Seniorrådets referater

Deltagere:

Gæster og stedfortrædere er nævnt i de punkter, de deltager i

Ikke til stede:

Ingen fraværende

Generel bemærkning:

Sagsfremstilling:

Institutionsbesøg på Marstal Ældrecenter og Ærø Madservice

Indstilling:

Beslutning

Besøget på MÆC og Ærø Madservice blev gennemført.

2.Orientering om den kommende affaldssortering ved Ærø Forsyning

Indledning:

Indstilling:

Beslutning

Ærø forsyning kom forbi Gilleballetofte og fortalte om den kommende affaldssortering.

3.Godkendelse af dagsorden

Sagsfremstilling:

Det indstilles, at dagsordenen godkendes.

Indstilling:

Det indstilles, at dagsordenen godkendes.

Beslutning

Dagsordnen godkendes.

4.Orientering fra Ældre- og Sundhedschefen

Indledning:

Sagsfremstilling:

Orienteringspunkter fra Ældre- og Sundhedschefen

• Ældre- og sundhedsområdet arbejder med rekrutteringsstrategi for at løse problemet med rekruttering af nye medarbejdere.
• Handleplan på organisationsanalysen af Ældre- og sundhedsområdet i Ærø Kommune.
• Orientering om Covid-19 vaccination i efteråret 2022.
• Status på projekt selvorganiserede teams i Hjemmeplejen.

Indstilling:

Det indstilles, at orienteringerne tages til efterretning.

Beslutning

Rekrutteringsstrategi:

Der er pt. 23 ledige stillinger på Ældre og Sundhedsområdet. 20 stillinger på Ældreområdet og 3 stillinger i sygeplejen.

Handleplan på organisationsanalysen af Ældre og Sundhedsområdet i Ærø Kommune.

Taget til orientering.

Covid-19 vaccination:

I løbet af september 2022 vil alle plejehjemsbeboere og borgere over 85 år modtage indkaldelse til Covid-19 vaccination i deres e-boks eller postkasse. Efter 1. oktober 2022 vil alle borgere over 50 år løbende blive indkaldt til Covid-19 vaccination. Vaccination mod Covid-19 vil i Ærø Kommune foregå hos egen praktise- rende læge. Efter modtagelsen af indkaldelsen, kan der bestilles tid til vaccination ved at kontakte egen læge i dennes normale åbningstid. Der vil ikke blive etableret vaccinationscenter på Ærø. Såfremt man ønsker vaccination mod Covid-19 i et vaccinationscenter, kan der efter modtagelse af indkaldelsen bestilles tid via www.vacciner.dk

Den udarbejdede status på projekt "Selvorganiserede teams i hjemmeplejen" vedhæftes refe- ratet.

Punkterne er taget til orientering.

5.Eventuelt

Deltagere:

Gæster og stedfortrædere er nævnt i de punkter, de deltager i

Ikke til stede:

Ingen fraværende

Generel bemærkning:

1.Godkendelse af dagsorden

Fraværende F7MPS

Sagsfremstilling:

Det indstilles, at dagsordenen godkendes.

Indstilling:

Beslutning

Dagsorden godkendt.

Fraværende: Laila Eriksen

2.Orienteringer fra Ældre- og Sundhedschefen

Det indstilles, at orienteringerne tages til efterretning.

Beslutning

Ældre- og sundhedschefen orienterede om:

•Der har været lovpligtige uanmeldte tilsyn på de tre plejecentre i marts 2022. Det er Svendborg kommune der foretager de uanmeldte tilsyn, og der blev alle tre steder fundet mindre fejl og mangler i dokumentationen. Tilsynsrapporterne eftersendes til seniorrådet.

•Beslutning om midlertidig lukning af en boenhed på DGH Rise pga personalemangel. Lukningen bliver effektueret når der er i alt 6 ledige boliger på plejehjemmet. Lige pt. er der 3 ledige boliger.

•Rekrutteringsudfordringer både ift sosu hjælpere, sosu assistenter og sygeplejersker, hvilket betyder flere ledige stillinger i alle områder.

•Kommunalbestyrelsen har besluttet, at et af de politisk strategiske mål i denne valgperiode er at få set på den fremtidige plejecenterstruktur / ældreboligstruktur. Politikerne skal efter sommerferien godkende en tidsplan for processen og der er lagt op til en borgerinddragende proces.

Orienteringerne blev taget til efterretning.

3.Orientering om resultater af organisationsanalyse af Ældre- og Sundhedsområdet

Sagsfremstilling:

Analysefirmaet Moos-Bjerre har efter politisk beslutning foretaget en organisationsanalyse af Ældre- og Sundhedsområdet. Rapporten blev offentliggjort den 20. juni 2022, og forelægges her til Seniorrådets orientering.

