlige medarbejdere får mulighed for at gøre sig bekendt med retningslinjerne.

Ændringer

Disse retningslinjer ændres, såfremt der træffes politiske beslutninger, der nødvendiggør ændringer. Retningslinjerne kan i øvrigt kun ændres efter aftale i Hovedudvalget.

Godkendt i Hovedudvalget den: 9. februar 2010

Bilag 4.02 - Muligheder for økonomisk støtte til efter- og videreuddannelse

Tværgående uddannelsespulje

Ærø Kommune har afsat en fælles pulje til længerevarende kurser, lederuddannelse og tværgående kompetenceudvikling. Direktionen kan reservere midler fra puljen til konkrete uddannelsestiltag. Den resterende del af puljen kan søges af afdelings-, institutions- og kontorledere på medarbejderes eller egne vegne. Der kan søges til kursusafgift og lærebøger. Som udgangspunkt forventes det, at øvrige udgifter, herunder udgifter til vikardækning, transport, fortæring mv. afholdes inden for den decentrale enheds ramme.

Der behandles ansøgninger i Direktionen 2 gange årligt.

Ansøgning sendes senest den 15. marts og den 15. oktober til Løn og Økonomi - HR, der forelægger dem for direktionen.

Det skal i forbindelse med den meget begrænsede fælles uddannelsespulje bemærkes, at de decentrale enheder har mulighed for at prioritere midler indenfor egen ramme til længerevarende kurser, lederuddannelse og tværgående kompetenceudvikling

Ansvaret vedrørende korte kurser ligger decentralt og finansieres uden indblanding "udefra".

Det forudsættes, at den enkelte leder har afsøgt mulighederne for at søge eksterne puljer, f.eks. Den kommunale Kompetencefond, inden der ansøges til den tværgående uddannelsespulje.

Den kommunale kompetencefond

Kompetencefondens midler skal fortrinsvis anvendes til kompetencegivende efter- og videreuddannelse hos anerkendte udbydere og er et supplement til de øvrige støttemuligheder, bl.a. den tværgående uddannelsespulje.

Formålet med kompetencefonden er at medvirke til at sikre et øget kompetenceniveau til gavn for den kommunale opgaveløsning og medarbejdernes udviklingsmuligheder på arbejdsmarkedet.

Ansøgningsskema mv. findes på: www.denkommunalekompetencefond.dk

Kurser med uddannelsesgodtgørelse

Der findes to støtteordninger for deltagere i erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse: VEU-godtgørelse og Statens Voksenuddannelsesstøtte (SVU).

VEU-godtgørelsen dækker uddannelse på erhvervsuddannelsesniveau, eksempelvis AMU-kurser og erhvervsuddannelsernes enkeltfag, mens SVU-godtgørelsen dækker uddannelse under og over erhvervsuddannelsesniveau, eksempelvis Almen Voksenuddannelse (folkeskoleniveau), gymnasial uddannelse eller videregående uddannelse. Der kan ikke ydes SVU-godtgørelse til personer, som har en længere videregående uddannelse (f.eks. sygeplejerske og pædagog.)

Såfremt en medarbejder bevilges efter- eller videreuddannelse under en af ovennævnte støtteordninger, foranlediger den berørte leder, at et ansøgningsskema vedr. godtgørelsen udfyldes og indsendes. Lederen kan efter behov inddrage Løn og Økonomi ved udførelsen af denne opgave.

AKUT-fonden

Når TR og AMR deltager i møder/kurser, der relaterer sig til deres tillidshverv, kan kommunen hjemtage refusion via AKUT-fonden (Amterne og Kommunernes fond for Uddannelse af Tillidsrepræsentanter).

Den berørte leder foranlediger at et særligt skema vedr. refusion fra AKUT-fonden udfyldes og sendes til Løn og Økonomi, som indberetter til de faglige organisationer.

Bilag 4.03 - Retningslinjer for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler

Alle ledere skal afholde en årlig medarbejderudviklingssamtale med hver af sine medarbejdere. Det er den berørte leders ansvar, at samtalerne afholdes. Samtalerne afholdes efter disse retningslinjer:

Overordnet

Som udgangspunkt er medarbejderudviklingssamtalerne individuelle, men man kan lokalt aftale at afholde udviklingssamtalerne som grus/teamsamtaler, såfremt der er enighed herom. Ønsker en medarbejder en individuel medarbejderudviklingssamtale, skal dette imødekommes.

Den årlige medarbejderudviklingssamtale/grus/teamsamtale er en tjenestepligt for lederen og medarbejderen/medarbejderne. I medarbejderudviklingssamtalen/grus/teamsamtalen skal medarbejderen/medarbejderne stå i centrum.

Samtalen må ikke erstatte en løbende anerkendende dialog mellem medarbejderen og lederen, men skal være et supplement til det daglige samarbejde.

Formålet med samtalen er, at leder og medarbejder/medarbejdere i en åben, fortrolig og velforberedt dialog sammen løfter sig op over det daglige samarbejde for at gøre status over medarbejderens/medarbejdernes jobsituation og kigge fremad mod relevante muligheder, der kan udvikle medarbejderens/medarbejdernes stillingsindhold, kvalifikationer og trivsel på jobbet.

Kriterier for en god medarbejderudviklingssamtale

Indkaldelse

Det er lederens ansvar at indkalde medarbejderen til medarbejderudviklingssamtalen/grus/teamsamtalen i god tid før samtalen.

Lederen placerer samtalen tidsmæssigt, så det passer ind i arbejdspladsens og medarbejderens/medarbejdernes "årsrytme".

Forberedelse

Det er vigtigt, at begge parter forbereder sig godt til samtalen.

Jo bedre forberedt begge parter møder op, desto større vil udbyttet blive.

Til støtte for forberedelsen kan anvendes et forberedelsesskema eller lign., der udarbejdes af lederen.

Selv om et forberedelsesmateriale kan være en god støtte, er det vigtigt, at et sådant materiale ikke kommer til at spille hovedrollen.

Der skal være mulighed for at springe nogle af de emner, som materialet lægger op til, over i samtalen, ligesom der skal være plads til, at der spontant eller planlagt kan drøftes emner, der ikke er omtalt i forberedelsesmaterialet. Det er vigtigt at holde fokus på det, der er væsentligt.

Sørg for, at væsentlige synspunkter bliver skrevet ned i stikordsform i et forberedelsesskema eller et selvstændigt notat, og medtag de nedskrevne synspunkter til samtalen.

Fortrolighed

Medarbejderudviklingssamtalen/grus/teamsamtalen er fortrolig. Dette betyder, at der ikke må refereres fra samtalen uden samtykke fra den anden part.

