Aktindsigt efter offentlighedsloven

Enhver uanset alder og nationalitet har som udgangspunkt ret til aktindsigt i den offentlige forvaltnings sager og dokumenter. Dette følger af offentlighedsloven, der angiver mindstekravene for, hvad man som borger har ret til at få aktindsigt i.

Ærø Kommune ønsker åbenhed i den kommunale forvaltning, og der gives derfor gerne aktindsigt i mere, end hvad loven kræver. Meroffentlighed skal ifølge lovgivningen altid overvejes, men begrænses af bl.a. tavshedspligtsregler.

Sådan får man aktindsigt

Borgere skal rette henvendelse til kommunen, hvis de ønsker aktindsigt. Henvendelsen bør ske til den sagsbehandler eller den afdeling, som behandler sagen eller er i besiddelse af dokumentet. Der er ikke krav til henvendelsens udformning. Man kan vælge at sende et brev eller en e-mail, men anmodningen om aktindsigt kan også fremsættes ved telefonisk eller personlig henvendelse.

For at søge aktindsigt skal man helt overordnet - men gerne så konkret som muligt - angive, hvad sagen eller dokumentet som man ønsker indsigt i, omhandler. Anmodningen skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at identificere sagen eller dokumentet, men der er intet krav om, at man fx kender journalnummeret. Det er en forudsætning, at det ønskede materiale allerede eksisterer – kommunen udarbejder ikke nyt materiale i forbindelse med anmodninger om aktindsigt (dog særregel om dataudtræk fra databaser).

Ærø Kommune imødekommer en anmodning om aktindsigt så hurtigt som praktisk muligt. Hvis kommunen ikke inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen har givet aktindsigt eller har afslået anmodningen, vil der i overensstemmelse med offentlighedslovens regler blive givet en underretning om årsagen til forsinkelsen, og man vil få besked om, hvornår man kan forvente at få en afgørelse.

Undtagelser - hvornår kan man ikke få aktindsigt?

Der er visse typer af dokumenter, sager og oplysninger, som kommunen ikke kan give aktindsigt i.

Undtaget for aktindsigt i visse sagstyper:

  • Straffesager
  • Sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige
  • Personalesager – man kan dog få oplysninger om en ansats navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser

Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt ikke omfattet af retten til aktindsigt. Dette betyder fx, at kommunen normalt ikke udleverer:

  • Dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug
  • Brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed
  • Brevveksling mellem forvaltningerne

I nogle tilfælde har man som borger dog krav på aktindsigt i interne arbejdsdokumenter. Det gælder fx hvis det interne dokument udelukkende indeholder kommunens endelige beslutning i en sag.

I nogle tilfælde kan et internt dokument indeholde faktiske oplysninger, som ikke fremgår af andre dokumenter. I de tilfælde vil kommunen udlevere oplysningerne, men fjerne de dele af dokumentet, der ikke er omfattet af retten til aktindsigt.

Fortrolige oplysninger

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som fx:

  • Oplysninger om enkeltpersoners private herunder økonomiske forhold
  • Oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold

Aktindsigt for parter

Udover den almindelige aktindsigt, har du som part i en sag særlige rettigheder.

Hvis man ønsker aktindsigt i sin egen sag, eller hvis man er part i en sag, kan man søge aktindsigt efter forvaltningslovens regler. Forvaltningsloven giver videre adgang til aktindsigt end offentlighedsloven, men retten er ikke ubegrænset. Den ovenfornævnte undtagelse om interne arbejdsdokumenter gælder fx også, når man søger om partsaktindsigt efter forvaltningsloven.

Hvis man har brug for vejledning vedrørende sine muligheder for at få partsaktindsigt, kan man kontakte sagsbehandleren i den sag, hvor man er part.

Klagemulighed

Får du afslag på aktindsigt, har du krav på, at få en begrundelse fra den myndighed, der har afslået samt en klagevejledning.

Afgørelser om aktindsigt i henhold til offentlighedsloven, truffet af kommunen kan indbringes for Tilsynet ved Statsforvaltningen, hvis ikke der er en administrativ klageinstans.

Hvis man klager som følge af en afgørelse om partsaktindsigt efter forvaltningsloven, vil der typisk være en klageinstans. Klageinstansen vil være den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, som aktindsigten vedrører.