Moos-Bjerre har fra start fået frie hænder til at udføre organisationsanalysen. Det er alenesom de har ønsket at interviewe. Moos-Bjerre har også oprettet en anonym brevkasse, som nuværende medarbejdere og ledere har kunne skrive til, og Moos-Bjerre har fået adgang til en række interne dokumenter fra Ærø Kommune ligesom Moos-Bjerre har besøgt en række af Ældre- og Sundhedsområdets arbejdspladser. Organisationsanalysen er primært baseret på kvalitativ data, hvilket betyder at analysen ikke kan kvantificeres, men den i stedet går i dybden med at nuancere og uddybe holdninger, oplevelser og erfaringer med at arbejde i Ældre- og Sundhedsområdet. Hovedfokus i rapporten er på nuværende medarbejdere og ledere, men i et separat kapitel behandles tidligere ansattes oplevelser med at arbejde i Ældre- og Sundheds- området.

Moos-Bjerre skriver, at rapportens hovedkonklusioner gælder bredt for hele Ældre- og Sund- hedsområdet, og at resultaterne fra organisationsanalysen " ligger inden for det forventelige for en større arbejdsplads inden for sundheds- og plejesektoren. Der er således ingen af de interviewede nuværende ledere og medarbejdere, der har beskrevet systematiske samarbejds- problemer, ledelsesvigt, mobning, chikane eller lignende."

Konklusionerne i rapporten er delt op i fire tematikker og omhandler samarbejdsrelationer, kommunikation, ledelsesspænd og arbejdsopgaver samt arbejdskultur og arbejdsmiljø.

På baggrund af organisationsanalysens datakilder og konklusioner kommer Moos-Bjerre med følgende anbefalinger og handlemuligheder til Ærø Kommune:

• Arbejd målrettet med at sikre mere synlig ledelse og skab tid til personaleledelse
• Rekruttering af flere medarbejdere skal forsat være et prioriteret fokusområde
• Opbyg en synligt anerkendende arbejdskultur
• Understøt og arbejd kontinuerligt med konstruktiv kommunikation og den gode tone
• Større adskillelse mellem privatliv og arbejdsliv
• Fokus på relationer i medarbejdergruppen opbygger sammenhold på arbejdspladserne

I de kommende måneder vil der på alle Ældre- og Sundhedsområdets arbejdspladser blive ar- bejdet med rapportens konklusioner og anbefalinger.

Indstilling:

Det indstilles, at rapporten tages til orientering.

Beslutning

Rapporten og dens anbefalinger blev taget til orientering.

Bilagsliste

D2022-32964  Organisationsanalyse Ærø Kommune

4.Godkendelse af vedtægter og forretningsorden for Seniorrådet

Indledning:

Sagsfremstilling:

Seniorrådet har ønsket at referater fra deres møder kan lægges på Ærø Kommunes hjemmesi- de. Dette kræver en ændring i vedtægter og forretningsorden. Disse to dokumenter er i dag slået sammen til et dokument, hvilket har vist sig ikke at være hensigtsmæssigt. Der er derfor udarbejdet forslag til to separate dokumenter, der indeholder henholdsvis vedtægter og forret- ningsorden. Disse skal først godkendes af Seniorrådet og efterfølgende Kommunalbestyrelsen.

Det vurderes, at referaterne fra Seniorrådets møder i 2022 godt kan lægges på Ærø Kommunes hjemmeside med tilbagevirkende kraft.

Indstilling:

Det indstilles, at vedtægter og forretningsorden godkendes.

Beslutning

Seniorrådet anbefaler at valget ændres til fremmøde valg i stedet for at valget foregår ved skriftlig afstem- ning. Vedtægterne i øvrigt blev godkendt.

Forretningsordenen blev godkendt.

D2022-33058 Vedtægter Seniorråd 2022

D2022-33059 Forreningsorden for Seniorrådet 2022

5. Eventuelt

Deltagere:

Gæster og stedfortrædere er nævnt i de punkter, de deltager i

Ikke til stede:

Ingen fraværende

Generel bemærkning:

1. Godkendelse af dagsorden

Indledning:

Sagsfremstilling:

Det indstilles, at dagsordenen godkendes.

Indstilling:

Beslutning

Dagsordenen blev godkendt.

2.Velkommen til Seniorrådet

Indledning:

Sagsfremstilling:

Velkomst og præsentation af det nye Seniorråd herunder formand, næstformand, kasserer og sekretær.

Indstilling:

Det indstilles, at velkomsten tages til efterretning.

Beslutning

Velkomst og præsentation af det nye Seniorråd.

3.Ændring af vedtægter for Seniorrådet

Indledning:

Sagsfremstilling:

Seniorrådet har anmodet om, at vedtægterne ændres, så referaterne fra møderne kan offent- liggøres og lægges på Ærø Kommunes hjemmeside.

Vedlagt som bilag er et forslag til revidering af vedtægterne. Slettet tekst er markeret med gennemstregning  og ny tekst er indsat med rød skrift.

