Personalehåndbog

Bilag 0.01 – Værdigrundlag

Sammen kan vi mere:

Vi er troværdige samarbejdspartnere, der samarbejder på tværs såvel internt som eksternt. Vi skaber de bedste resultater sammen med borgere, erhvervslivet og det offentlige. På den måde skaber vi ejerskab til fælles løsninger. Vi kan sammen skabe bedre løsninger med forskellige perspektiver og viden. Vi udnytter et stærkt fællesskab på Ærø til at skabe lokale løsninger. Vi samarbejder på tværs af kommune- og landegrænser. Vi er åbne for input udefra.

Det åbne miljø:

Nærhed og åbenhed går hånd i hånd i Ærø Kommune. Vores størrelse gør os smidige i forhold til hurtigt at løse opgaver på tværs af fagområder. Det lokale ø-miljø skaber en samhørighedsfølelse, der styrker kommunikationen mellem borger og kommune.

Mod til udvikling:

På Ærø tør vi gå foran. Vi er skabende og nysgerrige i et miljø, hvor tilliden dyrkes og udvikles. Vi afsøger nye muligheder og tilegner os viden og kompetencer, så vi kan tilbyde løsninger til fælles bedste. Med nytænkning og fornyelse skaber vi liv og vækst.

Bilag 0.02 – Organisationsdiagram

Organisationsdiagram

Bilag 1.01 – Ansættelsesprocedure

Generelt

En stilling, der opslås ledig, skal besættes af den bedst kvalificerede ansøger.

Ansættelsesmyndigheden i henhold til kommunens kompetencefordelingsplan jævnfør bilag 0.02 og bilag 1.04 træffer alle væsentlige beslutninger i ansættelsessager med inddragelse af repræsentanter for berørte medarbejdergrupper (eventuelt TR) og brugergrupper. Det påhviler ansættelsesmyndigheden at sikre, at alle der inddrages i ansættelsesproceduren er habile i forhold til den konkrete ansættelse.

Udgangspunktet for en ansættelsessag er, at ansættelsesmyndigheden efter en samlet vurdering af arbejdssituationen og personalesituationen beslutter, at ledige timer skal besættes. Er der tvivl om hvorvidt ledige timer skal besættes, kan dette drøftes med den relevante TR.

Fast ansat

Indstillingsudvalg

Ansættelsesmyndigheden nedsætter et indstillingsudvalg. Den lokale tillidsrepræsentant skal være medlem af indstillingsudvalget. Herudover skal andre relevante medarbejderinteresser og brugerinteresser være repræsenteret. Såfremt der ikke findes en lokal tillidsrepræsentant på arbejdspladsen/afdelingen skal en tillidsrepræsentant for det relevante fagområde, som minimum, deltage i ansættelsessamtalerne. Er der indkaldt kandidater fra flere faggrupper til ansættelsessamtalerne, kan der aftales indbyrdes i indstillingsudvalget, hvilken tillidsrepræsentant der deltager ved samtalerne.

Ansættelser i velfærdsområderne (dagtilbudsområdet, ældre- og sundhedsområdet og socialområdet)

Alle ledige stillinger skal som udgangspunkt opslås som fuldtidsstillinger.

Tilbud til deltidsansatte

I forbindelse med, at permanente timer skal besættes, skal disse timer først tilbydes til deltidsansatte medarbejdere i henhold til procedureregler, der fastsættes endeligt decentralt med respekt af overordnede centrale aftaler jævnfør bilag 1.05. Hvis det ikke herigennem lykkes at besætte alle ledige timer, skal de resterende timer opslås. For at spare tid kan eksternt opslag af de ledige timer eventuelt foretages parallelt med det interne udbud (i givet fald kan der dog først tages stilling til eksterne ansøgninger, hvis det viser sig umuligt at sikre en forsvarlig opgavevaretagelse ved tildeling af timerne til deltidsansatte). Inden for velfærdsområderne skal deltidsansatte medarbejdere, som ikke er ansat i en tidsbegrænset stilling, i hhv. 2024, 2027 og 2030 have ét tilbud om at komme på fuld tid.

Når det er afgjort, at ledige timer skal opslås, følges følgende retningslinjer:

Stillingsopslag

Ansættelsesmyndigheden udarbejder et stillingsopslag. Indstillingsudvalget inddrages i denne opgave. Det er vigtigt at afsætte den fornødne tid til udarbejdelse af stillingsopslaget.

Stillingsopslaget skal indeholde oplysning om stillingsbetegnelse, beskæftigelsesgrad, løn- og øvrige ansættelsesvilkår, tiltrædelsesdato og ansøgningsfrist. Er der tvivl om, hvilket overenskomstområde stillingen hører under, involveres TR i afklaring heraf.

Ved opslag af stillinger på Børn- og ungeområdet, på Ældre- og sundhedsområdet samt på Voksenhandicapområdet med borgernær kontakt og medarbejdere, der skal arbejde med udstedelse af MitID skal der i opslaget gøres opmærksom på, at ansættelsen forudsætter, at den, der ansættes, har en tilfredsstillende børne- og/eller straffeattest i forhold til den konkrete stilling, jævnfør bilag 1.06.

I samråd med den berørte direktør kan det ligeledes være en forudsætning for ansættelse i andre områder/stillinger, at den der ansættes, har en tilfredsstillende børne-/og eller straffeattest, alt afhængig af stillingens indhold.

Faste stillinger skal opslås eksternt. Ved omorganisering og i andre særlige tilfælde kan faste stillinger dog besættes efter internt opslag eller undtagelsesvist helt uden opslag, såfremt der er enighed om det med den berørte faglige organisation eller hvor arbejdsgiver er forpligtet af omplaceringspligten. For tjenestemænd skal reglerne for KL’s tjenestemandsregulativ dog følges. Ansøgningsfristen skal normalt være min. 14 dage.

Ansættelsesmyndigheden har ansvaret for, at ledige stillinger annonceres. Ledige stillinger, der skal opslås eksternt, annonceres i Ærø Ugeavis under ”Ærø Kommune informerer”, på kommunens hjemmeside, på Ærøportalen, samt på den landsdækkende jobportal, som kommunen har indgået samarbejdsaftale med og på de af kommunen valgte sociale medier.

Ansøgninger

Kandidater ansøger elektronisk gennem kommunens rekrutteringssystem, som kan tilgås via hjemmesiden. Herigennem modtager kandidaterne bekræftelse på ansøgningen, indkaldelse til samtale, afslag og anden kommunikation.

Kandidaten kan ligeledes via rekrutteringssystemet anmode om fortrinsret for handicappede.

Fortrinsret på grund af handicap

Ved besættelse af en ledig stilling er offentlige arbejdsgivere forpligtet til at give en person, der på grund af handicap har vanskeligt ved at få beskæftigelse på det almindelige arbejdsmarked, fortrinsadgang til den ledige stilling, hvis personen med handicap, efter arbejdsgiverens vurdering, er lige så kvalificeret som de øvrige ansøgere.

Indstillingsudvalget skal være opmærksomt på, om der er ansøgere der påberåber sig fortrinsret på grund af handicap. Jævnfør ”Bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.” skal disse ansøgere altid, såfremt de opfylder de formelle uddannelseskrav til stillingen, indkaldes til samtale, ligesom der skal forhandles med jobcentret i ansøgerens bopælskommune inden eventuelt afslag til ansøgeren og tilbud om ansættelse til anden kandidat gives. Forhandlingen har til formål at sikre, at et eventuelt afslag ikke gives på baggrund af ansøgerens handicap, med de deraf

udfordringer for foranstaltninger. Der er ingen formelle retskrav om proceduren for forhandling med jobcentret, eller for svarfrist fra jobcentret. Indstillingsudvalget skal således være opmærksomt på, i forhandlingen, at anmode om tilbagemelding inden for en given tid (må ikke være urimelig kort), af hensyn til den videre ansættelsesproces. I forhandlingen skal fremgå den reelle årsag til afslaget, samt høre jobcentret af, om de har indvendinger til afslaget.

Ønsker man at ansætte personen med handicap, men at der er visse barrierer på grund af handicappet, skal man med jobcentret drøfte mulighed for rimelig tilpasning, samt muligheden for handicapkompenserende ordninger.

Er man i tvivl, vil den centrale HR-afdeling være behjælpelig.

Ansættelsessamtale

Indstillingsudvalget har på forhånd overvejet, hvilke spørgsmål der skal stilles kandidaten, således at ansættelsessamtalen bliver så struktureret som muligt.

Samtalen vil primært skulle handle om stillingens indhold og ansvar og kandidatens kvalifikationer.

I øvrigt skal følgende emner berøres:

• Tiltrædelsestidspunkt
• Kandidatens forventning ti lønindplacering
• Ansættelsesvilkår i øvrigt, herunder information om relevante love og aftaler, herunder den eventuelle overenskomst, som ansættelsen er omfattet af.
• Information om, hvornår der træffes beslutning om, hvem der tilbydes stillingen, samt om, hvordan kandidaten får besked.
• Accept fra kandidaten til, at der kan indhentes udtalelser (eventuelt telefonisk hos referencepersoner).
• Eventuelt krav om prøvetid
• Information om kommunens regler om indhentning af børneattest og/eller straffeattest jævnfør bilag 1.06.

Den berørte leder er ansvarlig for afviklingen af ansættelsessamtalen.

Der ydes transportgodtgørelse til kandidater, der har bopæl uden for Ærø. Godtgørelsen udgør prisen for en tur/retur personbillet til færgen.

Beslutning

Efter indstilling fra indstillingsudvalget træffer ansættelsesmyndigheden afgørelse om, hvem der skal tilbydes ansættelse.

Ansættelsesmyndigheden fremsender skriftligt tilbud om ansættelse til den udvalgte kandidat.

Umiddelbart efter at den pågældende har accepteret ansættelsen, meddeler ansættelsesmyndigheden skriftligt afslag til de øvrige kandidater. Til de kandidater, der har været til samtale, ringes der og meddeles afslag inden det skriftlige afslag.

Ansættelsesmyndigheden forhandler og indgår aftale om den nye medarbejders lønforhold med den forhandlingsberettigede personaleorganisation, eventuelt assisteret af Løn og Økonomi.

Ansættelsesmyndigheden drager omsorg for:

1. At der indhentes børneattest og/eller straffeattest, såfremt dette er påkrævet jævnfør bilag 1.06, eller ved aftale med den berørte direktør.
2. At ansættelsesoplysningerne registreres i den ansattes personalesag.
3. At der udfærdiges ansættelsesbrev.
4. At ansættelsesbrevet fremsendes til den ansatte.

Pkt. 1 og 2 udføres af ansættelsesmyndigheden selv, pkt. 3 og 4 udføres af Løn og Økonomi.

Tidsbegrænset ansat

Love og overordnede aftaler omkring tidsbegrænsede ansættelser, herunder ”Rammeaftale om tidsbegrænset ansættelse”, skal respekteres.

Tidsbegrænsede stillinger/vikariater ud over 12 måneder skal som udgangspunkt opslås eksternt. Tidsbegrænsede stillinger/vikariater under 12 måneder kan besættes uden opslag.

Der indhentes børne- og/eller straffeattest jævnfør bilag 1.06 eller efter aftale med den berørte direktør.

Ansættelsesmyndigheden tilrettelægger og gennemfører ansættelsesproceduren med inddragelse af den berørte tillidsrepræsentant/personaleorganisation.

Ansættelsesproceduren afstemmes efter de konkrete omstændigheder og interesser.

Bilag 1.02 – Frigørelsesattest

Som udgangspunkt udstedes der ikke frigørelsesattest til fastansatte i Ærø Kommune.

Ansættelsesmyndigheden kan beslutte, at der udstedes frigørelsesattest til midlertidigt ansatte. En frigørelsesattest gælder kun for et år.

Ansættelsesmyndigheden skal være opmærksom på, at en medarbejder, der er udstedt frigørelsesattest til, står til rådighed for arbejdsmarkedet og i givet fald skal acceptere et tilbud om job på et højere timetal med øjeblikkeligt varsel.

Såfremt det besluttes, at der skal udstedes frigørelsesattest, rekvirerer den ansatte en attest hos sin A-kasse og fremsender denne til Løn og Økonomi for påtegning.

Bilag 1.03 – Introduktion og evaluering

Introduktion

Ærø kommune lægger vægt på at give alle nye kolleger en god start i den nye stilling.

Det er et fælles ansvar at tage sig godt af nye kolleger, men der påhviler ledere et særligt ansvar for at informere og introducere enhver nyansat om stillingens indhold, mål og rammer og give et generelt indblik i de formelle og uformelle regler, traditioner og rutiner, der præger arbejdsstedet.

Der er udarbejdet en fælles guideline, som sørger for dette overordnet sker ens i alle afdelinger og ved alle decentrale enheder. Skabelonerne for introduktionsforløbet er tilgængelige for ledere her.

Den fælles introduktion til nye medarbejdere er tilgængelig for alle her på intranettet.

Det er den decentrale enheds ansvar at sørge for at introduktionen er tilpasset det fagområde, som den nye kollega, skal introduceres til.
Husk at inddrage den nye medarbejder i processen. Vi lærer og forstår forskelligt.

Alle kolleger skal bidrage til, at den nyansatte hurtigt bliver fortrolig med Ærø kommune som organisation og bliver i stand til at fungere godt i stillingen.

Evaluering/opfølgning

Den berørte leder afholder en evalueringssamtale med den nyansatte senest en måned efter tiltrædelsen. Lederen tager initiativ til samtalen og informerer allerede ved ansættelsen den ansatte om samtalen.

I samtalen gøres status for den første måned, og det drøftes om der er anledning til at ændre i medarbejderens arbejdssituation.

Inden der er gået 3 måneder skal der slutteligt afholdes en opfølgningssamtale, hvor der gøres op, om det er en samarbejde der skal fortsætte. Det er tilrådeligt at afholde en evalueringssamtale efter 2 måneder også, for at følge op på det aftalte ved den første evalueringssamtale.

Bilag 1.04 – Kompetencefordelingsplan i forbindelse med ansættelser og afskedigelser

Ansættelses- og afskedigelseskompetencen i Ærø Kommune fordeles således:

• Kommunalbestyrelsen ansætter og afskediger medlemmer af direktionen. Jævnfør Kommunalbestyrelsens beslutning på møde den 25. juni 2025 består Direktionen af Kommunaldirektør, Velfærdsdirektør, Teknik- og miljødirektør samt Transportdirektør.
• Direktionen ansætter og afskediger chefer og decentrale ledere
• I øvrigt ansætter og afskediger den berørte leder medarbejdere, der organisatorisk er placeret under den pågældende, jævnfør bilag 0.02.

Tillidsrepræsentanter, og/eller øvrige relevante medarbejder- og brugerrepræsentanter inddrages i alle fastansættelser jævnfør bilag 1.01.

HR inddrages i alle uansøgte afskedigelser, jævnfør bilag 5.02.

Bilag 1.05 – Deltidsansattes adgang til højere timetal

Aftalen indebærer:

• at deltidsansatte, der enten er fastansatte eller tidsbegrænset ansatte med mindst 1 måneds beskæftigelse, skal have adgang til at søge ledige permanente timer, der er opstået ved stillingsledighed eller opnormering.
• at der ikke herved sker en tilsidesættelse af arbejdsgiverens ret til at bestemme, at en stilling helt eller delvist skal nedlægges.
• at arbejdsgiveren har pligt til at tilbyde deltidsansatte på "et tjenestested" ledige timer, der opstår på tjenestestedet.
• at begrebet tjenestested defineres af arbejdsgiveren efter forudgående drøftelse i det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesorgan (Hovedudvalget) - fx: en børnehave eller begge børnehaver; hele ældre- og sundhedsområdet eller det enkelte team mv.
• at TR skal orienteres bedst muligt, såfremt arbejdsgiveren konkret og aktuelt ønsker at definere tjenestestedet på en anden måde, end det er fastsat efter drøftelsen i det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesorgan (Hovedudvalget).
• at tilbudspligten som udgangspunkt gælder inden for det overenskomstområde, som de ledige timer er fastsat til (således, at fx at ledige pædagogtimer tilbydes til pædagoger), men at arbejdsgiveren kan bestemme, at målgruppen udvides (således, at fx ledige pædagogtimer tilbydes til såvel pædagoger som pædagogmedhjælpere).
• at der skal gennemføres et reelt udbud af ledige timer til deltidsansatte, inden timerne eventuelt besættes eksternt.
• at arbejdsgiveren skal definere nærmere procedureregler for udbud af ledige timer til deltidsansatte efter forudgående drøftelse i MED-systemet.

Hovedudvalget har drøftet den oprindelige aftales implementering i Ærø Kommune i et møde den 12/2-08. På grundlag af denne drøftelse er følgende besluttet:

Vedrørende definition af begrebet tjenestested

Kompetencen til at fastsætte tjenestestederne delegeres til Fælles Med-udvalgene og Medorganerne for de decentrale enheder, der ikke er dækket af et Fælles Med-udvalg (Handicap og Psykiatri, og Biblioteket). I forbindelse med fastsættelsen af tjenestestederne tages bl.a. hensyn til:

• Sammenhængen i opgavevaretagelsen (f.eks. nattevagtstimer / dagvagtstimer).
• Geografien (f.eks. daginstitutionsområdet — Kernehuset / Mopælappen).
• Risikoen for, at enheden bliver så lille, at der reelt slet ikke eller kun i begrænset omfang er mulighed for, at deltidsansatte kan tilbydes ledige timer.

Vedrørende udbud af ledige timer til deltidsansatte

Lederen af det enkelte tjenestested fastsætter efter forudgående drøftelse i det berørte MED-organ nærmere procedureregler for udbud af ledige timer til deltidsansatte.

Til inspiration ved fastsættelsen af procedurereglerne bemærkes, at der ved et udbud af ledige timer til deltidsansatte bl.a. skal ske en afklaring af følgende forhold:

• udarbejdelse af nærmere beskrivelse af de ledige timer: antal timer, arbejdsopgaver, arbejdstid, arbejdssted.
• stillingtagen til, om timerne skal kunne fordeles på flere medarbejdere.
• afklaring af, om tjenestestedet i det konkrete og aktuelle tilfælde skal defineres anderledes.
• afklaring af målgruppe: overenskomstgruppen, timerne primært er fastsat til, eller en bredere gruppe.
• stillingtagen til, om ansøgninger alene kan accepteres i skriftlig form, eller om en mundtlig tilkendegivelse kan være tilstrækkelig.
• stillingtagen til, om flere medarbejdere skal kunne indgive en fælles ansøgning med forslag til en samlet løsning.
• fastsættelse af ansøgningsfrist.
• oplysning om, hvor ansøgere kan rekvirere nærmere oplysninger.
• oplysning om, hvem ansøgningen skal stiles til.
• valg af intern kommunikationsform: mail, opslagstavle, intranet, personalemøde (det bør under alle omstændigheder sikres, at udbuddet sker skriftligt, og at medarbejdere, der er fraværende på grund af sygdom, ferie mv. så vidt muligt får oplysning om udbuddet).
• afklaring af, om der for at spare tid skal ske eksternt opslag af de ledige timer, parallelt med det interne udbud (i givet fald kan der først tages stilling til eksterne ansøgninger, hvis det viser sig umuligt at sikre en forsvarlig opgavevaretagelse ved tildeling af timerne til deltidsansatte).
• afklaring af, hvorledes der tages stilling til indkomne ansøgninger og gives skriftlig tilbagemelding til alle ansøgere med begrundelse for afslag til de ansøgere, der ikke imødekommes.
• stillingtagen til, hvordan den berørte tillidsrepræsentant bedst muligt inddrages ved tilrettelæggelsen af udbuddet samt ved den konkrete stillingtagen til ansøgninger.

I forbindelse med Trepartsaftalen for 2024 blev det aftalt, at inden for velfærdsområderne (Dagtilbudsområdet, Ældre- og sundhedsområdet samt socialområdet) skal deltidsansatte medarbejdere én gang i 2024, én i 2027 og én gang i 2030 tilbydes ansættelse på fuld tid.

Bilag 1.06 – Indhentning af børne- og/eller straffeattester

Hvilke medarbejdere er omfattet:

Der skal indhentes børneattest på alle nyansatte i kommunen, der som led i udførelsen af deres opgaver har direkte kontakt med børn under 15 år, samt privat straffeattest på nyansatte inden for Børne- og Ungeområdet, Ældre- og sundhedsområdet, samt Voksenhandicapområdet med borgernær kontakt – også ansatte i vikariater, tidsbegrænsede stillinger og praktikanter. Ligeledes indhentes der straffeattest på medarbejdere, der skal arbejde med udstedelse af MitID. Det er et krav at der altid skal indhentes nye børneattester ved nye ansættelser af nuværende personale – også selvom ansættelsen sker i samme hus/institution.

Stillingsannoncen

I stillingsopslaget gøres opmærksom på, at ansættelse i stillingen forudsætter, at ansøgeren har en tilfredsstillende attest i forhold til den konkrete stilling.

Annoncetekst:
”Der indhentes straffe- og/eller børneattest på den, der ønskes ansat i stillingen, og det er en forudsætning for ansættelsen, at straffeattesten og/eller børneattesten er tilfredsstillende i forhold til stillingen. Vurderingen foretages af formanden for indstillingsudvalget”.

Ansættelsessamtalen

Under ansættelsessamtalen skal formanden for indstillingsudvalget gøre den enkelte ansøger opmærksom på, at ansættelsen kræver, at han/hun kan fremvise en tilfredsstillende attest.

Formanden for indstillingsudvalget understreger, at der kun vil blive indhentet attest på den person, som ønskes ansat.

Formanden for indstillingsudvalget orienterer ansøgeren om, hvordan indhentning af attest rent praktisk vil foregå (se nedenfor under ”Efter ansættelsessamtalerne”).

Efter ansættelsessamtalerne

Når det er bestemt, hvilken ansøger der skal ansættes, skal der indhentes børne- og/eller straffeattest. Attesterne indhentes digitalt via politiets hjemmeside (www.politi.dk). Børneattesten indhentes af formanden for indstillingsudvalget, efter samtykke fra ansøgeren (digitalt). Straffeattesten indhenter ansøgeren selv, og videresender til formanden for indstillingsudvalget.

Se de nærmere regler for indhentelse af børne- og/eller straffeattest på politiets hjemmeside www.politi.dk.

Såfremt ansættelsesforholdet om fornødent påbegyndes inden attesten er modtaget og vurderet, skal dette ske med forbehold for tilfredsstillende attest, før endelig ansættelse kan finde sted.

Det er formanden for indstillingsudvalget der har ansvaret for at attesten bliver indhentet.

Vurderingen

Hvis attesten ikke er ren, vurderer formanden for indstillingsudvalget, eventuelt med inddragelse af kommunaldirektøren, om det skal have ansættelsesmæssige konsekvenser. At en straffeattest ikke er ren, betyder ikke nødvendigvis, at medarbejderen ikke kan blive ansat, idet det vil afhænge af, om bemærkningen på attesten er relevant (belastende) i forhold til stillingen.

Formanden for indstillingsudvalget sender besked til lønkontoret når børne- og/eller straffeattesten er modtaget og vurderet acceptabel i forhold til ansættelsen. Efterfølgende makulerer formanden attesten/attesterne. Det er vigtigt, at slette attesterne fra pc’en.

Bilag 2.01 – Kompetence- og rollefordeling i forbindelse med løndannelsen

Særlig indsatsområder

Kommunalbestyrelsen og Direktionen kan udpege særlige indsatsområder, der skal tilgodeses ved løndannelsen. Forhandlings- og aftalekompetence

Kommunens forhandlings- og aftalekompetence i forbindelse med løndannelsen samt ansvaret for den økonomiske styring af løndannelsen fordeles organisatorisk således:

1. Kommunaldirektørens lønforhold fastsættes ved central aftale.
2. De øvrige direktørers lønforhold er borgmesterens og kommunaldirektørens anliggende.
3. Lønforholdene for chefer og decentrale ledere med rammebevilling er direktionens anliggende.
4. Lønforholdene for medarbejdere og ledere i øvrigt i de decentrale enheder er et anliggende for den berørte leder.

Drøftelse af den overordnede lønpolitik

Kommunens lønpolitik skal løbende drøftes i Hovedudvalget og kan tages op som et emne i det årlige møde, der i henhold til den lokale MED-aftale skal afholdes mellem Økonomiudvalget og Hovedudvalget.

Bilag 3.01 – Rygepolitik

Ærø Kommune har indført Røg- og nikotinfri arbejdsplads/tid, hvilket betyder, at kommunens ansatte/kommunalbestyrelsesmedlemmer ikke må anvende nikotinholdige produkter på kommunens matrikler eller øvrige ejendom, samt ligeledes, når de repræsenterer kommunen, ude i det offentlige rum.

E-cigaretter, puffbars, snus, nikotinposer, tyggetobak og skrå sidestilles med tobakscigaretter.

Det er tilladt at bruge nikotinholdige produkter i eget hjem f.eks. ved hjemmearbejde eller i selvbetalte pauser, uden for kommunens matrikler og uden uniform. I dagplejehjem må der ikke ryges i åbningstiden, og der må heller ikke, uden for åbningstiden, ryges i de lokaler, der er indrettet til børnene.

Ved eksterne aktiviteter f.eks. kurser, konferencer mm. er det tilladt at ryge/dampe samt bruge snus/tyggetobak og skrå når den kommunale repræsentation er afsluttet.

Ved deltagelse på lejrskole eller andre aktiviteter over flere dage, hvor de ansatte er på arbejde under hele turen fastlægges mulighederne for rygning/dampning samt brug af snus/tyggetobak og skrå af det lokale Fælles MED-udvalg.

Rygning og/eller anvendelse andre nikotinholdige produkter i arbejdstiden jævnfør denne politik betragtes som misligholdelse af ansættelseskontrakten. Dette betyder, at det kan medføre ansættelsesretslige konsekvenser hvis en medarbejder ryger og/eller anvender nikotinholdige produkter i arbejdstiden.

Rygeafvænningsprodukter, som er godkendt af Lægemiddelstyrelsen, er undtaget.

Som medarbejder i Ærø Kommune har man altid mulighed for, at få gratis hjælp til at blive røg – eller nikotinfri. Forskning viser, at deltagere på et rygestopforløb har større chance for at lykkes med et rygestop, når de tilbydes nikotinerstatning/rygestopmedicin sammen med rådgivning. Alle medarbejder i Ærø Kommune kan få nikotinerstatningsprodukter til en værdi af 1000 kr. der afholdes af den enkelte arbejdsplads.

Bilag 3.02 – Alkohol- og misbrugspolitik

I Ærø Kommune hører alkohol og andre rusmidler samt arbejde ikke sammen. Borgere og brugere forventer at medarbejdere arbejder professionelt i relationen og derfor må medarbejdere ikke være påvirkede i arbejdstiden, og de må ikke møde påvirkede på arbejde.

Der må ikke indtages alkohol eller andre rusmidler i arbejdstiden eller i pauser, uanset om pausen indregnes i arbejdstiden eller ikke.

Ved festligholdelse af mærkedage og lignende kan der, undtagelsesvis, gives de ansatte tilladelse til at nyde alkohol i et begrænset omfang – fortrinsvis i forbindelse med arbejdets ophør. Der skal altid tilbydes alkoholfrie alternativer.

Der må i det daglige ikke forefindes alkohol eller andre rusmidler på kontorer eller i andre arbejdslokaler. Der kan dog forekomme kommunale arbejdspladser, hvor borgere har mulighed for at indtage alkohol, hvor det således er i orden, at der forefindes alkohol på arbejdspladsen. Dette er fx tilfældet ved vielsesceremonier, passagerer på færgerne, borgere på plejehjem osv.

Ved særlige lejligheder (fx julefrokost) kan der, uden for arbejdstiden, og efter endt kommunal repræsentation indtages alkohol i kommunale opholdsrum, efter aftale med nærmeste leder.

Ved eksterne aktiviteter fx kurser, konferencer mm. er det tilladt at nyde alkohol i mindre omfang, når den kommunale repræsentation er afsluttet.

Ved deltagelse i aktiviteter over flere dage, hvor de ansatte er på arbejde, under hele turen, fastlægges mulighederne for at nyde alkohol i mindre omfang, såfremt det er foreneligt med arbejdets udførelse og den enkeltes repræsentation, af Fælles-MED-udvalgene.

Misbrugsproblemer

Mange mennesker, der er blevet afhængige af alkohol, euforiserende stoffer eller medicin, er som udgangspunkt velkvalificerede og velfungerende personer. Ofte bruges de fleste af disse personers ressourcer til at kamuflere afhængigheden og bortlede opmærksomheden fra denne. Afhængighed påvirker hele personens præstationsevne og dermed også arbejdspladsen.

Misbrugsproblemer er ikke en privat sag. Ærø Kommune ønsker at der på alle arbejdspladser er åbenhed og tillid til at misbrugsproblemer bliver italesat og at der er en fælles forståelse for, at fortielse er en misforstået loyalitet. Det er således et fælles ansvar at forebygge misbrug og yde en aktiv hjælp til en kollega, der kommer ud i et misbrugsproblem.

Hvad skal man gøre som kollega

Oplever man, at en kollega har et uhensigtsmæssigt alkohol- eller rusmiddelforbrug, skal man orientere sin nærmeste leder. Der kan ligeledes rettes henvendelse til tillidsrepræsentanten eller arbejdsmiljørepræsentanten, som skal gå videre med sagen til nærmeste leder. En tidlig indsats, fra arbejdspladsen, kan være vigtig for at den person, som har et uhensigtsmæssigt forbrug, får den rette hjælp.

Det er god kollegial omsorg at gøre sin kollega opmærksom på ens mistanke, inden man kontakter ledelsen.

Behandling af misbrug

Hvis reglerne ikke overholdes, er det en misligholdelse af ansættelsesforholdet, der – afhængig af de konkrete omstændigheder – kan føre til en advarsel, afskedigelse eller en bortvisning.

Ansatte, der er opleves påvirkede på arbejde vil, som udgangspunkt, blive sendt hjem og umiddelbart efter blive indkaldt til en samtale med lederen med henblik på at planlægge det videre forløb.

Ærø kommune er indstillet på, at en misbrugsramt medarbejder eller leder, der erkender sit misbrug og gennemfører behandling og kommer ud af sit misbrug, kan bevare sin ansættelse, hvis andre forhold ikke taler imod dette.

Lederen kan guide medarbejderen og anvise behandling. Dette kan gøres i samarbejde med Det rådgivende team og HR. En misbrugsramt medarbejder, eller dennes familie/pårørende kan til enhver tid kontakte kommunens rådgivende team eller den berørte leder for råd, vejledning og hjælp til at tilrettelægge et behandlingsforløb. En sådan henvendelse vil altid blive behandlet fortroligt. Behandlingen skal aftales med egen læge eller Rusmiddelcenteret.

Bilag 3.03 – Rummelighed og ligestilling

Ærø Kommune ønsker, at der på alle arbejdspladser skal være et åbent og inspirerende arbejdsfællesskab, præget af kollegial opbakning og evne til at udtrykke anerkendelse over for hinanden.

I henhold til trepartsaftalen fra 2007 skal kommunen opstille måltal for, hvor stor en andel af de kommunale medarbejdere, som skal være indvandrere eller efterkommere med ikke vestlig baggrund.

Ærø Kommunes mål er, at personalesammensætningen i kommunen afspejler den samlede arbejdsstyrke på Ærø.

Det er et fælles ansvar for alle medarbejdere at arbejde for at fremme ligestilling imellem kønnene og modvirke diskrimination på grund af hudfarve, etnisk baggrund, seksuel orientering, religiøs- eller politisk overbevisning.

Ærø Kommune er indstillet på at tage et socialt medansvar for - og forholde sig positivt til ansættelse af medarbejdere, der har svært ved at finde fodfæste på det ordinære arbejdsmarked.

Ved ansættelse på særlige vilkår skal de, der ansættes, understøttes i at opbygge et sådant selvværd og sådanne kvalifikationer, at de tilegner sig forudsætninger for at påbegynde en relevant uddannelse eller opnå ansættelse i et ordinært job.

Ligeledes har kommunen fokus på at medarbejderne fastholder tilknytningen til arbejdsmarkedet jævnfør de af Hovedudvalgets udarbejdede retningslinjer: ”Procedureretningslinjer for det rummelige arbejdsmarked i Ærø Kommune”, samt Ærø Kommunes Rekrutterings- og tilknytningsstrategi.

Det forventes, at kollegaer støtter medarbejdere, der ansættes på særlige vilkår ved at:

• Medvirke til, at disse medarbejdere får et relevant, kvalificerende og meningsfyldt arbejdsindhold
• Inddrager disse medarbejdere i arbejdsstedets kultur og dets sociale liv

Kønssammensætning blandt kommunens ansatte

Jævnfør ligestillingslovens §11 skal der tilstræbes en ligelig sammensætning af kvinder og mænd i de øverste ledelsesniveauer i blandt andet kommuner og regioner.

Kønssammensætningen betragtes som ligelig, når hvert køn er repræsenteret med en andel på mindst 40%. Hvis der alene er tre ledere på de øverste ledelsesniveauer, vil en fordeling på én person af det ene køn og to af personer det andet køn anses for ligelig.

Såfremt kønssammensætningen ikke er ligelig i de øverste ledelseslag, skal der udarbejdes en politik indeholdende måltal for det underrepræsenterede køn.

Bilag 3.04 – Anmeldelse af arbejdsulykke/arbejdsskade med videre.

Anmeldelse af en arbejdsulykke/arbejdsskade skal ske hurtigst muligt. Arbejdsgiveren har pligt til at anmelde alle arbejdsulykker/arbejdsskader senest 9 dage efter hændelsen.

Anmeldelse foretages på en blanket, der udleveres af den decentrale leder. Blanketten kan rekvireres hos forsikringsmedarbejderen i Teknisk afdeling.

Den ansatte og dennes nærmeste leder udfylder som udgangspunkt i fællesskab en skadesanmeldelse, der afleveres til kommunens forsikringsmedarbejder i Teknisk afdeling. Forsikringsmedarbejderen sørger for registrering i Easy, og vurderer om sagen skal videre til AES. Samtidig med anmeldelsen af arbejdsskaden orienterer den decentrale leder den berørte arbejdsmiljørepræsentant.

Medarbejderen kan også selv, eventuelt i samarbejde med egen læge eller den faglige organisation, udfylde en skadesanmeldelse og aflevere den hos kommunens forsikringsmedarbejder. I så fald skal medarbejderen orientere sin leder herom og aflevere en kopi af anmeldelsen til lederen.
For yderligere information henvises til Arbejdstilsynet

Retningslinjer vedrørende anmeldelse af fysisk og/eller psykisk vold fremgår af bilag 3.08 og bilag 3.09 samt de enkelte arbejdssteders beredskabsplaner for dette.

Bilag 3.05 – Arbejdspladsvurderinger og trivselsmålinger

For at sikre en aktiv arbejdsmiljøindsats anvendes en fælles metode og en ensartet systematik i arbejdet med arbejdspladsvurderinger og trivselsmålinger.

Alle decentrale enheder i kommunen skal bruge følgende procedure:

Psykisk APV/trivselsmåling:

Første halvår hvert 2. år gennemføres fra HR en psykisk APV/trivselsmåling synkront i alle decentrale enheder.

Det er frit for den enkelte arbejdsplads om man ønsker hyppigere trivselsundersøgelser.

Alle ansatte får udleveret det samme spørgeskema.

Den psykiske APV/trivselsmåling kortlægger enhedens psykiske arbejdsmiljø, trivsel og sociale kapital. Social kapital, kan kort forklares, som et mål for medarbejdernes good-will over for arbejdsstedet/organisationen.

Resultaterne af trivselsundersøgelserne forelægges, umiddelbart efter at de foreligger, på de respektive arbejdspladser og for de respektive Lokal MED-organer, og derefter i de respektive Fælles-MED udvalg. Det samlede resultat fremlægges for Hovedudvalget. Resultaterne anvendes som et internt arbejdsredskab.

Fysisk APV — screening:

Arbejdsmiljøgruppen screener arbejdspladsens fysiske arbejdsmiljø jævnligt, minimum en gang om året.

Metoden er en "hands on" metode, hvor man går rundt på arbejdspladsen og kigger på forhold, der kan udgøre en sikkerhedsrisiko.

Screeningerne skal implementeres i dagligdagen, og problemstillinger, som konstateres, skal søges løst med det samme. Kan de ikke det, skal de føres ind i arbejdsstedets elektroniske handleplan med tydelig angivelse af, hvem der har ansvar for udførelse, samt deadline for fuldførelse.

Handleplaner:

Når ovenstående kortlægninger vedrørende det psykiske og det fysiske arbejdsmiljø er tilendebragt, skal der laves handleplaner på de problemstillinger, kortlægningen har vist. Handlingsplanen Handleplanen skal være opdateret og udarbejdes af arbejdslederen og arbejdsmiljørepræsentanten.

Der er valgt et fælles databasesystem (SurveyXact Handleplanmodul), som alle kommunens handleplaner lægges ind i. HR er administrator på systemet.

Der oprettes en selvstændig handleplan for hvert arbejdsmiljøproblem der opstår på den enkelte arbejdsplads. Handleplanen ajourføres løbende og lukkes, når problemet er løst. Det er vigtigt, at leder og arbejdsmiljørepræsentant har fokus på at løse problemet inden for den fastsatte deadline.

Hovedudvalget orienteres 2 gange årligt om status på uløste handleplaner, samt hvor mange af disse der har overskredet deadline for løsning af problemet.

MED-organet løfter problemstillinger og løsninger, der har en interesse ud over den decentrale enhed, til behandling i MED-udvalget og eventuelt Hovedudvalget.

Problemer der ikke kan løses lokalt eller kræver økonomi ud over, hvad der er mulighed for inden for den decentrale enheds ramme, skal indberettes til kommunens arbejdsmiljøkonsulent og "løftes" til chefniveau.

Bilag 3.06 – Indsats mod stress

Vision vedrørende arbejdsrelateret stress

Ærø kommune lægger vægt på at sikre et arbejdsmiljø, hvor arbejdsbetinget stress hos medarbejderne eller ledere så vidt muligt undgås.

Det er overordnet hensigten, at den lokale indsats mod arbejdsrelateret stress er forebyggende i stedet for hændelsesorienteret.

Derfor skal der på alle niveauer i Ærø kommune iværksættes initiativer, der kan forebygge, identificere og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsrelateret stress.

Forebyggelse af arbejdsbetinget stress kan forbedre trivsel og sundhed og føre til større effektivitet.

Stress er og opleves individuelt, men vi løser det i fællesskab på arbejdspladsen.

Definition

”Når det pres, man oplever, overstiger de ressourcer, man har til rådighed”.

Stress er en tilstand som ledsages af fysiske-, psykiske-, eller sociale reaktioner eller funktionssvigt, som er resultatet af den enkeltes følelse af utilstrækkelighed i forhold til at kunne imødekomme de krav eller forventninger, der er stillet til medarbejderen.

Længerevarende udsættelse for stress kan føre til helbredslidelser og kan resultere i reduceret effektivitet på arbejdspladsen.

Stress er de fysiologiske forandringer, der opstår i organismen, som følge af ydre eller indre påvirkning. Der er ofte mange synlige både fysiske, psykiske og adfærdsmæssige symptomer på, at en person har stress. Eks.: Personen fokuserer på, hvad der kan gå galt; det er svært for personen at afslutte noget; det er svært at træffe beslutninger; personen ændrer adfærd osv.

Der kan opstilles et helt katalog over stresssymptomer. Dog er det vigtigt at understrege, at symptomerne ikke nødvendigvis skyldes stress, men også kan have andre årsager.

At kende stresssymptomer er væsentligt, for at den enkelte og dennes omgivelser kan gøre noget ved det.

Symptomer på stress

Hvad kan udløse stress?

Vi har som arbejdsplads et fælles ansvar at tage hånd om medarbejdere og ledere, som viser tegn på stress. Det gælder uanset om forholdene er arbejdsrelateret eller fra privaten af hensyn til den ansatte og arbejdspladsen.

Hvorfor reagerer vi ikke i tide?

Der kan være mange årsager til, at vi ikke reagere i tide. Nedenfor er nævnt nogle eksempler. Det er vigtigt, at vi griber ind i tide og arbejder forebyggende i stedet for at vente. Lad os sammen gribe ind og handle, når vi bliver opmærksomme på stress ved os selv eller en kollega!

• Man tror, det går over, hvis man bare yder en ekstra indsats
• Man tror det er noget andet galt - at hovedpine, hjertebanken, svimmelhed, hukommelsessvigt skyldes noget fysisk
• Man frygter tab af anseelse hos chefen, kollegerne og måske familien
• Man har udfordringer i privatliv og oplever dårlig samvittighed over, at det påvirker arbejde
• Man er bange for at blive fyret eller møde manglende forståelse for situation
• Det forpligter at erkende, at man er stresset, og konsekvenserne for eksempel sygemelding, kan virke helt uoverskueligt og angstprovokerende

Konsekvenser ved manglende håndtering af arbejdspres- og stress

• Faldende produktivitet
• Øget sygefravær
• Truet jobtilfredshed – søger andre græsgange
• Øget personaleomsætning

Ansvar og opgaver i MED-udvalg

Hoved-MEDudvalget

I forbindelse med Hoved-MEDudvalgets årlige opfølgning om arbejdsmiljøaftalen, drøftes eventuelle planlagte og eventuelle iværksatte initiativer i forhold til stresspolitikken indenfor Hoved-MEDudvalgets område. Drøftelsen sker på baggrund af tilbagemeldinger fra de lokale Fælles MEDudvalg, der hører under Hoved-MEDudvalget.

Hoved-MEDudvalget vurderer om der skal tages initiativer i forhold til hele eller dele af de områder, der hører under Hoved-MEDudvalget.

Hoved-MEDudvalget skal sikre en evaluering af de initiativer, der er iværksat med henblik på at forebygge, identificere og håndtere arbejdsrelateret stress.

HovedMEDudvalget sikrer, at aftalte retningslinjer forankres på alle niveauer, f.eks. fra direktion, ledere og medarbejdere, og fra HovedMED til FællesMED samt TR og arbejdsmiljørepræsentanter.

Fælles-MEDudvalg

Såfremt arbejdsmiljøarbejdet ikke varetages af et MED-udvalg, forudsættes at indsatsen koordineres med arbejdsmiljøorganisationen. På færgeområdet varetages arbejdsmiljøarbejdet af en selvstændig arbejdsmiljøorganisation.

Fælles-MEDudvalget tager initiativer, der kan forebygge, identificere og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsrelateret stress med baggrund i de oplysninger, der kommer til udvalget fra sikkerhedsgrupperne.

I forbindelse med fælles-MEDudvalgets årlige drøftelse om arbejdsmiljøaftalen, drøftes eventuelle planlagte og eventuelle iværksatte initiativer i forhold til stresspolitikken.

MED udvalg og personalemøder med MED status.

På individ og institutionsniveau er APV (ArbejdsPladsVurderinger), trivselsundersøgelser og MUS (Medarbejder Udviklings Samtaler) centrale redskaber i forbindelse med forebyggelse, identifikation og håndtering af arbejdsrelateret stress.

HR afdelingen understøtter processerne i forbindelse med udarbejdelse og implementering af stresspolitikken.

Som led i forebyggelse af stress gennemgås, hvilke stressfaktorer, der kan være i arbejdet, og hvordan disse kan forebygges. Der aftales nogle sunde grænser mellem arbejde og familieliv i form af at have en politik, hvor man ikke har forventninger om, at mails og telefoner svares uden for arbejdstiden.

Identificering af problemer skabt af arbejdsbetinget stress

Stressfænomener er meget komplekse. For eksempel kan høj fraværsprocent, hyppig personaleomsætning, hyppige personalekonflikter eller klager fra de ansatte være tegn, der måske indikerer et arbejdsbetinget stressproblem.

For at klarlægge om der er et problem mht. arbejdsbetinget stress, kan det være nødvendigt at analysere forskellige faktorer så som:

• arbejdsorganisation og arbejdsprocesser (arbejdstidsfastlæggelse, graden af selvstændighed i arbejdet, samspillet mellem den ansattes kvalifikationer og de krav som arbejdet stiller, arbejdsmængden og så videre.
• arbejdsvilkår og arbejdsmiljø (risiko for udsættelse for krænkende adfærd, støj, varme, farlige materialer og så videre
• kommunikation (usikkerhed med hensyn til: hvad der forventes på arbejdspladsen, beskæftigelsen eller forestående forandringer og så videre) og
• subjektive faktorer (følelsesmæssig- og socialt pres, en fornemmelse af utilstrækkelighed, en oplevet mangel på støtte og så videre).

Hvis der er konstateret problemer med arbejdsbetinget stress, skal der tages skridt til at forebygge eliminere eller reducere det. Det er arbejdsgiverens ansvar at iværksætte passende foranstaltninger. Planlægningen af og gennemførelsen af disse tiltag skal ske med deltagelse af og i samarbejde med de ansatte og/eller deres repræsentanter.

Ærø Kommune betaler den stressramtes eventuelle udgifter til arbejdspsykolog ved akut bistand. Lederen og den stressramte medarbejder aftaler dette via daglig sikkerhedsleder.

Ansvar ved medarbejder, kollega, arbejdsmiljørepræsentant og leder

Medarbejderen, kollegaerne og lederne har et fælles ansvar for at være opmærksomme på arbejdsrelateret stress. Der ligger et fælles ansvar i at være opmærksomme på stresssymptomer og handle, når der observeres symptomer på stress.

Medarbejderens ansvar:

• Det er vigtigt, at den enkelte ansatte selv er opmærksom på egne signaler og symptomer på arbejdsbetinget stress og reagerer på dem ved at drøfte situationen med kolleger og ledelsen.

Kollegers ansvar:

• Medvirke til at opbygge og fastholde en god og anerkendende omgangstone.
• At hjælpe hinanden med opgaveløsningen, hvor det er muligt.
• Handle på baggrund af sine observationer ved at gå til en kollega, når man ser stresssymptomer hos vedkommende.
• Være åben sparringspartner over for kollega, der henvender sig om stress.
• Sikre, at lederen informeres om observationerne.

Arbejdsmiljørepræsentantens ansvar:

• Det er vigtigt, at AMR bliver underrettet, når en medarbejder sygemeldes på grund af stress.
• I sådanne situationer er det både leder, Arbejdsmiljøleder og AMR der skal i spil.

Lederens ansvar

• I samarbejde med medarbejderen minimere oplevede ubalancer mellem krav og ressourcer igennem opgaveprioritering.
• Regelmæssig afholdelse af MUS – Konstruktiv feedback i dagligdagen
• Vurdering af den tildelte opgavemængde, behov for efteruddannelse, ressourcer m.m.

• I samarbejde med sikkerhedsrepræsentanten at bruge handlingsplanerne fra opfølgningen på APV. Eventuelt lave uddybende undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø for at få synliggjort de forhold på arbejdspladsen, som kan medføre arbejdsbetinget stress. På den baggrund aftaler sikkerhedsgruppen/MED-organet handlingsplaner for, hvorledes arbejdsforholdene kan ændres, hyppige stressfaktorer reduceres og arbejdsbetinget stress elimineres fra arbejdspladsen.

• Ærø Kommune betaler den stressramtes eventuelle udgifter til arbejdspsykolog ved akut bistand. Lederen og den stressramte medarbejder aftaler dette via daglig sikkerhedsleder, men overstiger behovet for behandling 5 konsultationer, skal behandlingsforløbet tilrettelægges efter aftale med det berørte områdes direktør.
• Der er ikke aftale om tilbagerapportering fra psykolog til kommune.
• I de tilfælde, hvor en medarbejder har været sygemeldt med stress, sikres en god tilbagevenden til arbejdspladsen, hvor der er aftalt konkrete aktiviteter medarbejderen kan overskue og klare, samt en tidsmæssig optrapning i roligt tempo og med hyppige trivselssamtaler med lederen.

Forebyggelse

Lad os arbejde forebyggende med forskellige tiltag/råd.

1. Vurdér det aktuelle stressniveau løbende.
2. Identificér stressfaktorer - Det er vigtigt at forstå kilden til stress for at kunne takle det konkret med de rigtige tiltag.

3. Lav de nødvendige prioriteringer - Lav eventuelt de nødvendige prioriteringer sammen med din leder. Det kan f.eks. være omfordeling af arbejdsopgaver, ændre deadlines eller tilbyde ekstra støtte, hvor det er nødvendigt.

4. Hav realistiske forventninger - Det er vigtigt at have realistiske forventninger til hinanden, da vi ikke kan nå det hele på en gang. Hvis forventningerne ikke er realistiske, skal det drøftes med de involverede.

5. Vær en støttende leder, som understøtter psykologisk tryghed ved at lytte aktivt og tilbyde støtte.
6. Skab bedst mulig fleksibilitet, når det er muligt.
7. Sørg for at holde pauser og skab pusterum.
8. Få indbygget fokuseret tid i kalenderen, så opgaver som kræver fordybelse kan prioriteres, herunder følge med i mailbakken.
9. Sæt grænser for hvad du kan nå og hvor hurtigt du kan hjælpe.

Guideline – Håndtering af stress

1. Når en ansat rammes af stress skal vi løse problemet i FÆLLESSKAB.
2. Involver relevante personer, herunder leder, AMR, arbejdsmiljølederen
3. Afdæk årsager til at den ansatte er ramt af stress, så der kan igangsættes de rette tiltag. Der kan ofte være flere årsager med en blanding fra arbejdet og privatlivet.
4. Igangsæt de relevante tiltag (handleplan).

Eksempler afhængig af årsagen til stress:

• Gennemgang af arbejdsopgaver
• Prioritering af opgaver
• Omfordeling af opgaver
• Skab den mulige fleksibilitet, f.eks. hvis der er årsager på hjemmefronten, f.eks. mere hjemmearbejde eller lignende
• Skabe struktur i arbejdsdagen med indbygget pauser og fordybelsestid
• Involvering af psykolog
  

1. Eventuel sygemelding

Der bør arbejdes tæt sammen med relevante tiltag i tæt samarbejde mellem arbejdspladsen, praktiserende læge og jobcenteret. Der bør arbejdes i muligheder med afsæt i, hvad der er de rigtige tiltag i den konkrete situation.

6. Tilbagevenden efter sygemelding med stress

• Der arbejdes på, at den sygemeldte ansatte kommer hurtigt tilbage til arbejdspladsen, men det er afhængigt af situationen og dialogen med læge og den ansatte.
• Lav en god tilbagevendelsesplan, gerne med et fast aftalt ugers forløb, hvor der startes op med få timer.
• Start med rutineprægede og forudsigelige opgaver. Først senere kan der arbejdes med mere komplekse opgaver.
• Aftal udmeldinger på arbejdspladsen med tydelig kommunikation til kollegaer om arbejdsopgaver og tidsplan.
• Der laves løbende opfølgning mellem lederen og den ansatte minimum en gang om ugen på aftalte tidspunkter.
• Tilbagevendelsesplanen rettes til løbende ud fra hvordan det går.

Læring af tilfælde af arbejdsrelateret stress

I tilfælde af arbejdsrelateret stress drøfter Sikkerhedsgruppen/MED-organet, hvad der kan læres af situationen, og om der kan forebygges mod lignende tilfælde.

Bilag 3.07 – Sundhedsfremmende tilbud

Ærø Kommune er en arbejdsplads, der prioriterer medarbejderens sundhed og trivsel højt. Gennem sunde rammer skabes de bedste forudsætninger, for at forhindre – eller begrænse fysiske såvel som psykiske sundhedsudfordringer.

Det gode og sunde liv er en kerneprioritet for medarbejderne i Ærø Kommune. Vi tilslutter os det brede, positive sundhedsbegreb. For os handler det ikke kun om at undgå sygdom. Sundhed handler også om fremme af det gode liv og at have det godt både fysisk, mentalt og socialt, så der er overskud til både arbejds- og privatliv.

Som medarbejder i Ærø Kommune har du et ansvar for din egen sundhed og arbejdspladsen understøtter dette gennem sunde rammer og forskellige tilbud.

Ærø Kommune arbejder på, at gøre det lettere, for medarbejderne, at vælge en sundere måde at leve på, ved at gøre omgivelserne og vilkårene mere sunde. Derfor har vi indsatser både vedrørende det fysiske- og det psykiske arbejdsmiljø. Ligesom der er tilbud til medarbejderne i forhold til:

• Appen: Mit liv min sundhed – Inspiration og fif til vaneændringer
• Virtuel inspiration til medarbejdermotion

Alle Ærø Kommunes sundhedsfremmende tilbud ligger på Kommunes hjemmeside: www.aeroekommune.dk samt på www.sundhed.dk, hvor tilbuddene opdateres løbende.

• At støtte den aktive transport fra A til B igennem el-cykelordningen i kommunen
• At støtte den aktive transport til og fra arbejde via muligheden for at låne en el-cykel på månedsbasis
• Fortsat deltage i diverse kampagner der bidrager til sammenholdet, sundheden og pirrer den interne konkurrencelyst fx Tæl skridt og Vi cykler til arbejde
• Selvorganiserede aktiviteter for afdelinger eller på tværs af kommunale afdelinger så som hockeyturnering, petanqueturnering, en gåtur eller en fodboldkamp i Anlægget.
• At få inspiration til træning på arbejdspladsen i arbejdstiden. Fx kan Sundhed og Forebyggelse lægge eksempler på 8-10 øvelser af 5-10 minutter, på intranettet, som kan bruges til træning på arbejdspladserne og administreres af de enkelte afdelinger.
• Alle medarbejdere må bruge hjemmesiden www.bevaegdigforlivet.dk, samt den gratis App, der er udarbejdet af DGI, som giver fif til mere bevægelse i hverdagen.

Derudover tilbyder Ærø Kommune en række sundhedsfremmende tilbud for kommunens borgere og medarbejdere:

• Alkohol- og misbrugsbehandling
• Rygestoprådgivning
• Ligevægtshold
• Mindfullness
• Mediyoga
• Sygdomme - Træning til kronikere (KOL, diabetes type-2, hjerteproblemer og cancer)
• Depression - Vaneændringer i naturen
• Appen: Mit liv min sundhed – Inspiration og fif til vaneændringer
• Virtuel inspiration til medarbejdermotion
• Alle Ærø Kommunes sundhedsfremmende tilbud ligger på Kommunes hjemmeside: www.aeroekommune.dk samt på www.sundhed.dk, hvor tilbuddene opdateres løbende.