Åbenhed og respekt

Begge parter skal behandle hinanden med respekt og værdighed under samtalen.

Samtidig er det imidlertid vigtigt, at alt væsentligt kommer frem i samtalen.

Forsøg derfor at være åben, konkret og specifik, når du selv siger noget, og lyt opmærksomt og interesseret, når den anden siger noget.

Emner

Intet emne er tabu i samtalen. Der kan tales om medarbejderens stillingsindhold og kvalifikationer, medarbejderens fysiske og psykiske arbejdsmiljø, herunder medarbejderens oplevelse og vurdering af lederen og kolleger, og alle mulige andre emner, som har eller kan have betydning for medarbejderens jobsituation.

Medarbejderens rent private forhold, herunder fx medarbejderens helbredstilstand eller medarbejderens forhold til familie og venner, kan dog kun drøftes, hvis medarbejderen accepterer dette.

Medarbejderens lønforhold kan drøftes, det er dog vigtigt, at en eventuel løndrøftelse hverken får karakter af en egentlig forhandling eller kommer til at overskygge det, samtalen i øvrigt skal dreje sig om.

Tid og ro til samtalen

En medarbejdersamtale vil normalt tage 1 — 2 timer.

Samtalen skal så vidt muligt foregå bag lukkede døre, uforstyrret og uden afbrydelser.

Det vil være en fordel, at den foregår enten på "neutral grund" eller på "medarbejderens hjemmebane".

Det er vigtigt, at der hersker en tryg, afslappet atmosfære, og at begge parter giver sig til tid til hinanden, så samtalen ikke bliver presset.

Konklusion

Der udarbejdes som afslutning på mødet eller inden for 3 dage herefter et kortfattet skriftligt referat af samtalens konklusioner, herunder af de aftaler, der indgås i løbet af samtalen. Lederen har ansvaret for, at referatet udarbejdes. Referatet udarbejdes af lederen.

Begge parter underskriver 2 eksemplarer af referatet, 1 eksemplar til hver part.

Lederens eksemplar opbevares enten i papirform eller elektronisk på et sted, som uvedkommende ikke har adgang til. Såfremt der indgås aftale om kompetenceudvikling er det vigtigt at præcisere, at ledelsen skal sikre rammer og betingelser for den aftalte kompetenceudvikling, og medarbejderen skal arbejde på, at nå de beskrevne udviklingsmål og gennemføre planlagte udviklingsaktiviteter.

Bilag 5.01 - Medarbejders egen opsigelse

Afskedigelsesmyndigheden i henhold til kommunens kompetencefordelingsplan, jf. bilag 0.02 og 1.04, træffer alle beslutninger i relation til en konkret afskedigelsessag.

Den mest almindelige fratrædelse sker, når den ansatte selv ønsker at fratræde sin stilling.

Den ansatte udarbejder en skriftlig opsigelse og afleverer denne til den berørte leder, der herefter skriftligt accepterer opsigelsen, efter behov efter inddragelse af HR for rådgivning vedrørende ferieafvikling inden fratrædelsen mv.

Opsigelsesvarslet for tjenestemænd er 3 måneder til udgangen af en måned.

For overenskomstansatte vil opsigelsesvarslet normalt være 1 måned til udgangen af en måned.

Den berørte leder fremsender senest umiddelbart efter fratrædelsen relevante fratrædelsesoplysninger til Løn og Økonomi (lon@aeroekommune.dk), der registrerer oplysningerne i den fratrædende medarbejders personalesag.

Den berørte leder indberetter evt. afholdt ferie/feriefridage mv. inden fratrædelsen og afgangsfører medarbejderen i Opus, senest ved sidste lønudbetaling til medarbejderen.

Bilag 5.02 - Uansøgt afsked

Ærø Kommune ønsker, at kommunen skal være en rummelig og inspirerende arbejdsplads med et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, som giver mulighed for at tage hensyn til den enkelte medarbejders særlige ønsker og behov.

Alligevel kan der indimellem opstå situationer, hvor kommunen ser sig nødsaget til at indlede en uansøgt afskedigelsessag mod en medarbejder.

Væsentlige stillingsændringer, herunder bl.a. ændringer af beskæftigelsesgrad eller større ændringer af stillingsansvar eller stillingsindhold, sidestilles i denne forbindelse med egentlige afskedigelser.

Den konkrete anledning til disse sager kan eksempelvis være sygdom, arbejdsmangel eller misligholdelse.

Det er vigtigt for såvel kommunen som medarbejderen, at der er nogle klare spilleregler for disse sager.

Tiltag før en afskedigelsessag indledes Notat

Såfremt lederen konstaterer et forhold, der vil kunne tillægges betydning i en eventuel afskedigelsessag, skal lederen udfærdige et internt notat om forholdet eller indkalde den berørte medarbejder til en tjenstlig samtale. HR inddrages i sagen, inden der indkaldes til en tjenstlig samtale. Ligeledes skal lederen løbende udfærdige internt notat om de tiltag, som lederen iværksætter for at imødegå de problemstillinger, der kan udløse en afskedigelsessag.

Tjenstlig samtale

Såfremt det konstaterede forhold ikke kan rettes gennem vejledning og eventuel afholdelse af en vejledende samtale om forholdet mellem medarbejderen og lederen, indkalder lederen medarbejderen til en tjenstlig samtale. Den tjenstlige samtale skal så vidt muligt finde sted i arbejdstiden.

Ved indkaldelsen tilbydes medarbejderen, at tillidsrepræsentanten eller en anden af medarbejderen valgt bisidder kan deltage i samtalen. Indkaldelsen skal foregå skriftligt og med et passende varsel, således at medarbejderen kan nå at forberede sig og finde en bisidder. Et passende varsel er normalt ca. 1 uge.

Lederen sørger for, at der tages referat af samtalen. Såfremt lederen ønsker det, kan HR deltage som referent.

Referatet underskrives af lederen og medarbejderen samt eventuelt af medarbejderens bisidder og tilgår herefter personalesagen hos Løn og Økonomi.

Kopi af referatet tilgår medarbejderen.

Hvis medarbejderen udebliver fra samtalen, vil det sædvanligvis være at betragte som ulovlig udeblivelse. Ønsker medarbejderen ikke at underskrive referatet, gør arbejdslederen notat herom.

Advarsel

Inden der indledes en egentlig afskedigelsessag, skal den berørte leder normalt have givet medarbejderen en skriftlig advarsel, efter behov efter inddragelse af HR.

En advarsel kan eksempelvis være en følge af den tjenstlige samtale. Kopi af advarslen tilgår personalesagen hos Løn og Økonomi.

Inden der gives en endelig advarsel, skal lederen fremsende en påtænkt advarsel (sindetskrivelse) til medarbejderen. Den påtænkte advarsel skal indeholde en præcis beskrivelse af det forhold, det påtænkes at give medarbejderen en advarsel for, og skal herudover angive en passende frist for medarbejderen til at fremkomme med indsigelse.

Procedure for en uansøgt afskedigelsessag Indstilling til afskedigelse

En egentlig afskedigelsessag indledes med, at den berørte leder indsender en sagligt begrundet, skriftlig indstilling indeholdende en dokumenteret beskrivelse af afskedigelsesgrundlaget til HR.

Alle væsentlige dokumenter: sygefraværslister, notater, referater, advarsler mv., vedlægges indstillingen.

Hvis afskedigelsesgrundlaget ikke er begrundet i arbejdsmangel, men sygdom, misligholdelse, udeblivelse, samarbejdsvanskeligheder eller andet, der kan henføres til medarbejderen, stilles der særlige krav til beskrivelse og dokumentation af afskedigelsesgrundlaget.

Det bemærkes, at det kræver særligt tungtvejende grunde at afskedige medarbejdere, der er beskyttet af tillidsrepræsentantregler.

Tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, MED-udvalgsrepræsentanter og alle disse repræsentanters stedfortrædere er omfattet af disse regler.

Lederen udarbejder indstillingen efter grundig gennemlæsning af relevante bestemmelser i den overenskomst, som ansættelsesforholdet er omfattet af, samt efter dialog med Løn og Økonomi og eventuelt kommunaldirektøren. Indstillingen fremsendes til HR.

Sindetskrivelse

På grundlag af den berørte leders indstilling, fremsender HR en såkaldt sindetskrivelse til medarbejderen.

Med skrivelsen efterlever kommunen sin forpligtelse til partshøring.

I skrivelsen anføres, at kommunen har til hensigt (er sindet) at afskedige den pågældende medarbejder. Skrivelsen indeholder oplysninger om opsigelsesvarsel, fratrædelsesdato og grundlag for den påtænkte afskedigelse. Endvidere skal skrivelsen indeholde oplysninger om medarbejderens adgang til at udtale sig inden for en frist på normalt 14 dage, idet sagens omfang og karakter og eventuelle overenskomstbestemmelser kan nødvendiggøre en kortere eller længere frist.

Kopi af skrivelsen arkiveres sammen med lederens indstilling i medarbejderens personalesag på Løn og Økonomi.

Hvis det forlanges i den relevante overenskomst, fremsendes kopi af sindetskrivelsen til den relevante forhandlingsberettigede organisation. Såfremt sindetskrivelsen indeholder fortrolige oplysninger, vil der dog normalt med skrivelsen blive vedlagt en kopi med henblik på, at den ansatte selv kan udlevere kopien til den forhandlingsberettigede organisation, hvis han/hun ønsker organisationen inddraget i sagen. I dette tilfælde underretter kommunen blot organisationen om, at sindetskrivelsen er fremsendt til medarbejderen.

Afskedigelse

Sindetskrivelsen kan eventuelt medføre, at der skal afholdes forhandling med den berørte forhandlingsberettigede organisation.

Når partshøringen og en eventuel forhandling er afsluttet, afgør den berørte leder efter dialog med HR og eventuelt kommunaldirektøren, hvad der videre skal ske.

Såfremt det besluttes, at afskedigelsessagen skal fortsættes, fremsendes den egentlige afskedigelse til medarbejderen i skriftlig form.

Afskedigelsen skal indeholde oplysninger om opsigelsesvarsel, fratrædelsesdato, begrundelse for afskedigelsen og eventuelt oplysning om fratrædelsesgodtgørelse, ferieafvikling, fritstilling m.v.

Hvis overenskomsten kræver det, fremsendes tillige kopi til den relevante forhandlingsberettigede organisation. I modsat fald underrettes organisationen blot om, at opsigelsen er fremsendt til medarbejderen.

Bilag 5.03 - Bortvisning

Grov misligholdelse af ansættelsesforholdet kan nødvendiggøre, at en medarbejder bortvises.

En bortvisning indebærer, at medarbejderen fratræder med øjeblikkelig virkning, og at lønudbetalingen ophører straks.

En bortvisning skal gennemføres hurtigt.

Inden der træffes beslutning, afholder den berørte leder så vidt muligt en tjenstlig samtale med medarbejderen og tillidsrepræsentanten eller en anden af medarbejderen valgt bisidder.

HR inddrages så vidt muligt inden samtalen.

Medarbejderen skal altid partshøres (ved fremsendelse af sindetskrivelse) inden en bortvisning. Fristen for indsigelse er i dette tilfælde 3-4 hverdage. Medarbejderen fritages for tjeneste i partshøringsperioden.

Beslutning om bortvisning træffes af kommunaldirektøren efter indstilling (evt. telefonisk) fra lederen.

Hvis kommunaldirektøren ikke kan træffes, afgøres bortvisningen af en af kommunens øvrige direktører eller i disses fravær af den berørte leder.

I tilfælde, hvor det er åbenlyst og uden for al tvivl, at en bortvisning er den eneste løsning, træffes beslutningen af den berørte leder.

Den, der har truffet beslutning om bortvisningen, sørger for, at der udfærdiges et notat indeholdende en grundig redegørelse for afgørelsens grundlag.

Den berørte leder skal hurtigst muligt, når endelig bortvisning er effektueret, informere de øvrige medarbejdere på arbejdsstedet om bortvisningen.

Bilag 6.01 - Godtgørelse i forbindelse med deltagelse i kurser, møder mv.

Kategorier

Forinden tilmelding til arrangementet (kurset, mødet mv.) indplacerer den berørte leder den påtænkte deltagelse i en af følgende 2 kategorier:

Kategori 1: Arrangementet er et nødvendigt led i tjenesten (deltagelse er en tjenestepligt) Kategori 2: Andre arrangementer (deltagelse kræver medarbejderens accept)

For deltagelse i et Kategori 1-arrangement, ydes nedennævnte maksimale godtgørelser, medmindre andet er bestemt i love eller i overenskomster/aftaler, indgået mellem KL/kommunen og en personaleorganisation.

For deltagelse i et Kategori 2-arrangement ydes godtgørelser efter konkret aftale mellem medarbejderen og den berørte leder.

Der kan dog indgås aftale i det lokale MED-organ om standardiserede godtgørelser for deltagelse i Kategori 2-arrangementer (typisk for deltagelse i arrangementer, der hyppigt forekommer inden for den decentrale enhed), med henblik på forenkling, for at for at optimere medarbejdernes uddannelsesmuligheder inden for de tilstedeværende uddannelsesmidler eller af andre grunde.

Godtgørelser for deltagelse i Kategori 2-arrangementer kan ikke overstige nedennævnte maksimale godtgørelser.

Alle godtgørelser finansieres som udgangspunkt af den berørte decentrale enheds ramme, eventuelt kan deri særlige tilfælde ydes tillægsbevilling eller overføres midler fra kommunens tværgående uddannelsespulje, jf. bilag 4.02.

Maksimale godtgørelser

A. Tid

Ved endagsarrangementer på Ærø godtgøres transporttiden tur-retur mellem normalt tjenestested og stedet, hvor arrangementet afholdes. Såfremt den faktiske transporttid er kortere (fx fordi arrangementet afholdes tæt på hjemmet), godtgøres den faktiske transporttid. Herudover godtgøres tiden fra starttidspunkt til sluttidspunkt for arrangementet.

Ved arrangementer på Ærø med overnatning godtgøres:

For den første dag: Transporttiden fra normalt tjenestested til stedet, hvor arrangementet afholdes, eller den faktiske transporttid, hvis denne er kortere. Herudover godtgøres tiden fra starttidspunkt til sluttidspunkt for arrangementet den pågældende dag.

For mellemliggende dage: 7,4 timer pr. dag.

For den sidste dag: Tiden fra starttidspunkt til sluttidspunkt for arrangementet den pågældende dag. Herudover godtgøres transporttiden fra stedet, hvor arrangementet afholdes, til normalt tjenested eller den faktiske transporttid, hvis denne er kortere.

Ved endagsrejser uden for Ærø godtgøres tiden fra normalt tjenestested til ankomst til normalt tjenestested. Såfremt det faktiske tidsforbrug er kortere (eksempelvis fordi afstanden mellem bopæl og færge er kortere end afstanden mellem normalt tjenestested og færge, eller fordi medarbejderen har bopæl udenfor Ærø) godtgøres det faktiske tidsforbrug.

Ved arrangementer uden for Ærø med overnatning godtgøres:

For den første dag: Tiden fra normalt tjenestested til ankomst/sluttidspunkt for arrangementet den pågældende dag. Såfremt det faktiske tidsforbrug er kortere godtgøres det faktiske tidsforbrug.

For mellemliggende dage: 7,4 timer pr. dag.

For hjemrejsedagen: Tiden fra afrejse/starttidspunkt for arrangementet den pågældende dag til ankomst på normalt tjenestested. Såfremt det faktiske tidsforbrug er kortere godtgøres det faktiske tidsforbrug.

Såvel ved endagsarrangementer som ved arrangementer med overnatning forudsættes det, at tiden til rejse og arbejdsfri perioder begrænses mest muligt.

B. Deltagerafgift/Materialer

Dokumenterede udgifter dækkes.

C. Overnatningsudgifter

Dokumenterede rimelige udgifter til logi dækkes.

Det forudsættes, at logiet er godkendt af den berørte leder inden deltagelse i arrangementet.

D. Kost og småfornødenheder

Dokumenterede rimelige udgifter til kost og småfornødenheder dækkes.

E. Befordringsgodtgørelse

  1. Transporten foretages på den måde, der ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssig for medarbejderen og økonomisk mest fordelagtig for kommunen.
  2. Inden deltagelse i arrangementet træffer medarbejder og den berørte leder aftale om transportform.
  3. Såfremt det aftales, at medarbejderen benytter egen bil, godtgøres efter statens høje sats, jf. bilag 6.02.
  4. Såfremt det ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssigt for medarbejderen og økonomisk mest fordelagtigt for kommunen, at medarbejderen benytter offentligt transportmiddel, kan medarbejderen vælge at benytte egen bil mod godtgørelse med prisen for billigste offentlige transportmiddel.
     

F. Andre udgifter

Nødvendige udgifter, som ikke er omfattet af punkterne B. - E., refunderes efter regning efter godkendelse af den berørte leder.

Godkendelsen fra den berørte leder skal normalt foreligge, før udgiften afholdes.

4. Administration

Administrationen og førstefortolkningen af ovenstående retningslinjer er den berørte leders ansvar og kompetence. I tvivlstilfælde fortolkes retningslinjerne af Direktionen.

Bilag 6.02 - Statens høje sats for skattefri befordringsgodtgørelse

Befordringsgodtgørelse pr. km. høj takst pr. 01.01.2020 3,52 kr

Bilag 6.03 - Tjenestefrihed/Orlov uden løn

Lokal MED- organet kan fastsætte nærmere retningslinjer for adgangen til tjenestefrihed med og uden løn, samt orlov uden løn for medarbejderne inden for den respektive decentrale enhed.

Konkrete aftaler om tjenestefrihed/orlov uden løn indgås mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder.

Ved indgåelse af konkrete aftaler udvises imødekommenhed og fleksibilitet fra begge parters side, idet der tages hensyn til følgende forhold:

  • Medarbejderens private interesser
  • Opgavevaretagelsen ved medarbejderens fravær
  • Kolleger og trivsel på arbejdspladsen
  • Ligebehandling af ansatte

Da de enkelte decentrale enheder kan have forskellige vilkår for at sikre varetagelsen af opgaven, gælder følgende regler, som en sikring af ligebehandling af alle kommunens ansatte.

Orlov uden løn

Som orlov betragtes  fravær af minimum 1 måneds varighed.  Ønsker en medarbejder at søge orlov uden løn, skal medarbejderen sende en skriftlig ansøgning til nærmeste leder. Ansøgningen påtegnes af lederen og videresendes til lon@aeroekommune.dk til videre behandling.

Orlov til (efter)uddannelse bør altid imødekommes, så vidt det er muligt på arbejdspladsen.

Ønsker medarbejderen ikke at vende tilbage efter endt orlov, skal pågældende sige sin stilling op med sit sædvanlige opsigelsesvarsel.

Orlov uden løn til tjeneste i udlandet eller på Grønland

Hvis medarbejderen

  • Udsendes til udlandet som led i Danmarks statslige udviklingsarbejde med udviklingslandene.
  • Udsendes til udlandet for at gøre tjeneste ved internationale organisationer, som Danmark deltager i eller samarbejder med.
  • Ansættes i Grønlands Selvstyre/kommuner mv.

har pågældende ret til orlov uden løn. Ved tilbagevenden efter orlov medregnes anciennitet under orlovsperioden.

Hvis medarbejderens ægtefælle/samlever:

  • Udsendes til tjeneste i udlandet for statslige myndigheder.
  • Udsendes til udlandet for at gøre tjeneste ved internationale organisationer, som Danmark deltager i eller samarbejder med.
  • Ansættes i Grønlands Selvstyre/kommuner mv.

har pågældende ret til orlov uden løn. Det er en forudsætning for at benytte denne ret til orlov uden løn, at medarbejderen følger sin ægtefælle/samlever til tjenesten i udlandet eller på Grønland. Ved tilbagevenden medregnes anciennitet under orlovsperioden ikke.

Der ydes tjenestefri med løn til:

  1. Tjenestefrihed til lægebesøg og tandlægebesøg på Ærø, såfremt det ikke er muligt at aftale tid uden for normal arbejdstid.
  • Det samme gælder rejse i forbindelse med egen konsultation af speciallæge, samt ved egen ambulant hospitalsbehandling, såfremt disse ikke kan finde sted på Ærø.
  • Ved læge- eller tandlægebesøg udenøs, ydes der tjenestefri med løn til selve konsultationstiden.
  1. Tjenestefrihed ved egen rund fødselsdag. Såfremt fødselsdagen falder på en fridag, ydes der tjenestefri på en arbejdsdag i umiddelbar tilknytning til fødselsdagen.
  2. 1 dags tjenestefrihed ved alvorlig sygdom, dødsfald og begravelse i nærmeste familie. Nærmeste familie er forældre, stedforældre, svigerforældre, bedsteforældre, søskende, stedsøskende, børn, stedbørn, svigerbørn, børnebørn, ægtefælle og samlever.  Der kan bevilges tjenestefrihed i flere dage efter aftale med nærmeste leder.
  3. Tjenestefrihed på selve dagen ved eget, forældres, stedforældres, svigerforældres, søskendes, stedsøskendes, børns eller stedbørns bryllup.
  4. Tjenestefrihed på selve dagen ved eget, forældres, svigerforældres eller bedsteforældres sølv- og guldbryllup mv.
  5. Tjenestefrihed ved eget 25, 40 og 50 års jubilæum. . Såfremt jubilæumsdagen falder på en fridag, ydes der tjenestefri på en arbejdsdag i umiddelbar tilknytning til jubilæumsdagen.
  6. Efter anmodning i hvert enkelt tilfælde hel eller delvis tjenestefrihed på barns 1. og 2. sygedag,  når fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og tjenestefrihed er forenelig med hensynet til arbejdet. Det forventes, at ægtefæller skiftes til at søge tjenestefrihed på barnets 1. og 2. sygedag.
  7. Tjenestefrihed på dagen før eksamensdagen ved kurser og anden uddannelse, der er et nødvendigt led i tjenesten.

Under punkterne 3 — 5 kan ydes indtil 2 dages tjenestefrihed, såfremt rejse er nødvendig.

Den berørte leder kan i øvrigt yde tjenestefrihed med løn, såfremt særlige forhold gør sig gældende. Alle tvivlstilfælde afgøres af den berørte leder.

Bilag 6.04 - MED-aftale, tillidsrepræsentantens og arbejdsmiljørepræsentantens virksomhed

I den lokalt indgåede MED-aftale findes de aftalte spilleregler for medarbejderindflydelse og medarbejderbestemmelse i Ærø Kommune.

Den underskrevne aftale findes på Kommunens hjemmeside under "Medarbejder-info".

Heri findes også beskrivelse af tillidsrepræsentantens og arbejdsmiljørepræsentantens virksomhed.

Bilag 6.05 - Vejledning om medarbejdernes adgang til at ytre sig offentligt, herunder udtale sig til pressen

Som udgangspunkt har medarbejderne ligesom alle andre borgere en grundlovssikret ytringsfrihed.

Imidlertid må der for medarbejderne, af hensyn til tavshedspligt, loyalitetspligt, regler om decorum (sømmelig optræden) samt af hensyn til kommunens interne beslutningsprocesser og funktionsevne, gælde visse begrænsninger i adgangen til at ytre sig offentligt, herunder i adgangen til at udtale sig til pressen.

Retningslinjer

Bestemmelserne om tavshedspligt i forvaltningsloven skal under alle omstændigheder respekteres, såvel mens man er ansat i Ærø Kommune som efter ansættelsens ophør. Er man i tvivl om, om et dokument eller en oplysning er undergivet tavshedspligt, må man henvende sig til sin overordnede.

Før man udtaler sig, må man gøre op med sig selv og offentligt klart tilkendegive, om man udtaler sig som medarbejder i Ærø Kommune på kommunens vegne, som tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant på en gruppe medarbejderes vegne eller som privatperson på egne vegne.

Udtaler man sig på kommunens vegne, kan man normalt frit give faktuelle oplysninger om sit eget ansvarsområde, dog uden at krænke tavshedspligtbestemmelserne.

Man må derimod afholde sig fra offentligt at tilkendegive personlige meninger om politikernes beslutninger, kommunens service eller den kommunale forvaltnings interne arbejdsforhold.

Bliver man af en journalist bedt om at udtale sig om en kollegas eller en overordnets ansvarsområde, må man henvise journalisten til at rette henvendelse til rette vedkommende.

Er man i tvivl om, hvad man skal svare en journalist, må man henvise journalisten til sin overordnede.

Hvis man som medarbejder har haft kontakt til en journalist, skal man umiddelbart herefter orientere sin nærmeste leder om, hvad man er blevet spurgt om, hvad man har svaret, den sammenhæng, man har udtalt sig i, og andre relevante forhold.

Lederen orienterer efterfølgende andre (fx den berørte direktør eller udvalgsformand), som han/hun finder, kan have interesse i sagen.

Udtaler man sig som tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant kan man frit udtale sig om arbejds-, personale- og samarbejds- og arbejdsmiljøforhold for den gruppe medarbejdere, hvis interesser man er valgt til at varetage, dog uden at krænke eventuelle tavshedspligtbestemmelser og uden at krænke de forpligtelser, man som tillidsvalgt har, til at medvirke til at fremme og vedligeholde gode og rolige arbejdsforhold.

Udtaler man sig som privatperson, kan man frit udtale sig om sager, som man ikke har berøring med i sit daglige arbejde.

Ytrer man sig som privatperson om sit eget område, må det ske på en saglig og fyldestgørende måde. Man må ikke give bevidst urigtige oplysninger eller fortie væsentlige oplysninger, så man giver et urigtigt eller ufyldestgørende indtryk af det, man udtaler sig om.

Man kan frit udtale sig om sine egne, helt personlige løn-, ansættelses- og arbejdsforhold, dog uden at krænke tavshedspligtbestemmelserne.

En medarbejder uden ledelsesansvar har en videre adgang til at udtale sig som privatperson end en medarbejder med ledelsesansvar.

Hvad enten man udtaler sig som medarbejder, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller privatperson, forventes det at ske navngivet og i en passende form.

I tvivlstilfælde fortolkes denne vejledning af Direktionen.

Bilag 6.06 - Feriefond

Der er etableret en feriefond for Langeland Kommune og Ærø Kommune.

Feriefonden udlejer et antal ferieboliger, beliggende forskellige steder i Danmark, til medarbejderne i de 2 kommuner.

Ansøgning til sommerhus skal ske på: https://langelandaeroeferiefond.bookhus.dk 

Henvendelse om leje af en af Feriefondens ferieboliger kan rettes til en af kommunens repræsentanter i Feriefondens bestyrelse.

Bilag 6.07 - Aktindsigt i personalesager

I henhold til offentlighedsloven kan der ikke gives aktindsigt i sager om ansættelse og forfremmelse af kommunens medarbejdere. Ligeledes kan der ikke gives aktindsigt i, hvilke arbejdsopgaver den ansatte skal varetage fremover, eller hvilke kurser den pågældende skal gennemgå. Der er alene aktindsigt med hensyn til ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For chefer kan der også være aktindsigt i sager om disciplinære reaktioner af advarsel eller derover indenfor et tidsrum af 2 år efter at den endelige afgørelse er truffet. Med hensyn til uddannelse er der aktindsigt i uddannelsespapirer, men ikke i eksamenskarakterer.

Såfremt en borger anmoder om aktindsigt i en personalesag, fremsendes anmodningen til HR. Herfra vil det blive meddelt borgeren, hvor og hvordan aktindsigten kan ske.

Normalt vil borgeren, der ønsker aktindsigt, blive placeret ved et bord sammen med HR-medarbejderen. Her vil borgeren så få mulighed for at gennemse de dokumenter, der er fundet frem. Efter Ønske kan der med medarbejderens hjælp udleveres kopi. Er der tale om et større antal dokumentsider, opkræves betaling for de udleverede kopier.

Den ansatte, i hvis sag der er søgt aktindsigt, orienteres af HR.

Bilag 6.08 - Gaveregulativ for fastansatte i Ærø Kommune

Jubilæer

Retningslinjer vedrørende beregning af jubilæumsanciennitet i Ærø Kommune

Anciennitet optjent pr. 31. december 2005

  • Medarbejdere fra Marstal Kommune, der i forbindelse med kommunesammenlægningen 1. januar 2006 blev overført til Ærø Kommune, får overført den i Marstal Kommune optjente jubilæumsanciennitet pr. 31. december 2005.
  • Medarbejdere fra Ærøskøbing Kommune, der i forbindelse med kommunesammenlægningen 1. januar 2006 blev overført til Ærø Kommune, får overført den i Ærøskøbing Kommune optjente jubilæumsanciennitet pr. 31. december 2005.

Nyansættelser efter 1. januar 2006 i Ærø Kommune

  • Jubilæumsancienniteten regnes fra den første ansættelse som månedslønnet i Ærø Kommune (incl. evt. prøvetid og elevtid).

Nedenstående gælder for alle ansatte efter sammenlægningen

  • Sker der afbrydelser i ansættelsen sammenlægges ansættelsesperioderne.
  • Timelønnet ansættelse medregnes ikke.
  • Jubilæumsancienniteten beregnes som en sammenlagt beskæftigelse i Ærø Kommune. Uanset ansættelsesforhold forskellige steder i Ærø Kommune kan der kun opnås 25,40 og 50 års jubilæum en gang.
  • Tjenestefrihed ved barsel (med og uden løn) og børnepasningsorlov medregnes.
  • For fastansatte, der har søgt og fået bevilliget uddannelsesorlov uden løn, medregnes uddannelsesperioden i jubilæumsancienniteten.
  • Ved tjenestefri/orlov i øvrigt uden løn optjenes der ingen jubilæumsanciennitet.
  • For lærere i "den lukkede gruppe" (tjenestemænd ansat før 1.april 1993) gælder den samlede ansættelse indenfor folkeskolen ved beregning af jubilæumsancienniteten.

Procedurer ved jubilæer

Den enkelte decentrale leder skal via OPUS personale holde sig orienteret om egne medarbejderes jubilæumsdato.

Løn og Økonomi udsender 2 gange årligt – i januar og i juli måned – jubilæumsliste til de ledere, som har medarbejdere, der indenfor det næste 1,5 år har 40 års jubilæum. Når lederen har afklaret med medarbejderen, at medarbejderen ønsker at modtage Dronningens Fortjenstmedalje, kontakter lederen Sekretariatet. Der skal påregnes lang ekspeditionstid i det pågældende ministerium, hvorfor Sekretariatet skal kontaktes minimum 8 måneder før jubilæumsdatoen.

Den berørte leder undersøger, om jubilaren ønsker, at arbejdsstedet markerer begivenheden med et arrangement. I givet fald foranlediger lederen, at der afholdes et arrangement på arbejdsstedet. Udgiften hertil afholdes af arbejdsstedet.

Ønsker jubilaren at afholde et privat arrangement hjemme, sker dette for medarbejderens egen regning.

Lederen rekvirerer en kommunal repræsentationsgave i sekretariatet. Udgiften til denne gave afholdes af sekretariatet.

Lederen foranlediger, at der indkøbes en gave fra arbejdsstedet for arbejdsstedets regning, samt orienterer Løn og Økonomi via lon@aeroekommune.dk om jubilæet. Løn og Økonomi vil ved førstkommende lønudbetaling efter jubilæet, udbetale gratiale via lønsedlen.

Medarbejderen har tjenestefri med løn på jubilæumsdagen.

De nævnte jubilæumsgratialer er pr. 1. april 2020:

Jubilæer Note Gratiale Vejl. beløb til gave
fra arbejdsstedet
Kommunal
repræsentationsgave
25 år ved kommunen a) 6.619 kr. 1.000 kr. Ja
40 år ved kommunen a) 8.385 kr. 1.000 kr. Ja
50 år ved kommunen a) 9.929 kr. 1.000 kr. Ja

a) Gratialesatserne følger cirkulære om jubilæumsgratiale til personale i statens tjeneste, samt cirkulære om regulering af satser for jubilæumsgratialer.

Runde fødselsdage

Den enkelte decentrale leder skal via OPUS personale holde sig orienteret om egne medarbejderes runde fødselsdage. Lederen foranlediger, at der indkøbes en gave, samt at gaven bliver overrakt til fødselaren. Arbejdsstedet afholder udgiften til gaven, og medarbejderen har tjenestefri med løn på selve dagen.

Fødselsdage Vejledende beløb til indkøb
fra arbejdsstedet
Kommunal
repræsentationsgave
Rund fødselsdag 500 kr Nej

 

Fratrædelser

Ved ansøgt afsked, samt ved uansøgt afsked af årsager der ikke kan tilregnes den ansatte, undersøger den berørte leder, om den fratrædende medarbejder ønsker, at arbejdsstedet markerer begivenheden ved et arrangement. I givet fald foranlediger lederen, at der afholdes et arrangement på arbejdsstedet. Udgiften hertil afholdes af arbejdsstedet. Ønsker medarbejderen at afholde et privat arrangement hjemme, sker dette for medarbejderens egen regning.

Fratrædelser Vejledende beløb til indkøb
fra arbejdsstedet
Kommunal
repræsentationsgave
Ved afrejse under 2 års ansættelse 150. kr b) Nej
Ved afrejse over 2 års ansættelse   Ja
Ved overgang til pension/efterløn   Ja

b) Fx en blomsterhilsen eller vin gave, men institutionen/afdelingen står frit. Ved meget korte ansættelsesforløb gives den kommunale repræsentationsgave ikke.

Der gives ikke advis fra Løn & Økonomi. Den berørte leder foranlediger, at der indkøbes en gave, samt at gaven bliver overrakt til den fratrædende medarbejder sammen med den kommunale repræsentationsgave. Arbejdsstedet afholder udgiften til arbejdsstedets gave.

Udlærte elever

Ved færdiguddannelse af elever undersøger den berørte leder, om eleven ønsker, at arbejdsstedet markerer begivenheden med et arrangement. I givet fald foranlediger lederen, at der afholdes et arrangement på arbejdsstedet. Udgiften hertil afholdes af arbejdsstedet.

Ønsker eleven at afholde et privat arrangement hjemme, sker dette for egen regning.

Udlærte elever Vejledende beløb til indkøb
fra arbejdsstedet
Kommunal
repræsentationsgave
Udlærte elever 500 kr.  Ja

 

Bilag 6.09 - Retningslinjer for tildeling af skærmbriller

Behov for skærmbriller foreligger hos medarbejdere med behov for synskorrektion under arbejde ved dataskærm under forudsætning af, at korrektionsbehovet ikke kan dækkes af medarbejderens egne briller/kontaktlinser.

Regler om skærmarbejde findes i Arbejdstilsynets vejledning D.2.3 af juni 2009. Link: www.at.dk

Skærmarbejdets tilrettelæggelse

Af ovennævnte vejledning fremgår, at der gælder særlige bestemmelser, når den ansatte så godt som hver arbejdsdag arbejder ved en skærm i ca. 2 timer eller mere.

Skærmarbejdet skal tilrettelæges, så det daglige arbejde ved skærmen regelmæssigt afbrydes af andet arbejde eller pauser, så sundhedsskadelige påvirkninger undgås.

Undersøgelse af de ansattes øjne og syn

Øjengener ved skærmarbejdet kan skyldes en uhensigtsmæssigt indrettet skærmarbejdsplads og/eller dårlig belysning. Arbejdsbord, arbejdsstol og belysning skal derfor være indstillet, så medarbejderen kan indtage hensigtsmæssige arbejdsstillinger med hensigtsmæssige belysningsforhold.

Arbejdsmiljørepræsentanten kan være behjælpelig med at bringe forholdene i orden

Medarbejderen har ret til en passende undersøgelse af øjne og syn. Det gælder:

  • Inden medarbejderen begynder at arbejde ved skærmen
  • Med jævne mellemrum derefter, og
  • Hvis der opstår synsproblemer/øjengener, der kan skyldes arbejdet. Henvendelse om en synsundersøgelse rettes til nærmeste leder.

Undersøgelsen foretages af en optiker eller eventuelt af en øjenlæge, hvis undersøgelsen hos optikeren viser, at dette er nødvendigt.

Kommunen bestemmer, hvem der skal udføre undersøgelsen, og har indgået herom aftale med:

Thiele
Kongensgade 31A
5960 Marstal
65 36 20 20

Undersøgelsen betales af kommunen (den decentrale enhed).

Udlevering af skærmbriller

Medarbejderen skal for kommunens (den decentrale enheds) regning have udleveret briller, som er beregnet til det pågældende arbejde, hvis synsundersøgelsen viser, at det er nødvendigt, og hvis den ansattes egne briller eller kontaktlinser ikke kan bruges.

Kommunen betaler kun for standardstel og -glas.

Ved særlige ønsker betaler medarbejderen selv forskellen mellem standardstel og —glas og det ønskede.

Skærmbrillerne er kommunens ejendom.

Følgende blanket udfyldes af medarbejderen og den decentrale leder og tages med til synstesten hos Thiele.

Ansøgningskema kan findes i pdf. filen nederst på siden

Bilag 6.10 - Medarbejderes brug af kommunens biler

Det forudsættes at medarbejdere der benytter kommunens biler som fører, har gyldigt kørekort til pågældende køret

Bilag 6.11 – Medarbejders dødfald

Det er en svær situation når en medarbejder dør, både for kolleger og for ledelse. Med udgangspunkt i Ærø kommunes værdier åbenhed, omtanke og respekt er følgende retningslinje udarbejdet.

Dødsfaldet indtræder i tjeneste:

  • Hvis medarbejderen afgår ved døden i tjeneste, vil det være læge eller politi der informerer de pårørende om dødsfaldet.
  • En nær kollega på arbejdspladsen kan evt. følge med på hospitalet og være hos de pårørende når de informeres om dødsfaldet
  • Når pårørende er informeret, skal nærmeste leder hurtigst muligt samle kollegerne på den berørte arbejdsplads og informere om dødsfaldet. Kollegerne tilbydes krisepsykolog.
  • Leder informerer andre kolleger i Ærø kommune om dødsfaldet via mail/intranet.
  • Leder tager kontakt til de pårørende og udtrykker kondolence på vegne af arbejdspladsen/Ærø kommune.

Dødsfaldet indtræder ikke i tjeneste:

  • Hvis medarbejderen afgår ved døden udenfor arbejdstiden, vil det oftest være de pårørende der informerer lederen efterfølgende.
  • Leder informerer hurtigst muligt kollegerne på arbejdspladsen.
  • Hvis der er medarbejdere, der er meget følelsesmæssigt berørte af dødsfaldet, tilbydes krisepsykolog.
  • Leder informerer andre kolleger i Ærø kommune om dødsfaldet via mail/intranet.
  • Leder tager kontakt til de pårørende og udtrykker kondolence på vegne af arbejdspladsen/Ærø kommune.

Efter dødsfaldet, inden begravelse/bisættelse:

  • Leder informerer lønkontoret om dødsdatoen.
  • Leder informerer IT-kontoret med henblik på nedlukning af IT-adgange.
  • Leder informerer samarbejdspartnere og arbejdsmæssige relationer, der ikke er ansat i Ærø kommune via mail/intranet.
  • Leder sørger for at afdødes arbejdsopgaver deles ud til andre medarbejdere.
  • Leder sørger for at afdødes navneskilt tages ned og afdødes navn på kontaktlister mv. fjernes.
  • Leder sørger for at afdødes personlige ejendele på arbejdspladsen samles pænt sammen og aftaler tidspunkt for aflevering til pårørende. Falder det naturligt at det er en nær kollega frem for leder der aflevere ejendelene, aftales dette.
  • Leder aftaler med pårørende om tidspunkt for aflevering af udleverede effekter (f.eks. mobiltelefon, nøgler mv.), samt nedtagning af evt. hjemmearbejdsplads.
  • Hvis kollegerne og/eller lederen ønsker at skrive en nekrolog eller indrykke en dødsannonce í avisen, sørger leder for at dette afklares med de pårørende inden da.

Begravelse/bisættelse:

  • Leder afklarer med de pårørende om de ønsker deltagelse fra arbejdspladsen til begravelse/bisættelse, samt til evt. mindesammenkomst efter ceremonien.
  • Såfremt de pårørende ønsker deltagelse fra arbejdspladsen, sørger leder for at afklarer hvilke kolleger der ønsker at deltage. Der skal være forskellige traditioner, alt efter hvilken trosretning den afdøde tilhører. Hvis man er i tvivl, spørg da de pårørende.
  • Afhængig af trosretning og traditioner, skal leder i forbindelse med begravelse/bisættelse sørge for:
    • Bestilling af blomster til ceremonien
    • Afklare med de pårørende om de ønsker at rustvognen passerer arbejdspladsen på et bestemt tidspunkt
    • Hvis arbejdspladsen har flagstang, skal flaget på halv fra morgenstunden. Husk at flaget skal på hel når ceremonien er slut.

Lønkontoret vil:

  • Lønkontoret fremsender kondolencebrev til de efterladte, med oplysning om evt. efterindtægt, pension, gruppeliv mv.
  • Såfremt afdøde var ansat som tjenestemand og efterlader ægtefælle eller børn under 21 år, vil ægtefællen eller børnene være berettiget til efterindtægt, svarende til 3 måneders løn.
  • Såfremt afdøde var overenskomstansat og har været ansat i mindst 1 år, vil ægtefælle eller børn under 18 år være berettiget til efterindtægt. Efterindtægten er afhængig af den afdødes ansættelsestid og udgør:
Ansættelsestid Beløb
Efter mindst 1 års ansættelse   1 måneds løn
Efter mindst 2 års ansættelse  2 måneders løn
Efter mindst 3 års ansættelse og derover 3 måneders løn

Bilag 6.12 – Retningslinjer for Ærø kommunes medarbejderes modtagelse af gaver mm. fra private

  • Kommunens ansatte bør generelt være meget tilbageholdende med at modtage gaver eller andre fordele i forbindelse med deres arbejde. Der kan være tale om egentlige gaver, deltagelse i arrangementer, kurser, rejser mv. eller andre fordele.
  • Retningslinjerne omfatter gaver mm. fra borgere, virksomheder, interesseorganisationer eller andre eksterne parter, men omfatter ikke interne gaver på arbejdspladsen.
  • Retningslinjerne er udarbejdet for at sikre korrekte og lovlige afgørelser og undgå mistanke om, at der i den enkelte sag kan være inddraget uvedkommende hensyn.
  • I få situationer vil kommunens ansatte dog kunne modtage en gave.
    • F.eks. kan kommunens ansatte i særlige tilfælde modtage sædvanlige, beskedne gaver fra private personer eller virksomheder ved arrangementer af personlig karakter såsom runde fødselsdage, jubilæer eller afsked. Det kan f.eks. være en bog eller en vingave.
    • Der kan modtages beskedne taknemmelighedsgaver i de særlige tilfælde, hvor det virker uhøfligt og vil være en skuffelse for giveren, hvis gaven returneres. Dette ses særligt at være tilfældet, hvis der er en personlig relation mellem giveren og modtageren. Det kan f.eks. gælde for plejepersonale eller pædagoger. Et eksempel kan være en æske chokolade til pædagoger ved barnets ophør i institutionen. Hvis det muligt deles gaven med resten af afdelingen eller teamet.
    • Der kan i forbindelse med højtider f.eks. jul modtages meget beskedne gaver fra borgere og virksomheder, som de har en etableret arbejdsrelation til. Det kan f.eks. være en æske chokolade. Hvis det muligt deles gaven med resten af afdelingen eller teamet.
    • Der kan modtages beskedne værtsgaver fra eksempelvis udenlandske gæster. Det kan f.eks. være en bog om det pågældende land. Hvis det muligt deles gaven på resten af afdelingen eller teamet.
    • Institutioner kan modtage beskedne gaver i forbindelse med rejsegilder, indvielser eller åbent hus arrangementer. Det kan f.eks. være en bog eller en vingave.
    • En beskeden gave (f.eks. et par flasker vin) i forbindelse med en kommunal ansat afholder et foredrag eller oplæg for en privat organisation. Såfremt der verserer en konkret sag bør den ansatte ikke deltage og afholde oplæg/foredrag.
    • Deltagelse ved private arrangementer med et repræsentativt formål og deltagelsen har en reel arbejdsmæssig begrundelse, men der skal være tale om et arrangement af mindre omfang og ikke har et upassende omfang. I tvivlstilfælde kan en mulig løsning være at lade kommunen betale for deltagelsen.
    • Forplejning i forbindelse med faglige arrangementer er i orden, såfremt forplejningen ikke har et upassende omfang. Den ansatte bør ikke deltage, såfremt underholdning eller forplejning overskygger det faglige formål.
  • Det anbefales, at den ansatte i tvivlstilfælde drøfter sagen med sin leder.
  • Hvis der fortsat er tvivl om, hvorvidt gaven må modtages, bør gaven ikke modtages.
  • Der henvises til KL´s vejledning i god adfærd i det offentlige, som indeholder gode eksempler på situationer, hvor gaver ikke bør modtages, og situationer hvor gaver kan modtages.
  • Registrering af modtagelse af gaver

For at skabe gennemsigtighed skal modtagelse af gaver registreres på en oversigt i afdelingen, som indeholder oplysninger om gavens indhold, hvem har givet gaven og hvem har modtaget gaven. Oversigten over modtagelse af gaver for det pågældende år sendes senest 31. januar det efterfølgende år til Løn og Økonomi, som samler oversigter over gaver på en samlet sag i ESDH-systemet. Taknemlighedsgaver registreres dog ikke.

Ærø Rådhus, den 26. november 2018

 

Ole Wej Petersen                            Allan Krogh Filtenborg

Borgmester                                     Kommunaldirektør