Indstilling:

Det indstilles, at Seniorrådet godkender de reviderede vedtægter, og sender dem til oriente- ring hos Kommunalbestyrelsen.

Beslutning

Seniorrådet godkendte de reviderede vedtægter, som sendes til orientering hos Kommunalbe- styrelsen.

Bilagsliste

D2022-9506 Vedtægter og forretningsorden for Seniorrådet i Ærø Kommune 2022

• Arbejdstilsynets besøg på plejecentre
• Hygiejne audits på plejecentrene
• Organisationsanalyse af Ældre- og Sundhedsområdet
• Nyt om faste teams i hjemmeplejen
• Økonomi

Indstilling:

Det indstilles, at Seniorrådet tager orienteringerne til efterretning.

Beslutning

Gennemgang af organisationsdiagram for Ældre- og Sundhedsområdet. Rekrutteringsudfordringer på Ældre- og Sundhedsområdet både på landsplan og på Ærø.

Projektet i hjemmeplejen med at indføre små selvorganiserende og selvstyrende teams er sat i gang. Projektmidlerne kommer fra Socialstyrelsen. Der er ansat en projektleder og en udvik- lingssygeplejerske. Der skal undervises i den nye organisering og måde at arbejde på. Man går fra visitering på enkeltydelser til visitering på rammeniveau.

Plejecentrene er underlagt mange tilsyn. Der har i indeværende år været besøg fra arbejdstil- synet, og der har også været hygiejnetilsyn.

Organisationsanalyse af Ældre- og Sundhedsområdet er igangsat. Det er analysefirmaet Moos- Bjerre som foretager analysen. Rapporten forventes færdig i slutningen af juni 2022.

Der var i 2021 underskud på Ældre- og Sundhedsområdets budget. Der var en budgetover- skridelse på omkring 4 mio. kr. primært på lønbudgettet.

6.Proces for høringer

Indledning:

Sagsfremstilling:

Seniorrådet er høringsberettiget part på flere sager for eksempel kommunens kvalitetsstandarder.

Kvalitetsstandarder skal revideres, sendes i høring og godkendes af Kommunalbestyrelsen én gang årligt. Der er i alt 20 kvalitetsstandarder i Ærø Kommune.

Hidtil er høringer blevet sat på dagsordenen på Seniorrådets møder, men da Seniorrådet kun har fire årlige møder, så kan det forsinke processen med høringer, at disse skal behandles på møderne.

Administrationen vil derfor foreslå, at høringer kan sendes ud på mail til Seniorrådet uden om møderne. Såfremt Seniorrådet har spørgsmål, kommentarer eller ønsker at afgive høringssvar vil administrationen forsat være behjælpelig med telefonisk eller skriftligt at svare på Senior- rådets spørgsmål og skrive udkast til høringssvar på vegne af Seniorrådet.

Indstilling:

Det indstilles, at Seniorrådet godkender den nye procedure for høringer, hvor høringer kan sendes ud pr. mail.

Beslutning

Den nye procedure blev godkendt.

7.Præsentationsside i Den Lille Gule

Indledning:

Sagsfremstilling:

Seniorrådet ønsker at få en præsentationsside/annonce i Den Lille Gule (Lokaltelefon for Ærø Kommune) herunder høre om muligheden for, at Ærø Kommune kan finansiere udgifterne til annoncen.

Indstilling:

Det indstilles, at muligheden for at Ærø Kommune kan finansiere udgifterne i forbindelse med en annonce i Den Lille Gule drøftes.

Beslutning

Ønske om en kort præsentation af Seniorrådet under Ærø Kommune i Den Lille Gule. Admini- strationen går videre med ønsket og vender tilbage Seniorrådet.

8.Seniorrådets institutionsbesøg

Indledning:

Sagsfremstilling:

Seniorrådet har tidligere ytret ønske om at komme rundt og besøge Ældre- og Sundhedsområ- dets institutioner herunder også det nye hjælpemiddeldepot.

Forslag til format samt datoer for besøgsrunde fremlægges på mødet.

Indstilling:

Det indstilles, at plan for besøgsrunden godkendes.

Beslutning

Kommende møder i seniorrådet i 2022: 3. juni, 14. september og 14. december. I forbindelse med møderne arrangeres der institutionsbesøg.

9.Mødekalender for 2022

Indledning:

Sagsfremstilling:

Forslag til mødedatoer for Seniorrådet i 2022 herunder datoer for Seniorrådets møder med Kultur- og Socialudvalget forelægges på mødet.

Indstilling:

Det indstilles, at mødedatoerne godkendes.

Beslutning

Seniorrådet holder møder så vidt muligt med institutionsbesøg på følgende datoer:

3. juni klokken 10 til 13

14. september klokken 10 til 13

14. december klokken 10 til 13

10.Eventuelt

Indledning:

Sagsfremstilling:

Punkter til eventuelt.

Indstilling: